办公室督查督办艺术

文/怀化学院办公室 张铜学

督查督办工作是实施领导过程中的一个必不可少的重要环节，其目的是贯彻落实党的路线、方针、政策及国家的法律法规和高校决策，达到政令畅通，令行禁止。这是领导赋予行政办公室的一项重要工作职责。从2014年群众路线教育实践活动至今，笔者在高校党政办公室一直从事此项工作，督查包含监督、催促、推动、检验、查看、考核等内容，是推动决策决定了的事情、布置了的工作落实的实践活动，是抓落实的具体表现。有利于决策的贯彻落实；有利于对决策正确与否的验证；有利于修正、完善和调整决策；有利于改进领导单位作风；有利于更好地发挥办公室的参谋助手作用。各单位的一切计划、决议、命令、指示等等，都是领导科学、管理科学中的决策，要通过催办催报、督查调研、反馈通报、专题汇报、强化推动下级和广大干部去做、去落实，清除“中梗阻”，打通决策部署落地的“最后一公里”，就必须加强督查督办。

一、公务督查督办的方法

（一）公文督办。公文督办是办公室督查督办的重要内容之一，指各单位办公室对各类公文来文办理情况及单位领导交办事项执行、办理情况，进行的专项监督、检查、催办的工作，是加速公文运转、提高工作效率的重要措施。公文督办工作坚持“服务大局、实事求是、依法办理、注重实效”的原则，区分轻重缓急，客观、快速、负责地处理各项交办任务，做到紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办，确保公文高效运转。

（二）督办范围。一是政府、行业主管部门来文的执行、办理、落实情况。二是来文有时限要求的办理情况。三是来文要求会签、答复的办理情况。四是领导交办事项的办理、落实情况。

（三）督办程序。一登记，根据来文重要程度和有关要求进行登记，纳入督办运行程序。二交办，按照督办事项内容，分解到有关处室或单位，并在公文处理单内注明督办文件，提出办结时限，交由办文部门或责任人办理。三督办，对督办文件进行跟踪督办，对不能在办理时限内办结的，填写《公文督办单》，督促办文部门抓紧时间办理。四是反馈，办文部门办理完成后及时反馈给办公室，由办公室撤销督办登记。

（四）承办要求。办理时限：接到任务时要在规定时间内办理，特急件随到随办，急件3日内答复，其他没有明确办结时限的，在接到文件起7个工作日内办结，重大事项应在15个工作日内办结；会议议定事项，一般应在会后10个工作日内完成；会议有明确要求的，按会议要求办理。承办反馈：办文部门接到交办任务后，如认为不属本部门办理的，应在接到交办任务当天向办公室反馈，并说明理由，不得直接转交其它处室办理；公文办结后，应将办理情况记录在公文处理单上，并在2日内将办理情况反馈办公室。联合办理：涉及多个部门办理的公文，由主办部门负责协调，按规定的办文时限办理；主办部门协调有困难的，应及时反馈办公室，由办公室协调解决；办公室协调有困难的，由办公室向上级领导报告；文件办理完结后由主办部门返还办公室归档。

（五）督办流程。一是办公室要加强对公文办理情况的跟踪监督，随时了解办文情况。二是对临近办文时限的公文，要提前2个工作日向办文部门发出口头催办通知。三是对不能在办文时限内办结或超过办文时限未办结的公文，要向办文部门发出书面《公文督办单》，并抄送分管领导批示；涉及多个部门的，要同时向主办和承办部门发出书面《公文督办单》；超过3个工作日仍未办结的，要向办文部门发出第二次《公文督办单》，并分别呈报分管办公室及主办部门的领导。在第二次督办期限内仍未办结的，呈主管领导批示。《公文督办单》要载明如下内容：催办文号、收文时间、公文规定办理时间，已超过的时间，现要求办结的时间、未办完理由、反馈情况等。

（六）督办纪律。办公室每天对督办文件的办理情况进行清理，每月通报一次。对不按规定时间完成办文任务的，给予通报批评；对由于延误办文时间造成不利影响的，提请在高层办公会上进行通报批评。

二、督查督办工作规范

（一）健全督查组织机构。成立单位督查督办工作机构，完善督查督办网络，统筹督查的组织、协调和督办工作，形成各部门分工合作，上下联动，左右协调，共同推进，高效运转的督查督办工作格局。督查工作推进是否顺利，很大程度取决于单位领导层面的共识及重视支持程度，因此，组织机构领导小组必须以单位所有领导层和部门主要负责人为主体；日常督办工作可由办公室作为督办归口管理部门，人资、企管、监察部门配合，形成有归口管理、绩效考核、监察介入等多层面的督导局面。

（二）建立督办运转机构。第一，建立分级督办机制，实行三级督办。结合实际制定《督查督办单》，明确督办时间、被督办单位、承办主体，督办依据、督办事项等要素，做到督查事项明确、工作职责明了。一级督办任务：上级单位、市委市政府转来的工作任务；学校主要领导批示及重要工作部署；省厅工作会议、半年工作会议、党政联席会、办公例会等重要会议部署。二级督办任务：学校分管领导批示及重要工作部署；年度专业会议研究部署的工作事项。三级督办任务：各专业领域部门布置的工作。第二，健全督办运转机制。形成以六个环节（立项、办理、催办、报告、办结和归档）为核心的闭环管控程序。立项，凡属于三级督办内容范畴的工作任务和事项，都必须立项督查；在立项时应注意准确性、时效性和可操作性，做到目标明确、结果量化、责任分明、行之有效、时限具体。办理，由办公室根据督查事项的内容和涉及的单位，确定转办、协办和自办等方式办理。催办，可通过督办单、电话催报、听取汇报、实地检查、随机抽查、暗访调查、问卷调查以及召开座谈会等形式进行催办。报告，承办单位要按督查要求，按时向办公室报告办理结果，涉及两个以上单位承办的，由牵头单位汇总情况后报告。办结，办公室收到承办单位的督查事项完成后，应对照立项要求进行核查反馈。归档，督查任务办结后，应将有关材料归档备查。

（三）建立督办全过程监控机制。以重大里程碑事项为监控节点，分级、分类加强过程管控、跟踪，组织开展重点工作实地督办调研，对未能按时完成的任务开展“说清楚”“回头看”。健全督查工作报告制度，实行“每督必报”制度，总结落实情况，剖析存在问题，提出整改意见，按照程序报告有关领导批阅，使督查成果转化为领导决策参考。实行重点任务完成情况公示制度，对决策部署的重要任务，承办单位要落实责任，在单位内部公开，接受监督。实行重点工作挂牌督办制度，对重点、热点、难点问题，在工作中完成效果不理想的，由办公室报请监审部门挂牌督办，确保督查事项落实到位。实行回头看例会制，每年10月份承办部门对年度督办的工作开展回头看，提出需协调的事项，避免年度任务到期无法完成。

（四）建立督办工作考核机制。加大督办任务在组织绩效合约中的比重，形成以考核为“指挥棒”，以实绩论英雄，以落实论才干的督办文化。完善督查通报制度，实行督查每月一报和不定期通报制度，反映工作落实情况，通报存在问题，提出工作建议。建立调研督查制度，围绕重大决策部署，强化督促检查工作过程管理。

（五）建立督察成果运用机制。由办公室通报年度督查结果，通报情况由绩效部门纳入各单位年度绩效考评内容，并作为组织人事部门考核领导干部的参考依据；对多次催办未答复，承办单位领导不重视，不认真履职，进展缓慢，工作效果不理想的，由主要领导或分管领导约谈责任单位领导；对督查过程中发现的由于不作为、乱作为等行为，造成严重后果的，需要追究纪律责任的，由监察部门按照有关规定给予处分。