医院档案管理“五个一”模式的思考和探讨

文/蚌埠医学院第一附属医院 翁文娟 胡蕴

全国医疗卫生体制改革正在如火如荼地全面开展，整个医疗系统也进入到一个崭新的时代。在这样一个具有丰富内涵的大背景下，作为医院管理工作的一个重要的有机组成部分，医院档案管理工作的完善和发展也处于迫在眉睫的关口。医院档案管理工作对于整个医院和医学事业发展的重要性不言而喻，它是一面“镜子”，可以反映出一个医院乃至整个医疗事业的全貌和水平，同时对提高和加深医院管理水平、促进医学事业的稳定和健康发展有着不可替代的作用，是医院的根本、医学的根基。但是，目前医院档案管理工作的运营模式隐含着诸多尚未解决的问题，总体上存在着“思想不到位、制度不到位、设施不到位，人员不到位”等现象，处于跟不上信息时代发展的“疲劳”状态。为了更好地应对和适应新时代、新要求和新挑战，更加优化医院档案资源信息共享，真正发挥出医院档案管理工作举足轻重的作用，对医院档案管理工作的改革势在必行。

一、新时代下医院档案管理模式中存在的“四个不够”问题

（一）理念构架高度不够。为了提高整体医疗水平，医院在更新医疗设备和提高医疗技术手段方面舍得花大力气、下大功夫，同时认为档案管理工作不能带来明显的经济利益，对医院的发展不能起到立竿见影的促进作用，所以往往对医院档案管理工作重视不够，甚至“轻描淡写”“一笔带过”。观念上的不到位，导致医院档案管理过于形式化、教条化、边缘化。

（二）制度制定实施不够。没有规矩，不成方圆。许多医院的档案管理工作缺乏一个完善的制度体系和有效的执行措施，失去了制度的指导性、约束性和规范性的特点，导致档案工作运转一直处在管理松懈、混乱、效率低下的低迷状态，无法全方位、多层次、宽领域地发挥好医疗档案应有的作用和优势，影响了档案管理工作的形象，无形之中拖慢了医院发展的脚步。

（三）人员培训发展不够。医院档案管理工作落到实处最终还是依靠实际工作中的管理者，他们在一线直面这项复杂而烦琐的工作。但医院往往把大量的精力放在了引进临床医学人才上面，忽视了对于档案管理人才的引进和培养，同时由于观念和体制不到位，对工作人员的奖惩和激励不够，导致管理人员对档案管理的重要性认识不够，工作积极性下降，自我价值感和满足感不高，缺乏责任心，在日常工作中就会出问题，减缓了医院档案管理改革和发展的脚步。

（四）基础设施投入不够。有些医院注重眼前利益，忽视长远利益，导致医院档案管理基础设施长期得不到更新换代，现代化科技技术相对滞后，具体表现在：计算机等硬件设施陈旧、老化，档案管理软件落后，纸质档案储藏环境达不到标准、工作人员办公室条件较差等。没有配套和完善的基础设施建设，医院档案管理工作就是“空中楼阁”“无米之炊”，拉低了档案管理工作整体服务水平。

二、新时代医院档案管理的新模式：“五个一”

（一）一个科学的思想。“解放思想，观念先行”。目前世界和中国都处于一个广泛而深远的变革时期，信息化和大数据时代已经来临，为了顺应潮流发展，更好地面对时代严峻的挑战，医院档案管理工作必须有一个科学先进的思想和理念相配套。只有举全院之力，上到领导班子，下到普通一线职工，积极转变观念，认识到医院档案不仅仅是对日常医疗诊治过程的简单记录，同时也与整个医学研究的进步和发展息息相关，认识到医院档案管理工作对医院和医学事业发展的重要性和必要性，对档案管理工作做到多关心、多理解、多配合、多投入，才能从根本上提高档案管理工作水平，切实发挥档案管理的重要作用。具体措施可以采取定期开展医院档案管理相关知识讲座、邀请临床医生深入档案管理工作现场实地参观等形式，让医院档案管理工作的重要性深入人心。

（二）一套创新的制度。医院档案管理工作的顺利开展不仅需要思想观念到位，更要逐步完善和建立起一套科学化、合理化、高效率的管理制度。医院的相关领导和负责人不能只做“表面光”，要切实参与到制度的修订和完善中，同时在此过程中可以鼓励全院职工积极参与，集思广益，为管理制度的创新献计献策。当前信息化社会背景下，档案的存储方式有了翻天覆地的变化，电子化的档案逐渐成为主流，所以在档案管理中如何建立一套结构严谨的电子档案制度成为刻不容缓的问题。档案管理制度建设除了对档案分类、档案归档、有效整合、安全控制、质量控制等方面规范化以外，还要充分发挥制度的激励性和鞭策性的特点，对档案管理者制定出合理的奖惩政策和责任体系，明晰工作权责，有的放矢，改一改按部就班、没有朝气的工作作风，提高工作人员的精气神和工作效率。

（三）一个过硬的团队。医院档案管理工作的具体实施离不开一个具有“工匠精神”的富有责任心的团队。打造好这只专业的管理队伍，首先需要积极引进并且留住高水准人才，加强人才梯队的建设。人才的引进决定着档案管理工作的开展命运，具有极其重要的战略意义。人才引进后不能高枕无忧，要为人才“搭梯铺路”，提供一个广阔的发展舞台，要“以点带面”，逐步打造出结构合理、数量合理、技术过硬、素质过硬的专业人才梯队。其次，对档案管理人员要做好继续学习和培训计划，为其自身业务水平的提高提供更多的机会和空间，将人才培养作为一项长期的任务去抓，使人才培养常态化，从而使档案管理人员不断提升自我，从而提高管理技术手段。对积极上进又有发展潜力的人员，该升则升，该奖则奖。最后，要进一步加强档案管理人员职业操守培养。档案管理工作具有极强的专业性和特殊性 ，所以要不断提升管理人员“以人为本”的服务理念，培养无怨无悔献身档案管理事业的精神。

（四）一套先进的设施。基础设施建设和更新是档案管理工作的基石和必不可少的有机组成部分。这部分工作做好了，可以为档案管理工作起到一个良好的“推手”作用，如果做不好，将会拖后腿，极大地影响档案管理工作改革的有序推进。医院的领导者要充分意识到档案管理基础设施建设的重要性和紧迫性，必须有所作为，要有大手笔、大动作，在资金和人员上加大投入，尤其是加大技术的投入，改变以往老旧面貌，更新落后的机器，淘汰滞后的管理软件，优化档案存储环境，改善工作人员的办公条件，为医院档案管理工作发展奠定一个坚实的基础。

（五）一个共享的平台。现今社会是一个资源共享的社会，而医院档案的资源共享就体现了档案管理工作的价值和重要性。但是目前由于缺乏经验、技术和标准规范，并没有做到真正意义上的共享，没有最大限度地发挥资源共享应有的作用。所以需要积极打造院内、院间资源共享平台，利用计算机、网络技术等将松散的医疗档案资料收集、归类，有效整合，录入网络共享系统，逐步构建区域性覆盖的档案网络，提升医院档案管理工作的服务效能，重新架构医院档案管理体系，从不同角度、不同层面实现医疗档案资源的利用和共享。通过资源共享平台，可以实现多学科的交叉合作，扩大医护人员的科研素材空间，缓解人民群众“看病难”等问题，提高急、慢性病的诊疗速度和水平。同时应不断加强和完善资源共享平台安全维护和监管工作，减少不良因素对平台的威胁和破坏，防止病例报告、病人信息等外泄，造成不必要的损失。

三、结语

综上所述，医院档案管理可以反映出医院整体医疗水平和医疗质量，对医院起到“把脉”作用，其重要性毋庸置疑。如何应对新时代、新发展的要求，是摆在医院档案管理工作面前的头等大事和第一要务。要充分认识到目前工作中存在的“四个不够”问题，同时要把更多的精力放在如何做好“五个一”的工作上来。由于每个医院实际情况不同，所以不能搞“一刀切”，要实事求是，因地制宜，在管理和服务方面积极打造行业特色，扎实稳重地推进医院档案管理工作的改革和创新。