聘用制背景下水利事业单位人事档案管理浅析

文/衡阳市衡东县水利局人事股 陈燕

水利事业单位的人事管理，在聘用制下产生了较大变化，应本着公正、公平、公开的原则，建立透明化的人事管理体制机制。这就要求在水利事业单位人事档案管理中，明确档案的重要意义，全面真实地反映职工情况，这样才能更加容易找到能够脱颖而出的人才以及更方便为领导决策提供可靠依据。所以处在人事档案管理岗位上，应积极探索人事档案管理方法，以便能够适应水利事业单位人事制度改革的需要。

一、明确档案目标范围

人事档案对于水利事业单位职工来说是其最为主要的说明书，必须要全面完整地反映职工在各个方面的状况，包括政治面貌、社会经历、思想表现等，具体而言是履历、组织评审、入党、入团、考核情况、职称、工资等等。随着水利事业单位人事改革的持续深入，上述分类逐渐暴露出分类单一的问题，无法适应人才多样化需求，所以为了真实反映职工情况，明确档案分类目标范围非常重要，在具体工作中除上述几个分类外，侧重再将教育、科研、成果等纳入档案统计范围。

重点明晰职工知识结构，工作能力特点，全面真实地反映职工的全貌以及近况，以便更好地为人力资源战略提供决策支持依据。同时要保证档案资料的多样性，单纯的文字描述有一定的局限性，为此可以重视声像、图形等信息的收集归档，建立动态跟踪系统，将职工的近况用图形、声像等信息表示出来。这样有一个好处，档案管理人员可以随时掌握职工近况，方便纳入人事档案中，这样在一定程度上可以降低人事调查的工作难度。

二、管理规范提升价值

一方面，应提高人事档案归档的效率，按照相应管理制度，制定人事档案归档目标，基于上文的档案目标范围，全面调查收集资料素材，一个月内完成档案并归入档案袋。入档案袋的材料，应装订整齐，目录齐全，分类清楚，编排有序，保证新材料规整。

另一方面，新造册人事档案应精炼、完整、真实、实用，非档案目标范围内的材料应剔除。这样才能保证档案规整，但保证档案规整只是基本前提，档案要有价值必须要采取一定措施，广泛宣传人事档案的重要意义，这要求以相关法律法规为基准，明确档案管理行政职权以便档案管理不受外在因素干扰，同时要明确个人知情权，职工有权利知晓个人档案的具体内容，以便对个人的工作近况有一个充分的了解，进而结合其他的人事管理制度、绩效考评等来不断提高自身。这需要单位全体明确人事档案的重要意义，管理层要认识到档案是人力资源管理中科学决策的依据，职工要认识到个人档案是在面对人事调整、工资变动、晋升、内聘等工作的主要凭证，所以要广泛宣传人事档案的价值意义。

三、加强管理信息化

传统的人事档案管理方式，对于人事档案的价值利用有着极大的限制，不管是保管还是检索效率都比较低。随着办公自动化的普及，计算机成为人事档案管理中的重要工具，但是不能说这就是信息化，顶多只是实现了数字化自动化。因为可以看到信息孤岛的存在，聘用制下，水利事业单位人才流动是很正常的现象，2000多人的单位，无论内聘、外聘、还是劳务派遣，无论编制内还是编制外，只要发生流动，就需要重新调查，登记造册，虽然必要，但是效率低，现在这个时代，信息共享非常关键。所以为打破信息孤岛，实现人事档案的顺利流通与快速更新，应利用现代电子信息技术，建立档案数据库，构建人事档案管理系统，并使其成为单位办公系统的子系统，档案管理人员随时将职工档案资料录入系统，分门别类存储与数据库中，并且有条件的可以在纸质档案中加入条形码，方便快速提取档案。基于人事档案管理系统，建立单位内部资源共享渠道，使普通人事档案（一般为非保密档案）能够快速流通，同时对于保密资料设定安全密码与访问权限。

四、创新管理模式

人事档案管理实现信息化必须要有相应的管理模式的配合。一方面，要建立相应的人事档案管理制度，集思广益，制定适合本水利事业单位的人事档案管理制度如《档案保管制度》《档案工作人员职责》《档案利用制度》等。基于这些制度开展年度立卷归档工作，做到各种档案分类准确，名目清楚，不混不杂。

另一方面，由于聘用制下人员流动增多，人事档案需求更加多样化，同时聘用制直接将身份管理的属性降低，水利事业单位职工人事档案中的内容不再那么神秘，保密内容降低，可利用的范围也不再局限于人事部门。

五、结束语

水利事业单位人事档案管理在聘用制下发生了较大变化，这种变化给人事档案管理带来了较大的挑战，为此，身为档案管理人员应不断学习，提升自己的专业能力和职业素养，强化档案管理团队。以此为基础，建立相应的人事档案管理制度，创新管理模式，结合当前的先进电子信息技术，实现管理信息化，打破信息孤岛，明确档案管理的职权范围，扩大档案内容范围，真实全面地反映职工现状，为科学决策提供依据。