财务共享服务中心在高校财务报销中的设计应用<br/>——以Q大学为例

财务共享服务中心在高校财务报销中的设计应用
——以Q大学为例

2018-11-25青岛理工大学山东青岛266520

商业会计 2018年16期

□（青岛理工大学山东青岛266520）

一、引言

长期以来，由于高校报销主体量多、面广的特性使得“报销难”一直是困扰各大高校财务部门的重要问题。高校多城市、多校区办学、多点设立财务部门和财务岗位的模式，占用了大量人力物力资源，造成成本浪费，而且在特殊业务须由校总部签字的环节，极大浪费了时间，降低了效率；同时，师生人数日益增加，而财务人员编制数量及技能素质受限，供需不对等，导致师生与财务人员矛盾频发，高校财务部门压力大。因此，改革高校财务报销模式，成为高校当前财务管理改革的重中之重。近年来，财务共享服务的兴起，在国内外大型企业中取得了较好的应用，这也为高校报销管理变革开辟了一种全新的思路，本文将探讨财务共享服务中心在高校中的建立应用。

二、当前高校财务报销的现状——以Q大学为例

（一）Q大学的概况

Q大学是一所以工为主，理工结合，土木建筑、机械制造、环境能源学科特色鲜明，理、工、经、管、文、法、艺多学科协调发展，科学教育与人文教育相结合的多科性大学。学校目前呈现“两岸、三地、四校区”的办学模式。两岸是因为在一个城市隔海两岸都有校区，总部在中心区，隔岸有两个校区，相距大约5公里；三地是指在本市两个不同城区及异地城市共三处地方建有校区；四校区是指除本部城市三个校区外，在异地还建有一个校区，共四处校区。

（二）Q大学财务报销的流程及存在的问题

1.报销的流程。Q大学三地分设财务部门，报销流程相似，分别进行报销业务。报销流程具体如下：（1）报销人按要求收集、整理、粘贴原始发票，并登陆财务处网站的报销系统，根据报销内容填制、打印相应的报销单，再将报销单与原始发票粘贴在一起；（2）报销人将粘贴好的单据交项目、部门的负责人审核签字；（3）报销人将签好字的单据交到学校财务科，经财务核算人员现场审核单据的真实性，审核单据粘贴是否规范、报销金额是否准确、审批流程是否规范；（4）审核有误将单据打回重新修改，审核无误后生成会计凭证；（5）会计核算人员出具付款单，报销人核对无误后签字；（6）出纳付款。

2.存在的问题。（1）三地设置财务部门，重复设岗，机构庞大，财务人员众多，导致人工成本高、资源浪费，且各个校区的财务管理自成体系，难以有效实现资源整合及数据信息的传递，进而给整个学校的财务管理工作带来了阻碍。各校区财务处的组织结构基本相似，以新校区为例，每个校区各设财务处长，在其下按职能分设不少于两名的分管副处长，设置的科室多达九个，有招标办公室、核算科、计划科、收费科、后勤基建财务科、资金结算服务中心、综合财务科等。（2）报销过程不能在网络平台上显示原始凭证，需要到财务进行面审，在持单据到财务科报销时，可能存在票据粘贴不规范，发票过期、开具发票不规范、提供审核材料不全，审批手续不完整等问题，导致票据打回重走流程。（3）报销种类多，需要不同分管领导签字等，有些课题项目复杂，报销前需经多级领导及负责人审批签字，因审批人时间难以协调致使花费时间长，报销效率低。

三、财务共享服务中心在Q大学财务报销中的设计应用

（一）构建财务共享服务中心的适用条件

财务共享服务中心的构建需要考虑当地的经济环境、社会平均成本、配套设施、信息化水平、政策法规、人力资源、交通及通讯、文化等因素。目前，Q大学主要分为主城区、新区校区、某县校区。主城校区靠近市中心繁华地段，当地交通便利、经济水平高、配套设施齐全，但地价成本高；某县校区虽然地价较之便宜，建设成本低，但是当地经济水平发展水平、工资水平不高，难以吸引、留住技术人才；而新区校区，经济发展势头足，众多优惠政策利于引进高科技人才，地铁等的修建使得当地交通相对便利，地价成本虽较之县校区略高但相对主城区校区还是低，当地高校众多，文化学术氛围浓厚，综合考虑，在新区校区建设财务共享服务中心最为合适。

（二）财务共享服务中心的整体服务架构

1.制度设置。构建财务共享服务中心就是打破了各个系统原有的平衡机制，重新整合内部资源，将各校区的报销业务分离出来集中统一到一个共享平台，进行业务流程的重组及数据信息的归集，这就需要建立一套与财务共享服务中心职能相衔接并能管理约束各个校区所有财政部门的规章制度，对具体的业务流程、会计核算、共享服务中心各处室及岗位的职责、财务人员的培训及绩效考核等进行细化规定，实现规章制度的标准化、统一化、规范化。

2.组织机构。具体来说，需要对现有的学校财务的组织结构进行重组，考虑到财务共享服务中心的特点及其业务流程的需要，可以采用趋向于扁平化的组织结构，减少管理层次，增大覆盖的管理范围，把各个校区作为一个统一整体，将其中部分同质化、事务性的重复单一的工作收集到财务共享服务中心来做，按内容的不同划分为多个工作模块，如下图所示，有应收组、应付组、资金组、费用组、总账组及综合管理组，而与各校区具体密切相关的会计管理工作则交由各校区财务处来完成，将财务人员从繁琐的事务性财务工作中解放出来，更好地实现向管理会计工作的转型。

3.人员配备。根据财务共享服务中心的业务需求，对各岗位进行合理地划分，将工作人员主要划分为综合性人员和业务性人员。综合性人员的职责主要是对财务共享服务中心的发展战略、运营方向、总体决策等进行整体把握，具体包括总体政策制度的研究、系统的维护开发、流程规划设计、质量监控、绩效管理，等等；业务人员主要是从事标准统一、重复性高的日常业务处理工作。

综合性人员最好由高校高层管理人员与财务共享服务中心原有核心技术人员组成；而业务性人员优先考虑高校现有的财务岗位人员，根据岗位的需求、员工的意愿和工作经验及自身能力进行选任，同时通过多种渠道对外招聘人才，为高校发展注入新鲜血液；对现有及新聘人员统一进行任职培训，特别要注重对系统的实际操作培训。

对共享服务中心人员的绩效考核上，可以结合岗位需求及服务水平协议制定一套绩效评价机制，设定关键绩效指标，同时采取淘汰制、聘任制、轮岗制及双向晋升渠道（管理及业务晋升渠道），对工作人员进行激励。

（三）财务共享服务中心的系统设计

1.构建方式的选取。财务共享服务中心平台的构建，需要强大的网络系统以及相关信息系统，实现各系统的业务对接及集成和数据共享，同时这个过程也需要专业的技术运营人员来操作指导。若自行建立财务共享中心，建立及日常运营一个庞大的网络信息系统需要花费大量的人力、物力、财力，给高校的财政造成负担，未必能很好地发挥财务共享服务中心的作用，而租用财务共享平台，借助专业团队优势，可以将更多的时间、精力集中到财务共享服务中心在高校财务管理的实际应用中，节省了运营维护及人力成本，提高效率，因此，后者构建方式对高校来说更为可取。

2.具体的系统设计。财务共享服务中心是在信息技术支持下进行的管理变革，建立起完善成熟的信息技术平台，是共享服务中心成功的基础及先决条件。以Q大学为例，财务共享服务中心网络报销系统的构建，以“综合报账管理平台+流程审批管理平台+数据传输共享平台”为主线，连接ERP系统、影像管理系统、银企直联系统、商旅管理系统等，搭建了一套完整的报销业务及财务数据流转的信息化系统。其中，ERP系统主要是指财务管理系统，包括应收账款模块、应付账款模块、资产管理模块、总账模块；影像管理系统主要包括扫描模块、传输模块、存储模块等，实现了票据实物的无纸化影像传输、网上审核及数据档案的存储；银企直联系统是指高校内部资金管理系统与各大银行网银系统实现的有效对接，完成对银行资金的实时管理、查询及转账等业务操作；商旅管理系统是指高校的共享服务平台与一些知名度高的旅游门户网站合作，如携程、去哪儿等，为师生出差提供车票预订、酒店预订、滴滴打车及在线咨询等“一站式”商旅服务。

（四）财务共享服务中心的报销业务流程设计

在高校建设财务共享服务中心以后，报销的流程顺序基本上没有太大变化，但票据实物影像化传递及网上审批，报销不再受时间及地点的限制，节省了报销时间，提高了报销效率，统一规范化的报销流程也避免了审批环节的遗漏。具体的报销流程设计如下：

1.填写网络报销申请单。若是学校师生需要出差，需要提前登陆网络报销系统，填写出差申请单，将出差目的、时间、地点、预算等进行详细描述，申请单通过系统自动上传给主管领导及负责人审批，若审批不过将申请打回，若审批通过，因系统对接商旅管理系统，可自动为出差员工提供车票、住宿等预订信息供选择，出差预订时间到期后，系统将通过电子邮件自动通知出差人及时填写报销申请单。若其他费用的报销，可直接登录网络报销系统填写报销审批单，系统自动显示当前可报销余额，若申请报销额超出可报销余额，申请单自动退回提示修改。

2.票据的收集及扫描。在填写报销申请单后，由师生将原始票据拍照或者扫描进行上传进入系统，影像数据通过影像管理系统进行自动识别、分组上传，触动报销审批程序，财务共享中心审核岗位人员应当在2个工作日内进行审核，报销人可通过网络报销系统实施跟踪查询报销进度及结果。

3.领导及部门负责人的审批签字。按照系统设定的审批流程及报销时间先后，自动将报销审批单及票据影像发送至上级领导及部门负责人审批签字，并同时发送电子邮件提示审批。审批不过自动退回，电子邮件提示报销人修改；若审批通过自动进入下一审批环节。

4.单据审核及数据录入。经层层领导审批通过后，报销审批单及影像数据自动上传至务共享服务中心，由中心业务处理人员通过显示屏对审批单及单据图像进行比对审核，审核有误自动退回并提示报销人修改，审核无误后录入数据自动生成凭证。

5.银行支付。账务处理完成后，网络报销系统自动对接银企直联系统，通过网银完成付款，并对报销人及时发出查询通知。