家庭档案的创建与利用方法综述

2018-11-24哈尔滨理工大学档案馆吴彧一

办公室业务 2018年21期

关键词：家庭成员证书家庭

文/哈尔滨理工大学档案馆吴彧一

一、建立家庭档案的重要作用

建立规范完整的家庭档案，可以帮助家庭成员提高学习、工作和生活的效率，对个人和社会都具有重要意义。

1.从家庭档案能够看到社会发展的变化。

2.家庭档案对家庭成员工作和生活起着重要的作用。

3.便于家庭信息的管理。

4.家庭档案对国家档案资源有着重要的补充作用。

5.传承着宝贵的民族文化。

6.了解家庭档案情况，了解家族历史。

二、家庭档案是构建和谐社会的重要基石

1.家庭档案能够促进我国精神文明建设的步伐。家庭作为社会最基本的单位，是社会精神文明的体现，它具有促进家庭成员进步的作用。

2.家庭档案是研究社会发展的最为翔实的证据，它记录了家庭成员在社会中的生活、工作等一系列活动，通过这些档案的记载，使我们可以看到社会发展的各个阶段和进步历程。

3.建立家庭档案能够帮助人们更好地研究历史。

三、家庭档案学分类

（一）个人档案。家庭档案可以大致分为两类：个人履历和个人证明。1.个人简历：简历包括每个家庭成员的个人出生、学习经济、工作轨迹的简历等记录，及刊登过的文章、出版书籍和各种个人学术研究成果的记载。2.个人证书类别：包奖个人荣誉证书)、入学证书、毕业证书、专业资格证书、专业技能证书、结婚（离婚）证书，身份证、工作证、驾驶证等，证明个人职业身份的有如：记者证、教师资格证、医生执业资格证、军官证、注册会计师证、证券分析师证书和专业技能等级证书。

（二）家庭资产档案。家庭资产档案大致可分为财产凭证和金融交易两部分。1.家庭资产证明：包括房产证、产权证、购房发票和合同，各种关于财产的合同、文件、协议、公证、银行存折账户、合同备案及各类商业保险的记录材料，和其他种类的证券。2.家庭理财：包括家庭收支账记录、工资单存根、发票、日常耐用消费品、各种费用原始凭证、银行存款和存款存根、债务、债务的原始凭证、记录和凭证应收账款。3.照片类。包括个人照片、证书照片、旅行照片、家庭聚会照片等不同阶段的家庭照片以及其他具有纪念意义的照片等。4.主要的家用购物证明。包括购买各种家用电器、家具的购买凭证和发票，以及常用的说明书、保修卡等，购买汽车的购买证、发票、各种费用支付证明以及汽车保险证明等。5.卫生保健档案。包括医疗卡、医疗保险记录、医疗记录、历年的体格检查表等。购买的各类医疗保险也可分为此类保险。6.综合材料类。个人日记、学习笔记、听课笔记、手稿、书稿、剪报等，以及报告的形式文章和有纪念性的孩子的试卷、成绩单、练习册、作文和其他相关材料。7.分类收集。有粮票、邮票、车票、景点门票、汽车（船）票、钱币、证券、图书、字画等。8.徽章类。包括校徽、纪念章、厂徽、奖章等。9.按储存时间分类。家庭档案按其使用的时间可分为永久性、长期或短期三种类型。各种证书、照片、收藏品和徽章通常是长期保存的。房地产证和购货发票也应永久保存，以便经常使用。10.家庭档案的保存与归类。为了能够更好地保护档案，避免损坏、方便查找和使用，家庭档案应妥善保管。如密封袋、文件袋、密封箱等。

四、如何整理家庭档案

（一）首先应该做好家庭档案的编制工作。1.写分类目录。分类目录就是家庭档案的索引表。在永久档案目录中的所有的信息，如：数据的名称、日期和内容，都应尽可能地清晰记录下来。同样的，长期保存和短期保存档案资料，也应编制分类目录。2.收集整理，并在集中编目。分类数据的目录最好是每一个类别一个目录。目录的内容主要是姓名和记录的文件信息。每个文件的详细情况都记录在目录下面。每个文件的信息包括：文件的名称、获取日期、有效日期（永久数据除外）等，最好是记录一个文件的页面。同时，应该预留有新纪录的空间。3.整理家庭档案索引。以前的整理工作被设计为文件索引表，而家庭文件索引可以帮助快速找到文件需要的地方。事实上，家庭文件索引表是一个目录的记录。明确家庭档案的种类、数量和保管箱数是简单明了的。4.将永久文件数据保存在一个相对安全的地方。应加强固定资产产权证书、职业资格证书、学位证书等有价值的文件的妥善保管。尽量避免遗失或找不到的现象。因为一旦丢失，有价值的档案可能不会被复制，就会给家庭带来不可估量的损失。5.方便查找使用频率较高档案资料。对于车辆驾驶执照、电器保修证书等信息相对使用频率较高的档案，存储和查找一定要方便快捷。

（二）家庭个人档案的归档方法。一般的做法是家庭成员档案被安排在一起，并根据每位家庭成员的归档方法分类。材料整理归类、编目和编号。一个箱一个编号的保存，各种档案内容按年代顺序存放，以便将来能不断补充。家长应该带头管理自己的档案，为孩子们建立专门的个人档案，训练孩子管理自己的档案，使孩子从小养成良好的档案管理习惯。

（三）照片类归档方法。在一般家庭中，照片资料的数量很多，其中许多已经建立起了保存档案。这种照片需要长时间保存，为了减少对照片的伤害，照片可以按时间顺序保管。也可以按内容分类，每幅图片的内容和获取时间应写在相册的封面或背面。数码照片应冲出纸质照片，并在存储载体上进行备份。

（四）家用电器档案的归档方法。对于家电设备的档案可以统一存档，其相关资料如：设备说明书、保修卡、购买发票等材料存放在统一的位置，并根据设备的名称、购买时间制定目录，在目录上写着相应的内容。由于车辆档案使用次数较多，可以单独保存方便查找使用。

（五）医疗档案归档方法。医疗档案记录着家庭成员的身体状况，应以家庭成员个人为中心、以时间为顺序分别进行分类、编目进行保管。每个家庭成员的医疗档案应单独建档，方便使用。

（六）综合材料归档方法。不在上述范围内的档案资料，一般归类为综合档案。这些档案可以根据实际情况灵活处理。

（七）家庭档案的保管措施。家庭档案的保管方式应根据自身情况妥善保管。一般情况下应存放在一个方便保存及查找的地方，以避免与其他物品混用，并需要注意防潮、防虫，以及电子档案的备份，尽量避免数据丢失。

（八）家庭档案的开发利用。建立家庭档案的目的是利用家庭档案，并挖掘家庭档案的使用价值，充分挖掘和利用家庭档案的价值，才是建立家庭档案真正意义所在。1.具有验证效果。常言道：“空口无凭，立字为证”。家庭档案是每个家庭生活、工作和学习的真实材料依据。其中一些是至关重要的材料凭证。例如：聘用材料、调动，技能专业资质证书、证明等。2.具有教育作用。家庭档案记录了家族的发展过程，它记录着每位家族成员的荣誉和经历，以及了解家庭祖先的历史。了解家庭档案内容可以知道家人经历的人生艰辛，感受家人事业成功的喜悦，激发人们的奋斗精神，继承优秀家庭的作风，传承时代的精神财富，它是创造家庭文化氛围，启迪家庭成员心灵的重要材料。3.具有继承功能。家庭档案真正记录了家庭中老年人的社会事务的实践经历，既是老年人生活经历集中体现，又是老年人历史的观察窗口。例如，各种获得荣誉的证书档案，通过家庭档案的载体，可以把家庭的精神财富留给子孙后代，通过继承老一代人的精神财富，对整个国人的素质能够起到全面的提升作用。