人事档案管理方法与思考

王静

摘要：人力资源管理工作中人事档案是极其重要的组成部分。人事档案属于人力资源管理过程的结果，人事档案管理水平直接反映了人力资源管理的质量。人事档案管理过程中出现的种种问题都会导致人力资源的浪费。例如管理过程中未跟上时代发展潮流导致管理手段落后、合法性不够等种种问题，因此本文基于当前我国人事档案管理的现状，分析了当前存在的种种问题，在此基础上提出一些具体可行的措施来促进我国人事档案管理的发展，从而更好的促进我国的人力资源管理工作的发展。

关键词：人事档案；档案管理；解决对策

前言：

用人单位在雇佣人才为其工作对雇佣着第一印象就是其人事档案上面所记录的人才信息，人事档案可以帮助用人单位更好更快的决定是否可以雇佣此人，从而将人力资源管理工作进行的更加顺利。可以说人事档案的管理效率和雇主的工作效率是息息相关的，和每个人的自身利益都有直接的关系，只有人事档案的管理科学合理高效的运行才能发挥档案的最佳作用，以及在挖掘人力资源潜力进行的全面探索，才能最大限度地保证整个单位的正常运转。如何有效管理人事档案是本研究的主题。

1.人事档案管理中的重大问题

人事档案中所传达的人才信息给了雇主最直接的印象，促进雇主做出正确的决策，而对人才的合理管理离不开人力资源的帮助，所以说人力资源管理在当今时代发展中对促进企业的人才流动、人才管理必不可少，有着举足轻重的作用。近年来，由于就业信息不平等，很多优秀人才难以找到满意的工作，雇主难以招聘合适的人才。只有“就业困难”与“就业不足”并存时。让我国的人事档案管理陷入了僵局。人事档案的管理构成了影响日常档案管理的巨大问题。主要有以下表现：

1.员工对文件管理不够重视。人事档案是一项未知的幕后工作。一般情况下，大家都错误地认为人事档案管理不重要，而且很难体现工作的价值。而且人事档案管理的工作环境较为枯燥，会影响档案管理人员的工作热情，而且在大多数的意识中都认为这项工作只是记录和保存数据。对公司和组织来说并不重要，久而久之导致工作松懈。这种带有偏颇的思想观念对人事档案管理工作的顺利进行带来了很大的阻碍，在职工作人员不会积极主动去考虑如何更好的提高这份工作的效率，这种情况极其不利于人事档案管理的发展。

2、软硬件设施配备不齐全。因为当前有相当一部分的企业在人事档案管理工作中存在很大的疏忽，对人事档案管理工作不够重视，因此在日常管理工作进行过程中不会花费过多的人力、物力和时间等去投入，所以缺乏导致人事档案管理的硬件和软件级别。而且针对人事档案管理工作的人才培养体系不健全，反正从事档案管理的工作人员的专业技能也存在一定的缺陷。对申请，加载和归档过程的不熟悉造成了人事管理混乱，妨碍了人事档案管理的正常进行。而且，就硬件而言，一些文件管理设备非常陈旧，文件归档非常混乱，这使得在文件传输过程中难以找到文件，这会影响工作效率的提高。

3、信息化管理程度不高。进入新时期以来，互联网技术的发展为我国档案管理信息化的发展带来了前所未有的发展机遇，然而我国当前的人事档案信息管理水平效率低下，所以加强人事档案信息管理水平的信息化建设至关重要，不仅可以大大提高人事管理的效率，而且能夠更好的促进人力资源的发展，让其与时代潮流接轨，提高企业的综合实力。信息化和智能化将成为传统手动搜索和搜索的重大突破。

4、档案管理的内容不规范。当前，针对档案管理的规章制度不够完善，而且即便是制定了简单可行的规章制度，执行部门在执行这些规章制度时也只是浮于表面，敷衍了事，所以人事档案管理过于混乱。比如：档案文件的统一性，档案的格式要求，档案档案的不雅观等。以上种种行为都会或多或少的在人事档案管理的过程中增加管理难度，阻碍人事档案管理的正常改革进程。

2.对人事档案管理的几点建议

在人事档案管理过程中问题的出现是不可避免的，关键是我们如何去寻找方法来解决这些出现的问题，同时制定预备方案来不断完善这些制定的措施，因此基于以上问题，笔者根据实际情况来研究了以下措施，以期能够促进人事档案管理水平。

1、提高认识，加强领导。许多公司相关档案管理部门不重视人事档案的管理。只有简单的把人事档案管理这一项重要工作日常提及，重视程度不够，因此必须要从思想上改变这一想法，将人事档案管理工作重视起来，所以专门管理人事档案工作的部门至关重要，这一部门要负责在人事档案管理方面的工作，加强工作人员的培训以及从事工作的专业知识储备，而且还要定期检查档案管理工作的进行情况。及时发现问题，及时组织和反馈一些悬而未决的问题。同时，要加强人事档案管理制度建设，规范人事档案管理工作，进一步推进人事档案管理科学化发展。

2、加强培训，强化队伍。文件管理人员的素质和档案管理工作息息相关。由于管理人员经常处理档案并且不熟悉文件管理过程，因此他们可能会在档案中造成混淆。人事档案是人才信息最重要的载体。这也代表了雇员的重要经历以及雇主参考的重要依据，所以说人事档案的重要性不言而喻，因此如果管理不善，会对企业或组织等带来很大的阻碍，所以说加强人事档案管理人员的综合素质能力至关重要，只有这样才能促进档案管理工作的顺利进行。相关的管理部门要对人才的培训重视起来，加上资金投入，同时加强相关培训，在提高相关工作人员技能实践素质的同时重视思想教育，学习优秀先进的技能经验和管理方法，将档案管理工作的水平提升，从而促进人力资源管理工作的发展。

3、运行整章建制，规范。符合规则的一切都会简单得多。所以说基于此，相关部门要加强人事档案管理制度的建设，在将实际情况了解全面的基础上将背离实际情况的原有制度加以改进，同时在建立新的规章制度的基础上加强考核，将人事档案管理的工作变得更加规范，从而促进整个系统的高效运转。

4、引入技术，建设信息化。将现代科学技术引入人事档案管理，将纸质文件转换成图片和文件，既方便又方便。它也可以存储很长时间。共享时代已经到来，在大数据的背景下，档案管理工作的共享也需要提上议程，将档案的利用效率提升到最大化。

参考文献：

[1]吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].合肥：安徽大学，2013.

[2]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地，2014（S1）：131-133.