规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用

2018-11-24云南电力建设监理咨询有限责任公司李淑芸

办公室业务 2018年21期

文/云南电力建设监理咨询有限责任公司李淑芸

长时间以来，基建档案管理是电力基建工程管理的重要组成部分，是对基建工程全过程、全方位进行有效的反映，从其工程基础的形成、归档以及管理的全过程进行总结，是电力基建工程施工开始到最终验收的文本体现。但是当前我国基建档案管理过程中存在着诸多的问题，这些问题形成的时间较长，内容相对复杂，长期以来没有得到有效的规范。因而，在建立基建档案管理中对于规范和标准化管理，有效实施电力基建工程具有重大的现实意义。

一、电力基建工程档案管理的意义

（一）电力基建档案管理具有重要的历史意义。电力基建档案涵盖着整个工程的建设情况，在电力基建工程中实施档案管理是其在施工过程中一项非常重要的步骤，具有鲜明的历史意义。

（二）具有重要的稳定意义。实施电力基建工程档案管理的过程中对于实施的所有进程都能够有效的体现，电力企业的发展以及现代供电的稳定性和安全性都要依靠于档案管理的可靠性文本记录。通过基建档案管理能够对企业进行有效的掌控，从容增强电力企业的管理能力，对于其进一步的发展和规划具有重要的稳定意义。

（三）具有非常重要的珍贵性。由于电力基建档案管理的主要对象是基建工程的原始资料，是对基建工程施工的整个过程的反映，这就是资料之所以珍贵的原因所在。由于其珍贵性，因而在管理的过程中一定要认真、细致，这样才能够对工程建设中的文件进行有效的保管。

二、电力基建档案管理存在的主要问题

（一）档案文件缺失。当前我国电力基建档案管理的现状存在着较多的不足之处，许多档案文件存在着丢失的现象。工程施工过程中的记录和总结由于工作人员的责任心不强，没有对其进行有效的监管以及操作不规范，从而造成了档案文件缺失的问题。一些工作人员不恪守职责，为了图方便，使得档案管理的漏洞比较多。电力基建工程由于具有较长的施工周期及施工技术含量高的特点，因此对施工质量和过程管控是基建建设过程的重点之一，档案管理人员对施工过程文件的收集就显的极其重要，有序规范的档案管理能够使得这些工作形成有效的记录，从而形成证据。但在部分企业中存在招聘兼职人员来承担档案工作的现象，这样就使得档案管理工作的规范化和标准化不能得到有效的实施。因此，在这种现状下要想对文件进行有效的整合是相当困难的。

（二）资源短缺。由于许多企业的管理者对档案管理工作的重视度不够，对档案管理缺乏一定的有力支持，档案管理部门在工作中力不从心，形成了档案管理资源短缺的问题，这样就无法支撑电力基建工程的长足发展。

（三）档案管理不规范。基建档案工程的档案管理需要得到单位领导的重视及关心，如果档案管理中没有一定的监督机构就比较容易造成档案丢失和毁坏等问题。若不能有效地实施规范化，就会造成施工单位的文件归档工作不能及时与工程施工的进程相吻合。因此，要想确保档案管理工作的实效性，就需要规范电力基建档案管理工作，确保能够有效地监督电力工程。

三、规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用

（一）前期文件的规范和标准化。电力基建工程中的前期文件相当重要，是证明工程项目是否合法、合规的重要证据，其收集过程也具有相当大的困难性。因而，采用规范化和标准化管理，通过设置专业的人员来确保档案管理工作在开始阶段就能够做到一定的完整性。

（二）做好资源的搜集。在进行档案管理过程中，要注重对资源进行搜集，并对现有资源进行充分、合理的应用。这一过程中，要注重为档案管理提供可靠的地支持，使档案管理工作得到落实，从而更好地支持电力基建工程长远的发展。

（三）工程建设过程中的档案管理。电力基建工程开展过程中，可能产生大量的文件资料，这些文件资料对电力基建有着较大的影响。在档案管理过程中，需要对工程建设中的文件产生情况进行把握，将每一个文件都做好归档处理，使档案管理工作更具针对性，更好地满足实际需要。在工程建设过程中进行档案管理时，要做好责任落实机制，使档案管理人员把握工程建设各个环节，使档案资料做好归纳，能够如实地反映工程建设情况，为工程建设完工后的总结等工作提供指引。