机关事业单位文书档案管理探讨

2018-11-24山东省烟台干部休养所高钰莹

办公室业务 2018年21期

文/山东省烟台干部休养所高钰莹

机关事业单位的发展历程要靠机关事业单位文书档案内的资料来证明，真实的文书档案可以留下机关事业单位的发展历史，为后来者留下珍贵的工作经验和数据，文书档案既包括文字资料，又包括图表、视频等不同形式的资料，记载了机关事业单位发展的真实记录。做好机关事业单位文书档案管理工作，可以了解过去，吸取过去的经验教训，为机关事业单位未来更好发展打下基础。

一、机关事业单位文书档案管理工作的现状

（一）文书管理工作缺乏独立性。机关事业单位的文书档案管理工作一直不受重视，由于文书档案管理属于行政工作，工作性质比较被动，文书档案管理工作人员对于工作有敷衍心态，整个机关事业单位对文书档案管理工作都不够重视，使得文书档案管理工作缺乏独立性，仍然依附于办公行政管理部门。但管理工作要具有独立性，在以后的工作中，文书档案管理工作就要更加凸显其重要性。

（二）文书档案管理工作人员的专业素养不够。文书档案管理工作人员普遍年龄偏大、专业素养不足、流动性强，对于新生的信息技术，往往不能全面掌握，信息技术操作也不准确。随着经济社会的发展，档案储存管理方式的变化，档案管理的内容也更加的多元化，管理方式更加复杂。由于档案管理工作的疏忽，储存过程没有保证恒温恒湿，或者阳光直射，导致文书档案因为疏于管理而造成损坏现象或者信息数据存储丢失现象。

二、加强机关事业单位文书档案管理工作的措施

（一）提高文书档案管理工作的独立性，提高对于文书档案管理工作的重视。机关事业单位文书档案管理工作具有其独特的专业性和独立性，其工作性质决定了它的工作方式有别于其他工作部门。许多机关事业单位将文书档案管理工作归属于行政服务部门，局限了文书档案管理工作的发展空间。文书档案管理因其具有独立性，机关事业单位要提高对文书档案管理工作的重视，文书档案记载了机关事业单位的发展历程。机关事业单位管理部门要创新文书档案管理工作制度，保证工作部门的独立性，调整管理方式，扩大查阅权限，为群众放开查阅资料的权利。文书档案管理工作人员要设置合理的弹性工作时间，并且承担起维护档案的监管工作，促进文书档案管理工作的规范化发展。

（二）加强文书档案管理工作人员的培训，提高工作人员的专业素养。新时代背景下，机关事业单位文书档案管理工作已经成为一项综合的技术型工作，随着档案种类与方式的增加，档案文书档案存储方式的改变，使其在管理工作中要使用科学有效的管理方式。文书档案储藏时，要做到恒温恒湿、避光保存，减少对文书档案的消耗，甚至是破损。电子类文书档案，要考虑存储条件和存储设备的质量，尽量减少对电子设备的干扰。加强对档案管理工作人员的培训，提高档案管理工作人员的专业素养。引进文书档案管理工作人才，工作人员进行定期考核。专业的档案管理工作人员进行文书档案管理保存工作，保证文书档案的良好储存，便于文书档案的查阅和检查。

（三）提高文书档案管理工作的信息化程度。随着机关事业单位文书档案存储方式的改变，信息技术在文书档案管理工作中占据了越来越重要的作用，机关事业单位许多重要业务都要在网络平台中进行，产生了大量的电子文书档案资料，这些资料的保存需要完备的信息化基础设施。机关事业单位要为文书档案管理工作做好基础设施建设，引入先进的信息技术设施，提高文书档案管理工作的效率。文书档案管理人员要积极努力学习信息化技术，做好信息化革新工作。文书档案管理工作人员要做好重要信息数据的收集和保管工作，利用相关软件对数据进行综合整合，为相关工作人员提供重要的参考数据，及时对信息资料进行获取和存档，促进文书档案管理工作的科学化和系统化，完善文书档案信息化系统。做好文书档案管理工作与其他岗位工作之间的衔接，提高文书档案管理工作的工作效率。健全文书档案管理工作的流程，形成完备的工作程序，避免不必要的资源浪费，提高文书档案管理工作水平。