人事档案代理制度改革浅析

文/山西省阳泉市职业技能鉴定指导中心 赵欣

所谓的人事代理指的是政府人力资源管理部门所属的人才交流服务中心严格地按照国家相关人事政策的法规和要求，接受相关单位或者个人的委托，在其服务范围内，为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才提供人事档案管理、职称评定、社会养老金收缴等全方位人事代理服务，其作为一项市场经济改革过程中的人事管理改革措施，对于我国人事档案管理工作的顺利开展具有极为重要的意义。

一、变革现有的人事档案管理办法

按照国家相关规定，针对跨地区的流动人员人事档案管理，可以直接由其户籍所在地人才服务机构进行管理，或者由其工作单位所在地的人才服务机构进行管理。虽然这种档随人走的管理模式在一定程度上降低了流动人员人事档案管理工作的难度，但从实际情况来看，这种档案管理模式存在着人事档案内容狭窄、档案分散、信息记录不全等诸多问题，这已经不符合当今人才流动的需求，并且在一定程度上制约着人才的合理流动和社会经济的发展。建立以户籍为基准的人事档案代理制度，是经济发展对人事档案管理的必然要求，有利于人才的合理流动，减少企业尤其是微小企业人才管理的负担。政府部门的人才服务代理机构负责流动人员人事档案管理工作，不仅确保了人事档案管理的规范化，同时也有助于相关部门及时地掌握人才管理的现状，为人才培养方案的制定提供了数据支持。

二、科学规划和界定人事档案的内容

人事档案代理服务的范围，是为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人员提供的人才管理服务。人事代理作为一种常用的委托管理方式，其主要包括用人单位委托、个人委托以及多项委托等几种形式。比如，人事关系、组织关系、工资关系、社保统筹、人事档案等都可以委托人才服务机构管理。另外，还可以采取单项委托的管理方式。由于人事代理是社会主义市场经济体制改革过程中出现的全新的人事管理模式，而这种管理模式与传统人事档案管理模式最大的区别在于其将代理目标的职业生涯、发展轨迹等内容直观展示出来。因此，其对于档案内容的合理性与科学性提出了更高的要求。如《专业技术职务任职资格评审表》、职务变更登记表、业绩证明材料等。有些还可以进一步细化，比如绩效目标、绩效能力、绩效表现、绩效考核等内容都是流动人员人事档案管理的重要内容。

三、人事档案要严格收集、转递职责

根据政府部门的相关规定和要求，所有流动人员的人事档案传递必须采取机要交通或者专人送取的方式，而不能采用邮寄或者流动人员本人自带的方式。如果出现了流动人员本人自带人事档案的现象，那么人才流动服务机构可以采取拒绝接收的方式进行处理，才能确保人事档案的真实性、完整性以及可靠性。随着市场经济的不断发展和变化，人事代理人员所面临的人事档案管理内容也应该及时地进行更新，才能满足流动人员人事档案管理工作的要求。然而就目前而言，我国人事代理结构在人事档案补充、收集、更新等各方面都存在着严重滞后的现象，正是因为很多代理人员在长期实践工作中所形成的业绩考核、职称考评、奖惩、工资晋升等相关材料的收集、整理存在着不及时、不到位的现象，而对人事档案的完整性与真实性造成了严重的影响。所以，人事档案的收集整理归档工作尤为重要。

在收集过程中，为确保档案材料的真实、完整。首先，聘用单位的落实。档案当事人以及政府人才管理部门必须各司其职做好人事档案管理的相关工作，为人事档案管理工作的开展奠定良好的基础。而聘用单位作为人事档案管理的重点和难点，在进行人事档案材料的收集、整理时，人事档案服务机构应该严格按照要求进行档案材料的鉴别、分类以及装订，同时及时地进行档案内容的补充，才能确保人事档案的真实性与完整性。其次，要不断探索企业和党建工作结合的人才档案管理模式，进一步落实人事档案材料转递的责任，使人事档案所体现的内容更真实，更完整。

四、加强人事档案信息系统的建立和查询

随着科学技术的不断提高，尤其是计算机在人们工作和生活中的广泛运用，使用计算机对人事信息记录和管理具有手工记录管理无法比拟的优点。例如：查找方便、可靠性高、保密性好等。但信息系统的建立必须要有科学的管理软件，需要结合人事代理档案的实际进行研发，建立愈加精确和完备的人事信息数据管理库，可以节约成本减少风险。人事档案管理系统的功能强大，适应性强、操作简单、信息完整，人性化设计可以减少档案查询的难度。同时，可借助网络强大的查询和报表功能，为管理人员及时、准确地提供所需的人事资料和数据，帮助人才服务机构更好地对人事代理档案进行科学和规范的管理。

五、要规范和加强对代理机构的监督管理

人事档案作为重要的人事信息资料，其对于流动人员的发展具有极为重要的影响。所以档案管理以及组织部门必须严格地按照相关的规范和要求进行监督和管理，同时建立完善的人事档案管理机制，才能促进人事档案管理工作水平的稳步提升。随着信息技术的不断发展，人事档案代理机构必须紧跟时代发展的步伐，加快信息化系统建设，通过建立代理对象信息数据中心的方式，确保代理信息资料的工作状态、岗位信息的及时更新，才能确保代理对象档案材料传递的准确有效。通过全面收集和重点收集相结合的手段，对收集的档案材料加以科学整理，去粗取精，力争保障代理对象的档案内容完整和不断实现更新。