在档案管理中人事档案审核的应用

2018-11-24洮南市劳动保障事务所曲静

办公室业务 2018年21期

关键词：完整性真实性资料

文/洮南市劳动保障事务所曲静

档案的建立是人力资源管理中的一个环节，尤其是对国有企业来说，可以帮助管理人员全面掌握员工生活和工作的基本情况，从而帮助企业更好地进行人员的选拔、招募和培训工作，促进企业的进一步发展。

一、人事档案审核的具体内容

人事档案所包含的内容比较多，这使得档案审核工作的内容也相应地有所增加，不过从具体的工作来看，可以将审核工作的内容概括为以下几点：

首先对人事档案中的材料进行审核，保证档案的完整性、全面性。同时还要对档案内的相应内容进行审核，确保档案的真实性。

其次，审核人事档案的办理手续是否齐全。再次，对档案的装订情况进行审核，保证档案内容的连续性，避免装错、漏装等情况的出现。然后对档案的整理情况进行审核，确保其符合国家的标准要求。

最后，对档案中的内容进行审核，如果发现档案中存在缺漏的情况，要及时通知相关人员进行材料的补齐，保证档案的完整性。

二、人事档案审核的作用

人事档案对人资管理工作的开展以及企业事业单位有着重要的作用，其具体内容为：

（一）人事档案是用人单位进行人员考核的重要凭证，也是了解人员自身能力的基础。

（二）人事档案是提升个人待遇，澄清自身问题的关键。1.人事档案可以为人资管理工作提供重要的依据，是帮助企业进行人员开发的重要手段。2.人事档案与民生以及保险工作的开展有着密切的联系。所以，加强人事档案的审核工作，是保证档案真实性，提升档案管理水平的重要措施。首先，加强人事档案的审核工作，可以有效地确保人事档案的保密性，提升管理人员查阅和了解档案资料的便利性。其次，加强人事档案的审核工作，对保护档案内相关人员有着重要的作用。在整理完人事档案之后，加强其保管的措施和效率，可以确保档案的安全性、完整性，减少资料泄露等现象的发生。再次，人事档案的审核工作对于人事档案信息统计工作的提升有着推动作用。特别是在企事业单位内，对加强档案信息统计管理的效果有着直观的影响。最后，人事档案审核工作，可以提升档案审核人员的综合素质能力，促进档案管理工作的有效开展。

三、提升人事档案审核效率的方式

（一）提升人事档案审核工作的重视情况。只有重视人事档案审核工作，才可以有效地加强档案管理的效率，促进管理工作的顺利进行。同时在工作过程中，应定期开展档案审核工作，并安排专业人员对审核的情况进行严格的监督和管理，确保审核工作的效率。另外，加大档案审核工作中资金的投放力度，增加审核工作中资源的使用效率。除此之外，还应结合现今的先进技术，建立完善的人事档案信息管理平台，提升人事档案审核工作的效率和质量，保证审核工作的正常进行。在人事档案管理工作中，对于存在资料缺失情况的档案进行统计，找出缺失原因，尽可能通知相关人员进行材料补齐。工作人员可以先对缺失的原文件进行找寻，如果找不到可以先使用具有相同作用或者内容的材料进行填补，不过在填补过程中，切记不可将文件内的内容进行私自的更改，以免影响资料的真实性。

（二）对档案资料的真实性进行鉴定。人事档案中的内容相对比较久远，不过却具有一定的价值，所以要对人事档案中资料的真实性进行细致的检查，保证内容的真实性，进而为提升管理工作的水平和效率奠定基础。同时加强人事档案相关资料的真实性，这对于人事档案功效的发挥、自身利益的实现都有着重要的作用。因此，加强人事档案资料真实性的审核工作是十分必要的。

（三）提升档案管理的标准性、合法性。首先，只有保证人事档案内容的完整性和真实性，才可以有效地提升人事档案的利用效率。其次，在进行人事档案管理工作时，需要对新提交的档案资料进行严格的审核和管控工作，从而确保提交材料的标准性和有效性。这种情况下则需要进行细节的审核,并对人事档案进行初审以及复核,并且要严格地执行相关审核管理的标准以及规范。不过在进行审核工作之前，需要对相关人员进行合理的培训和教育，提升审核人员的综合素质,避免由于人为因素造成审核的错误,影响人事档案管理工作的开展。

四、要为档案管理培养过硬的专业技术人才

（一）加强人员培训。提高档案管理人员的政策水平，人员的人事档案管理，提高工作质量。人事资料负责人要更新知识，把握现代工作的手段，同时不断理解人事制度改革的进展情况，提高自己的业务素质和专业水平，适当地为要求者提供全方位的服务。

（二）提高档案工作者的专业工作技能。档案信息、人事管理系统等专业管理软件的维护、使用、文件信息的电脑输入、检查等都是所有现代文件管理者所需要的技能。提高人事文件管理者的能力，通过训练、学习等方法掌握专业技能。根据本单位人事管理工作的实际，研究适合本单位自身特色的文件管理方法，不断地开拓本单位人事文件管理工作的新局面。