基于档案信息管理系统的医院科研档案收集归档流程构建

文/金华市中心医院 徐颖

医院科研档案是指医院专业技术人员在从事与医学相关科学研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体形式的科研文件材料。近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，科研文件材料的形式发生了较大变化，档案的储存形式也随之发生了改变，传统的以纸质存档的方式已无法满足科研人员及档案管理人员的需求，为此，许多单位都引进了档案管理信息系统，逐步实现档案资源数字化、档案管理过程网络化。本文利用信息管理系统建立了一套医院科研档案收集归档流程，为档案全过程信息化管理奠定了良好基础。

一、医院科研档案内容及收集期限

医院科研档案是医学科学研究的载体，因此，科研档案的收集与归档要与科学研究活动同步进行，根据医院科研活动内容，医院科研档案主要分为以下五类：

（一）科研综合档案。包括上级科技机构及医院正式发布的科研项目立项、科技成果奖励、实验室及重点学科成立、科研管理制度等红头文件及其他在科研管理活动中形成的问卷材料，以年度为单位进行收集归档。

（二）科研项目档案。按照科研项目文件的形成规律，科研项目档案包括项目申报书、立项查新报告、伦理审查报告、项目批文、项目合同书（任务书）、项目中期检查材料、项目验收结题材料、成果奖励申报材料、推广应用材料等。一个科研项目完成后，即将所形成的科技文件材料进行收集归档。

（三）科研成果档案。包括科研论文档案，著作档案和专利档案，一般按照年度将本单位专业技术人员在各级各类刊物上发表的论文、撰写的著作和授权专利进行收集归档。

（四）学科及平台建设档案。包括重点学科、实验室平台建设申报材料、建设期满考核材料及建设期间形成的科技文件材料等，一个建设周期完成后对所形成的材料进行收集归档。

（五）学术交流档案。包括聘请院外专家来院讲学和本单位专业技术人员外出参加国内外学术活动的记录文件，按照年度进行收集归档。

二、科研档案收集归档流程

医院科研档案已逐步形成“电子档案为主，纸质档案为辅”的格局，因此，借鉴电子档案“前段控制”和“全程管理”的理念，医院科研档案收集归档工作流程（图1）起始于文件形成阶段，经价值鉴定、数据采集、分类、格式转化后实施预归档，预归档环节由科研管理人员作为责任人，预归档完成后科研管理人员将档案移交至医院专职档案管理人员，通过档案信息管理系统实现最终收集归档。

（一）科研文件价值鉴定。根据《科学技术档案工作条例》《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）等规定制定医院科研档案文件归档范围，科研文件资料形成后根据归档范围判定文件是否应归档保存。对于有归档保存价值的文件，科研管理人员按照要求做好文件登记和保存工作，如科研项目一题一档，成果档案按科室分类保存、学术交流档案按月保存。对于无归档价值的文件，仅按照文件处理的有关要求管理即可。

（二）科研文件预归档。预归档是指档案文件在正式进入档案信息管理系统前进行的归档操作。科研管理人员在文件资料达到归档期限时，对文件进行分类、格式转化、预归档，以保证问卷的真实可靠和完整可用。1.分类。价值鉴定阶段科研管理人员已对文件资料进行了判定，并分类保存，因此预归档阶段的分类操作在此基础上进行二次确认即可。与价值鉴定阶段不同的是，分类过程中要特别注重文件的真实性和完整性审查，科研管理人员要根据不同类别档案的特点做好审查、整理工作，如科研项目档案需按照课题准备、研究实验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个工作阶段整理组卷，成果档案可通过外网文献、专利数据库进行复核并按学科进行分类整理，确保无文件资料遗漏。2.文件格式转化。为满足后续信息化管理的需要，要将所有需要归档资料按照电子档案保存要求进行格式转化，即将所有的纸质文件转化为电子文件，为保证文件真实可靠，一般将文件转化为pdf格式，并设置保护限制。部分原本即电子化的文件资料，需注意格式的统一性。3.预归档。预归档是指科研管理人员利用档案信息管理系统对已经办结的应归档文件进行规范性检验，检验无误后，将文件移交给医院专职档案管理人员，其中电子文件通过档案信息管理系统移交，纸质文件仍通过人工移交，要注意电子文件与纸质文件的一致性，电子文件移交时根据信息系统预设的档案分类选择相应的类别，移交申请提交后，文件材料即进入了“准归档”状态。规范性检验主要是检查文件的内容、格式是否符合电子存储和信息化管理的规范，检查存在问题的文件，科研管理人员需对其进行完善和补充，无误后“固化”文件的修改和删除操作。

（三）档案信息管理系统收集整理归档。科研管理人员通过档案信息管理系统提交档案移交申请后，医院专职档案管理将进行文件接收，并经过分类、编号、补充著录等步骤后，才最终实现文件归档，实现文件到档案的转化。1.分类与编号。医院档案管理人员接收档案文件后，通过档案信息管理系统对档案进行分类。科研档案一般存入科研档案案卷，该案卷包含了科研项目档案、科研成果档案、学科建设档案、教学档案、继续教育档案五类，档案管理人员对电子文件和纸质文件均核查无误后，赋予分类号，再将经过分类的文件按照预定的排列顺序赋予档号，并在对应的纸质文件上盖上归档章。分类与编号过程中，管理人员需同时进行档案的真实性、完整性、可靠性和可用性检查，如存在问题需退回科研管理人员修改补充。2.补充著录。补充著录是指将属于档案管理范畴的元数据补充完整，并检查科研管理人员提交的数据是否符合档案管理的有关要求，如主题词、责任者等是否有缺失，题名是否完整反映档案的主要内容等。3.归档保存。归档保存是档案管理系统中文件整理和档案归档的最后一个环节。在此环节中，档案的内容和数据均已整理完成，电子档案已按档案管理的有关要求在档案管理信息系统中进行组织和存储，纸质档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）封装完毕。归档保存操作完成后，档案内容、结构等原则上不能再进行修改，档案管理人员将在系统中设置档案使用权限，方便后续档案的查询利用。

医院科研档案作为医学科学研究的载体，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定有着重要的作用，同时也为医院科技决策、发展规划的制定和医院人才考核、职称晋升提供信息依据，具有参考和凭证的功能，利用信息化工具对科研档案进行收集、整理、保存有利于保证档案信息的真实、准确、全面，提高工作效率，也有助于后续对档案的管理和利用。