科技馆档案管理工作数字化的思考与实践研究

文/南京市江宁区科学技术局 秦彩霞

档案数字化管理依靠现代化的科学技术实现对档案数字化管理的目的。新时期数字化管理档案符合时代发展的趋势，有助于提高档案工作服务质量水平。所以具体分析科技馆档案管理工作数字化非常必要。

一、科技馆档案管理中的问题

（一）对档案的重视程度不足。长久以来，大部分人对档案工作的认识存在误区，单纯的以为档案工作是简单的抄写以及保管的工作，不属于重要的工作内容，无法创造出经济效益，只要整理好，不丢失，不泄露，能够实现外调以及查档的功能即可。这些人缺少对档案工作的认识，对科技馆档案管理的重视程度不足，已经无法满足现今的管理需要。

（二）档案管理方式落后。尽管科技馆档案管理已经利用计算机以及网络管理，可是管理模式无法紧跟时代发展步伐，无法脱离传统的管理模式。应用计算机在存储信息以及检索方面，缺少档案信息有效开发利用的综合平台。为了更好地提高档案利用率，有些科技馆在提高档案检索效率方面做足了功夫，在研发检索工具方面投入了人力物力，但缺少真正行之有效的检索方式，最终因为检索方式不当所以造成档案重复检索，降低了检索效率。有些科技馆档案管理中并未主动的搜集科普活动相关的图片、视频资料等，造成档案信息收集不完整，急需档案时找不到可用的档案信息，直接对应用效果产生了影响。

（三）档案管理人员信息化水平不够。档案实现数字化管理，就一定会应用到计算机软硬件方面的知识，尤其是多种扫描、数字影像处理等信息化技术，并不是单纯掌握一些计算机知识的人员就可以胜任的。档案部门的工作人员具备专业的档案整理编研的能力，可是不具备信息化技术水平，给档案数字化管理带来一定的难度。

（四）缺少相关的专业人才。因为受到传统档案管理观念的影响，上级管理者不够重视,所以有些科技馆未真正认识到档案管理工作是非常专业的一项工作，对档案管理人员的专业要求低，人员频繁更换，未重视人员培训工作。因此导致科技馆档案专业的管理人员紧缺，一专多能的人才寥寥无几。科技馆缺少高素质的档案管理工作人员，造成档案管理工作效果不佳。

二、科技馆档案管理工作数字化策略

（一）加强宣传，重视档案数字化管理。新时代背景下，要真正意识到档案管理数字化的重要作用，创新管理理念，紧跟时代发展步伐，提高档案管理工作水平。同时加强制度、资金、档案管理人才方面的投入力度，完善档案管理制度措施，加强宣传，推进档案管理数字化顺利展开。

（二）加强档案的信息技术应用。针对数字档案当中容易产生的存储介质以及档案内容分离、档案内容修改等问题，仅仅依靠档案管理工作人员的技术水平根本不能避免。因而要增强档案的信息技术的应用水平。为了更好地确保档案的真实可靠与保密性，就需要在档案管理当中采取一系列的档案安全信息技术，从而保障档案的信息安全水平。比如访问数字化档案的过程中设置非常严格的身份验证以及权限机制，针对容易进行修改的数字档案应用软硬件相结合的加密手段。尤其是应用一些可以进行改写数据的特殊存储介质来对机密档案进行保存。此外要增强对木马以及病毒的防治工作，对重要的数字档案要利用物理隔离的手段，防止网络危险出现。

（三）建立安全可靠的档案信息保障体系。档案安全管理方面不可小视的重要内容即建立安全可靠的档案信息保障体系。一定要高度重视档案管理安全保障技术的应用，综合利用传输、访问控制、加密存储以及密钥技术等手段，这样一来才可以真正保障数据库的信息安全性，档案资料才不会出现丢失的现象，保证档案信息不泄露，档案信息资料的存储更可靠。另外，一定要及时对有关的纸质档案进行整理以及归档，预防鼠害、防火防潮，维持良好的室内环境，降低档案丢失的机率。为了提高档案资料的完整性，数字化管理过程中要重视对档案信息的有效管理，便于良好的应用档案资料。

（四）加大档案管理数字化建设的人才培训。现如今档案管理数字化进程的关键点就是档案人才队伍建设。增强档案管理人员的知识培训，提高档案管理人员的业务素质水平。尤其是要增强计算机、网络、信息安全技术等多个方面的培训力度，培训的方式要结合走出去与请进来的方法。一定要重视对青年档案管理人才的培养，让新鲜血液注入档案管理队伍中来，建立起复合型专业的高素质的档案管理队伍。对档案管理人员开展系统开发维护、档案数字化建设等方面的培训活动，为科技馆档案数字化建设带来了强大的人才支持。

总而言之，科技馆档案管理工作一定要重视数字化建设，如果在网络上不能有效传递档案信息，那么会给档案信息化管理带来严重的威胁。因此，科技档案管理者要加强宣传，重视档案数字化管理、加强档案的信息技术应用、建立安全可靠的档案信息保障体系、加大档案管理数字化建设的人才培训，推进科技馆档案管理工作数字化发展进程。