公安档案信息化应用过程中的问题与对策——以濮阳市公安局为例

信息化技术将公安档案管理带入了一个全新的时代，颠覆了传统档案管理模式。公安档案管理信息化建设是适应现代化警务模式的一项基础性、长期性工作，探究公安档案管理信息化应用过程中的问题并提出相应的对策有助于公安档案更好地为公安工作服务。

一、濮阳市公安档案信息化建设现状

公安档案信息化是提升公安工作质态的助力器，繁荣公安文化的富矿沃土。濮阳市公安局对公安档案信息建设高度重视，借鉴国内档案信息化管理先进经验，成立了档案管理信息化领导小组，制定了“两年三步”的建设规划和具体的实施方案，明确警令部牵头，后勤、通信等部门配合，在人力、财力、物力等方面加大投入，截至2016年底，全市公安档案信息系统建设任务全面完成，市、县、乡档案管理信息系统实现了三级联网，走在了河南省前列。

（一）加大投入，切实加强档案管理基础建设。硬件方面，濮阳市公安局坚持加大档案管理基础设施投入，主动征求上级主管单位的意见建议，对照规范档案室建设标准，大力推进档案管理基础设施规范化建设。市局档案室在原有一库房的基础上，新建200余平方米的第二库房，新装标准档案密集架265立方米，按照档案管理规范化认证标准，配备各种管理设施。各县局、各单位按照档案保管“十防”要求，配备了防火、防潮、防消磁等设施，改善了档案安全管理条件，确保了档案安全。清丰县、范县公安局采用现代管理手段，为档案库房配备了智能化档案密集架，管理水平进一步提高。软件方面，坚持实用与设想、现在与未来综合思维，组织技术力量与全省档案信息化管理软件开发商反复沟通，对系统软件进行了调整升级，为公安档案信息、数据纳入全省公安大数据系统建设预留接口，为档案信息管理系统深度运用奠定了基础。

（二）健全制度，切实加强档案工作正规化管理。一是建立健全档案收集、保管、保密、查借阅、鉴定、档案人员岗位责任等各项制度，做到制度上墙，强化监督检查。二是调整充实档案管理人员队伍。全市按照年轻化、知识化、专业化标准，明确了市局、县局专职档案员20名，局直其它单位内勤19名为兼职档案员,档案员大专以上文化程度占89%。三是加强档案管理人员素质和能力培养。举办全市公安机关档案管理业务知识和信息化管理培训班，对各县局、分局、局直各单位档案工作的分管领导和档案员进行集中培训，进一步更新信息化、现代化、科学化管理档案理念，为全市公安档案管理工作实现新跨越奠定了良好基础。

（三）深化应用，切实发挥档案工作职能。目前，濮阳市公安局档案室库存专业档案82761卷，文书档案20916卷，其中今年新增文书档案1212卷，专业档案7032卷，为公安档案的开发利用和信息化管理奠定了基础。各级档案管理人员紧紧围绕公安工作实际，加强对公安档案信息的筛选、汇总、分析、提炼，为领导决策、打击犯罪等公安业务工作提供优质高效的服务。汇总年度公安工作中大事要事，编写公安大事记，报市政府史志办，协助汇编全市史记材料公安篇。积极配合公安实战单位开展业务工作，今年以来为业务单位查询700余次，为打击违法犯罪，维护社会治安提供了大量凭证和执法依据。

二、公安档案管理信息化应用过程中问题

虽然濮阳市县两级公安机关档案信息化管理进一步规范，档案信息化建设任务已完成，但是由于部分单位对档案工作重视不够，受警力紧张等客观因素制约，各县局、城区各分局之间工作发展不平衡，档案管理工作中还存在一些突出的问题亟待解决。

（一）档案库房管理欠规范化。县局公安机关虽然库房基础建设较好，但内部管理不够规范，如南乐县、台前县公安局、卫都分局、治安支队等单位档案库房都不同程度存在办公用品摆放凌乱、堆放杂物，卫生条件不达标等问题。个别单位除湿、防火设备配备不到位，不能满足档案保管安全要求。

（二）档案管理业务工作水平不高。部分单位档案管理人员不熟悉、不掌握档案规范化整理标准，档案整理归档过程中在分类、整理、编号、装订、卷宗封面填写等环节出现错误，部分单位未对归档文件进行筛选和分类，所有文件混杂一起。

（三）档案立卷归档意识不强。城区公安分局此类问题突出。部分单位主要领导、分管领导不重视档案管理工作，档案没有应收尽收，致使分局组建以来工作中形成的业务档案卷宗散落在各业务大队内勤或民警个人手中，及时立卷归档比例不高，没有落实档案管理工作要求，存在档案管理安全隐患。分局由于办公室人员少，缺少懂业务、有能力的人员从事档案管理工作，致使档案连续三年未收缴，档案管理工作停滞，急需充实人员，使档案管理工作恢复正常。

（四）档案人员业务素质不高。从检查情况看，多数单位普遍缺少专职档案员，大部分为办公室人员或内勤兼职，对档案工作业务知识缺乏系统地学习研究。新配档案员对基础业务不熟悉，在档案收集整理过程中文件材料收集不齐全、归档不及时，整理不规范现象时有发生。部分单位对档案工作重视不够，组织参加学习培训的机会少，现代化管理知识更新慢，存在对配备的先进设备、信息化管理系统不会用、不敢用等问题，服务公安业务工作的能力水平欠缺。

三、公安档案管理信息化

（一）进一步加强对档案工作的组织领导。档案管理是对历史负责、服务公安业务工作的一项基础性工作。实施档案工作“分级管理”，有章可循，有法可依。各级公安机关要进一步深刻认识新形势下加强和改进档案工作的重要性、必要性，切实提高对档案管理工作的重视程度，把档案管理与其它公安业务工作同部署、同安排、同落实，发挥好公安档案服务公安中心工作和现实斗争的职能和作用。要按照“谁管理、谁负责、谁实施、谁担责”的原则和要求，建立档案工作领导组织，健全并落实档案管理工作制度，强化主要领导、分管领导和具体责任人的工作责任，动员全体民警积极参与，构建“大档案”工作格局，为公安档案工作可持续发展提供有力组织保障。

（二）进一步加强档案安全管理和业务工作。要在档案管理工作中凸显安全这一主题，注重和加强硬件投入和基础建设。各县公安局、市局各公安分局和局直有关单位要深入开展自查整改和巩固提高，在档案库房建设上舍得花钱，确保各项安全管理实施上应有尽有，提升档案库房建设管理水平。要克服办公用房紧张等实际困难，创造条件，建安全规范的档案库房。要强化档案规范化管理意识，重点在档案的收集、整理、移交、借阅、归档等业务环节抓好制度落实。城区各公安分局要紧密结合自身实际，以业务档案归档为重点，组织开展业务档案集中收集归档活动，补齐短板，把未立卷归档的档案全部归档，彻底消除业务档案卷宗可能丢失的安全隐患。

（三）进一步加强队伍建设和档案管理业务能力培养。搞好档案工作，队伍是关键。要高度重视档案工作队伍建设，配齐配强档案工作人员，年龄偏大、知识结构不合理的人员要调整，兼职过重的要减负。要组织开展多种形式的档案管理知识学习，注重和加强信息化管理技术培训，强化档案管理人员管档、用档意识，提高档案人的业务素质能力。要组织编研开发档案资源，把“死档”变成“活档”，提升档案管理服务公安业务工作的能力和水平，推动全市公安档案管理工作再上新台阶。