高职院校学籍异动的现状反思
2018-11-25哈尔滨职业技术学院吴嵘
文/哈尔滨职业技术学院 吴嵘
学籍是学校管理工作的重要组成部分,也是对学生在校期间学习过程的全面记录。学籍档案不仅对学生上学期间具有重要作用,对于毕业面试时,工作单位好中选优更起到了至关重要的作用。由于高职院校对学籍档案管理方法比较落后,无法适应当前形势及发展的需要。因此,本文对高职院校学籍异动现状进行反思,以促进学籍管理工作的顺利开展。
一、高职院校学籍档案当前管理现状
(一)管理意识薄弱,认识不到学籍管理的重要性。少数高职院校对学籍管理工作缺乏重视,未将学籍管理工作当成管理工作加以对待,导致学生与其他管理部门对学籍管理缺乏了解,学生在校期间学籍发生异动情况上报不及时,使得学生管理与学籍管理相互脱轨,严重影响学生在校期间记录,不利于学生毕业以后的工作发展。
(二)高职院校学籍管理人员素质偏低。部分高职院校管理人员队伍不够完善,学籍管理人员素质与工作能力有待提高。管理人员对学籍管理制度、政策理解不足,工作完成不到位,未能理解与掌握高职院校的学籍管理与普通高校学籍管理的区别。部分高职院校人员未经过正规管理方面的培训,专业人员偏少,人员分配时随意性较大,人员变动较为频繁,严重影响学籍管理工作的顺利开展,使学籍管理人员对学籍管理的工作能力大幅度降低。
(三)学生档案意识淡薄。学生在填写自我概况时,在校表现、社会实践、个人总结未能认真对待,字迹潦草,对自我描述用简单的话语阐述完成,在其思想活动、个人生活表现表达不够全面,档案内甚至存在语句不通,存在诸多错别字等情况。学生毕业后,对于学籍档案的去留问题未加重视,使得学籍档案缺失或者不知去向。
(四)学籍管理方式过于落后,档案方式过于单一。随着计算机技术,网络技术的不断发展,学籍档案管理仍然使用传统纸质管理和保管方式,无法满足现代社会和办公需求。虽然,部分高职院校实现了信息化学籍管理,但是未能充分发挥信息化作用,使得部分学籍档案未能及时保存与备份,造成学籍资料丢失、学籍档案信息不全等现象。
二、提高高职院校学籍管理工作的建议
(一)加强管理制度,增加学籍管理重视程度。在管理方面需建立科学化、合理化的学籍管理制度,建立完善学籍管理体制,对学籍异动情况及时掌握了解。在校人员在管理学籍档案时,要准确地认识到自身的职责所在,了解建档与归档的重要性。在进行学籍档案保存和移交过程中,必须严格地按照相关规章制度进行,不得出现弄虚作假的现象。
(二)加强人才培养,提高管理人员素质。作为学籍管理工作的主体,加强团队建设是做好学籍管理的保障。要重视学籍人员的工作能力,有计划地安排工作人员参加专业技术和有关政策、制度的培训,使工作人员更好地完成学籍管理工作。学籍管理人员要具备超强的组织能力、沟通能力、创新能力与良好的专业素质,全身心地投入管理工作中,并结合实际需求不断自我提升。
(三)加强学籍档案基本规范。不管是教师还是学生,在填写相关表格和信息时均需具备规范性、真实性和准确性。在文字填写时,应选择碳素墨水笔或者黑色签字笔进行书写,字迹要工整,出现错误不要随意进行涂抹改正。学生应对自己的档案内容引起重视,毕业以后对自己档案的去留问题清楚了解。
(四)推进信息化管理,充分利用现代化信息技术。信息化、网络化管理可有效提高管理学籍效率,高职院校需更新管理观念,加速学籍管理工作信息化建设。引进一些先进的管理系统,实现信息资源共享,管理平台共享,便于学生对学籍信息进行有效掌握,促进高职院校的创新与发展。建立单独的管理系统,管理转学、转专业、休学等一系列特殊档案信息。从而保证了学生学籍的有效管理和良好的数据对接,提升高职院校学籍管理能力。
(五)建立交流平台,促进部门之间的协调。由于学生学籍档案内容多,形成时间长,涉及部门较多,仅靠单一部门是无法完成的,基于此,加强部门之间协调和沟通具有重要意义。教务部门作为学籍主要管理部门,要建立各个部门之间良好的沟通,需定期召开协调会议,将学籍管理中遇到的问题进行讨论分析,最终讨论和研究出解决方法,使学籍档案管理科学、合理地进行。
三、结束语
总之,学籍管理工作是高职院校教学管理工作的重要环节,直接影响高职院校的教学质量与办学口碑。学籍管理工作琐碎而复杂,从事这项工作的工作人员,应具有高度的责任感和服务意识。坚持科学、合理的信息化方式,对学籍档案进行管理,促进高职院校的教学质量,为社会培养出更多的优秀人才。