把握关键环节——档案数字化管理的“利弊”分析

文/山西省煤炭工业厅煤炭资源地质局 成丽娟

档案工作作为时代发展中的关键一环，要有效把握关键环节，明确档案管理工作定位，从而为档案工作在现代发挥积极作用。但想要全面优化档案管理，还需要逐步探索档案数字化管理的发展方向，做好利弊分析。也只有通过这样的方式，才能够为档案数字化管理提供便捷条件。

一、档案数字化管理的“利”

（一）提高档案管理和使用便捷性。档案数字化管理，核心是充分利用网络、多媒体以及计算机等新技术开展档案管理工作。当前，档案工作在多领域得到高度关注，并且在新时代也逐步去探索档案数字化的建设方向。究其原因，档案数字化管理，能够全面提高档案管理和使用的便捷性。传统的纸质档案管理内容在使用的过程中较为困难，难以在海量的档案信息当中完成具体的筛选，需要挖掘和发挥出档案管理和使用的便捷性。这种档案管理模式已经无法适应现阶段对于信息获取快速性的要求，而档案数字化则能够达到这一目标。借助计算机的快速响应，通过档案管理系统平台查找即可，满足用户对于档案的使用需求，提高了档案管理和使用的便捷性。

（二）数字化管理不受时间、空间制约。传统档案管理工作当中，对于时间和空间层面有一定的要求。需要在特定的时间和地点去查阅所需档案资料，并且限制性因素较多。而档案数字化管理，则能够从一个全新的角度着手，突破传统时间、空间层面的制约。只需要借助档案管理平台即可实现和达成档案信息使用的目标，时间上与用户需求保持一致，空间层面用户只需处于有网络的地方即可。总的来说，数字化管理不受时间和空间方面的制约，使得档案使用效率全面提升，用户获得信息更加快捷，省时省力，突出档案数字化管理的内在价值。

（三）为档案信息开发提供条件。传统的档案信息管理，通常仅仅是根据档案的类型完成最基础的分类管理，信息的使用都是一对一的模式，档案信息的可拓展能力十分有限。而档案数字化管理的出现，使得档案信息开发更加便捷。总的来说，接触档案信息管理平台，可以对所想要获取的数据进行整理，并得到档案信息内容。并且随着现阶段高级检索功能的使用，在进行档案信息检索的过程中，与之相关的档案信息也会随之弹出，使得档案信息的开发以及使用可拓展性较强，为用户提供多元化的档案信息服务。

三、档案数字化管理的“弊”

（一）对档案管理人员有较高要求。虽然档案数字化为档案管理工作带来了诸多便捷，但同样对于档案管理人员也提出了较高的要求。从事档案管理工作的人员，受到传统管理模式的影响和制约，对于数字化管理方式的理解和应用还需要一个适应的时间。只有具备熟练的计算机操作和良好的档案管理相关知识的人员，才能够为档案数字化建设提供坚实保障。但从现阶段的档案数字化管理的发展来看，在管理人员方面还存在一定的不足之处，成为造成档案数字化管理进程推进缓慢的一个要素之一。档案数字化管理的推进，对于档案管理人员提出了较高的要求。

（二）数字化管理存在潜在安全隐患。档案数字化管理，依托的是网络的开放性环境，这就导致档案数字化建设存在潜在的安全隐患。由于网络环境本身的开放性，极容易受到安全风险的冲击。特别是在信息使用的过程中，会受到使用环节的影响，从而造成信息出现外流的问题。也会存在一定的不法分子，通过恶劣的手段来恶意破坏档案信息。由此可见，相较于实施载体而言，档案数字化管理更容易受到安全因素的冲击和影响。针对这种弊端，档案管理相关部门已经纷纷探索和建立安全管理体系，以此来做好对于档案工作的保护，使得档案信息的价值得到充分挖掘，真正为用户提供便捷的主要信息资源。

（三）数字化档案管理利用率不高。从档案数字化管理的发展现状着手，虽然为档案管理工作提供便捷空间，使得档案信息的横向和纵向拓展得到延伸，但从实际情况出发，档案数字化管理的利用率并不高，有很多档案管理机构依旧是沿用传统的管理方法。究其原因，从传统的档案管理工作向着档案数字化的方向过渡，需要大量的人力、物力以及财力方面的支持，使得档案管理信息实现数字化转化。但受到思想观念的影响，这种资源层面的倾斜并未得到重视和普及，对于档案数字化的片面认知也造成档案数字化建设受到影响。

四、总结

综上所述，档案数字化管理已经成为新时代档案管理发展的新思路和新方向，但在新时代档案管理方向的探索当中要把握关键环节，充分意识到档案数字化管理的“利弊”，并做好“利弊”分析，为档案信息的价值最大化提供保障。把握档案数字化发展的优势，针对其中存在的弊端提出解决方案，不断完善管理程序，总结经验，最终达到档案的高效管理目标和要求。