数字化背景下高校档案馆服务体系研究

文/四川大学档案馆 董学

2018年4月20日至21日，全国网络安全和信息化工作会议召开，习近平总书记阐述了他的“网络强国战略思想”，要求“释放数字对经济发展的放大、叠加、倍增作用”。数字中国建设吸引着全国人民的目光。高校档案馆是传承文化、保存信息、参与教育的组织，数字化在高校档案馆的建设和发展中具有重要意义。在数字中国的带动下，高校档案馆将带来管理理念和服务方式的变革。建设“指尖上的档案馆”，推动高校档案资源建设信息化和服务理念现代化进程，成为新时代高校档案馆发展的重要方向。

一、高校档案馆信息资源内涵和服务方式

在高校，档案信息资源是高校教学科研和行政管理活动过程中产生并存储的公共信息资源。它是档案管理和服务活动的逻辑起点和决定因素。作为学校学科建设、人才培养、科学研究等活动中形成的历史记录，高校档案信息资源是一种公共信息。它具有公共信息的一般共性——即公益性、共享性和公开性研究高校档案馆存储的公共信息，要把档案信息放在公共信息这个大的分类中去探寻它的特征和使用规律。面对学校发展过程中多主体、多类型和多层次的公共信息需求，高校档案实施的服务包括信息开放服务和信息研发服务两个层次。

档案馆信息开放服务是指通过各种方式方法主动或被动地开放“原生态”的公共信息内容。高校档案馆收集了从学校建校以来丰富的史料，是国家执行《政府信息公开条例》的排头兵。要让公共信息从一种无序、随意的开放，到制度化、常规化的开放，高校档案馆在信息开放的过程中具有举足轻重的作用。高校档案馆只有细致地整理归档档案信息，深入地研究档案信息，坚决地贯彻信息公开制度，才能培育出开放透明、高效服务的专业档案馆。

档案馆信息研发服务是在对原始高校档案信息内容进行加工研究后向社会提供“增值态”编研成果和产品。当今的社会不是一个信息匮乏的时代，人们可以通过多种渠道收集到信息。面对海量的信息，很多人手足无措，不能很好地甄别信息的真伪。高校档案馆不能仅仅停留在档案信息的收集者、保管者和信息被动查询的开放者角色，而是应该积极回应信息化大数据时代公共管理对档案信息综合利用的紧迫要求，开展积极的信息研发和服务。这就需要档案工作者从多角度去研究档案信息，提供高质量的档案开发成果，帮助用户更好地理解和应用档案信息。

二、高校档案馆数字化服务体系建设

（一）建设高校档案服务高水平团队。促进高校内涵式发展，建设一流大学，高校必须要有一流的信息管理和服务团队。高校档案馆在高校内涵式发展和专业档案信息服务的发展中具有桥头堡的作用。高校档案馆要以科学化、专业化管理经验和服务水平影响和带动行业的发展。在人才培育、学科建设和行政管理过程中，高校档案馆要收集、整理和归档学校发展相关方面形成的公共信息，并研发凝结成高校发展的经验，形成一种特别的大学精神和大学文化。所以，高校档案馆要围绕建设工作，建设一支高水平的档案收集、整理、利用、研发团队。每一个档案工作者，都是档案管理实务、信息服务和开发研究主体。档案管理者在自己管理的领域内应力争成为行家里手，他们不光是能够管理好学校发展中形成的档案，而且能够根据在办学历史上出现的历史史料，凝结出办学经验，为学校发展建言献策。

（二）建设数字化的高校档案信息服务平台。1.建立集成化的档案信息存储平台。“2018年4月24日，首届数字中国建设峰会在福建福州市召开，电子政务、数字经济发展成果展示、数字中国建设理论经验和实践交流三大平台”成为峰会讨论的焦点。相关讨论对高校档案馆的数字化集成建设具有启发价值。高校档案馆，身处高校这个数字化技术发展的前沿地带，应该充分利用高校数字化和信息化技术密集的优势，建设数字化、集成化的高校档案信息存储平台。所以，作为信息化技术的开发和引领者，高校在数字化中国建设中过程中应以档案馆资源的数字化存储和高效利用为目的，以数字化的高校档案信息存储平台建设为重点，成为数字化中国建设的探索者和引领者。一流的储存与利用信息平台将是高校档案馆数字化服务体系建设的基础。2.建立新媒体为载体的档案信息宣传、利用平台。历史滚滚向前，档案馆给大家提供了回头看看的机会。看看学校发展中每一阶段的风貌；看看学校中著名校友的成长；看看学校大师的风采等等。怎样表现历史？在数字化中国中，新媒体为大家提供了另外一种视角，他们用声光电生动形象地再现着历史。利用新媒体将带来全新的服务理念和全新的服务方式。3.建立知识发现平台。“知识发现是指从原始数据中筛选提炼出简洁有意义的知识的过程。”高校档案馆在利用档案的过程中，要建构全新的服务模式，需要接受新的服务理念和新型服务手段。通过精准的分析浏览档案馆主页和微信、微博的受众，可以发现用户的习惯和喜好，最终给他们推荐需要的服务信息。这样一种全新的主动服务方式，必将带来档案馆服务方式的重大变革。

（三）以数字化为手段建设精准的高校档案服务体系。1.打造富有文化特色的档案信息服务软硬件环境。“高校档案馆作为高校机关的一个组成部分，是高校服务型机关建设的一部分，要体现亲民色彩和服务意识。”高校档案馆的整体规划中要以数字化中国建设理念为基础，高新技术的档案存储和利用理念要贯穿档案馆布置的始终。高校档案馆的外围和档案馆内部要体现出浓浓的大学独特文化氛围。从物质陈设到人文布置都要深入挖掘高校丰富的历史史料，突显高校自身独特文化特色，让到过高校档案馆的服务对象都能记住学校，感受到大学不同的人文气息。2.建立多维度、交互式服务体系。高校档案馆的服务对象主要是曾经在学校读过书的校友、用人单位、全校师生员工。在构建档案服务体系时，要利用新媒体搭建一个多维度、交互式服务平台。用户与管理者之间可以进行双向交流，一方面为用户提供及时咨询和利用服务，另一方面信息利用者之间也可以互相交流。这种多维度、交互式的档案服务方式为档案利用做出了有益的尝试，提供了有力的支持。3.建立高校档案精准化服务机制。通过对用户群体的研究，新型服务体系从不同层次用户需求出发，“及时、有效、主动地为档案用户提供专属性、深层次的服务”。通过知识发现平台，锁定用户群体，建立主动的档案服务体系，深研档案资源，推出特色品质服务。

三、数字化背景下高校档案馆服务体系建设的价值

高校档案馆是：“高校管理参与者、学科与人才培养过程支持者、记忆网络构建者和高校文化传承者。”在数字化强国建设过程中，高校档案馆深入挖掘高校历史资源，探索档案管理从传统管理服务方式向现代化的信息服务方式转变。这将推动档案事业走向新时代。

新时代高校档案馆将以数字技术应用引领档案行业的发展。高校是社会知识生产的高地，也是社会发展的脊梁，为社会发展指明了方向。高校档案馆作为高校行政管理的一部分，是永久保存和提供利用档案信息的事业机构。尽管都是存储利用档案信息，高校是科学技术的引领者，需要及时地应用最新科学技术，建设一流的档案存储和利用体系。积极主动地探寻用户特色，构建数字化档案馆。

数字化服务体系建设将别开生面地开展富有吸引力的学生档案教育，提升学生档案意识，培育档案行业专业人才。高校档案馆不只是档案资源的保存、利用者，在新一轮的一流大学建设中，承担起了立德树人、为社会发展培育具有人文气息人才的重任。高校档案馆既应该是档案专业教育的教学实践基地，更是全体学生提升档案意识的宣传阵地。

数字技术的应用将使高校档案馆成为富有时代气息的优秀校园文化铸造者和传承者。高校档案馆存储了学校发展过程中的历史史料，这样的历史史料结合社会发展的脉搏，就能培育出一种独特的校园文化。高校档案馆时时刻刻利用这种独特的校园文化资源，建构高校之间互相区别的文化传统。同时，每一所高校在自身发展过程中都有很深的烙印，要注重研发特色档案资源。优势学科、多层次的人才培养方式、科研发展脉络等等，这些历史文化传统，都是可供深入挖掘的资源，建立鲜明的校园文化特色和独特的大学精神。

综上所述，档案信息资源作为档案馆服务的基础，它需要建立高水平的团队去守护，同时也需要高水平团队研发出更多的增值服务让他“复活”。以数字化高新技术为支撑，强大的信息存储系统和利用服务体系，高校档案必将为数字中国建设贡献出自己的一份力量。