探讨档案信息化建设与档案管理

梁琪艳

摘 要：随着档案管理的发展信息化技术在档案管理中的应用也逐渐增多，档案管理的信息化能够更好的促进我国社会的发展，也让我国档案管理的水平更上一层楼，同时随着档案管理的发展，档案管理的信息化已经成为档案管理的一种趋势，成为了档案管理水平提升的一种有效的途径，本文就档案信息化的建设以及档案管理进行分析，希望能够找到现在档案管理中存在的问题，并能够针对档案管理中的问题找到行之有效的对策，来让档案管理的信息化水平得到更好地提升。

关键词：档案管理；信息化建设

随着信息技术在档案发展中的进一步应用，档案已经进入变革的关键时期，在整个变革的过程中，信息技术发挥了非常关键的作用，让档案发展能够更好的适应社会发展的需求，在社会发展过程中占据非常重要的地位，同时在档案信息化的发展过程中，对信息资源进行管理也成为档案发展过程中非常重要的一个环节，我国的档案开始向着更加现代化和信息化的方向发展，使得档案信息化的建设更加完善，而档案信息的管理也逐渐向着电子化的方向发展，让档案变得更加规范化。

1 档案管理简述

档案在我国的发展历程是非常长的，但是档案的发展却并不是非常的完善，仍旧存在着很大的问题，随着现在档案发展规模逐渐的扩大，档案的数量不断地增加，使得档案的工作量逐渐增大，档案的种类也在不断增加，档案信息量也在不断的更新和积累，传统的档案管理模式已经逐渐开始不适应档案的发展了，必须对档案管理进行创新，只有这样才能让档案得到更好地发展，同时也能够更好地满足社会发展的需求，让档案的事业得到更好地发展，同时，针对现在档案发展中存在的问题也应该给予积极地解决，只有这样才能更进一步的，促进档案的发展。

1.1 传统的档案管理效率低

在传统的管理模式中，对档案管理工作主要是对档案进行分门别类整理，在进行档案的存取过程中，主要都是运用人工的方式来对档案进行管理，在进行人工操作的时候不可避免的就会出现问题，档案管理人员在进行档案取用的时候经常会出现失误，很多的档案管理的人员都会存在很大的随意性，这就使得档案的次序得不到很好的保证，这种现象就使得档案管理的过程中经常出现无序的现象，而现代档案本身也存在著信息量比较大的情况，如果仍旧按照传统的方式来进行档案的管理，就会让档案管理的效率被进一步的降低，同时在传统的档案管理过程中，如果一旦发生档案没有放在指定位置的情况，管理人员就必须要把所有的档案都重新浏览一遍才能找到所需要档案，非常的费时费力，导致档案管理的效率被进一步的拉低。

1.2 档案编目流程低效

传统的档案管理都是需要手工来对档案进行处理，在整个过程中工程量是非常庞大的，需要对档案进行整理、分类、重新的装订、排序、进行编号的编写，然后在进行手工的录入目录等。同时整个操作的流程是非常复杂的，每一个环节都需要非常大量的人力和物力，如果其中有一个环节处理不当话，就会对档案的资源造成非常大的影响。

1.3 人员素质偏低

提高档案管理人员的信息技术应用技能和管理水平是必要的，但目前相关人员的素质偏低，思想观念比较落后，未能严格遵循规章制度。或者责任心不强，缺乏奉献精神，不利于促进档案管理工作水平提高。应该加强管理和培训，实现提高档案管理水平，推动档案信息化建设的目的。

2 档案管理信息化建设的必要性

档案需要长期保存，很容易出现文档纸张受潮、虫蚀等灾害，为了改善存储环境，档案部门要投入大量的文档管理费用，并且档案需要反复查阅，会受到不同程度的损害，这给档案管理带来困难。信息社会的发展，办公自动化的出现，使得档案管理方式发生了变化，信息化建设成为必然。

2.1 档案管理信息化是实现资源共享的要求

全球化背景下，档案资源信息化建设成为各国抢占经济发展的最高点，也是加快社会经济发展的必由之路。加快档案管理信息化建设是实现档案信息管理的现实需要，实现档案资源的便捷开发、利用，打破信息资源之间的壁垒，实现资源的共享。

2.2 档案管理信息化是档案事业发展的要求

档案是社会发展中的基础性事业，在社会现代化建设中占有十分重要的地位，随着社会经济的快速发展，传统档案管理方式已无法满足社会需求，档案工作的内外环境都发生了改变，档案管理面临新挑战。

2.3 档案管理信息化是提高工作效率的要求

档案管理工作基本上都是人工操作的，档案管理实行的是精细化的管理，主要以手工劳动为主，花费大量的人力、物力，但效率却不高。在信息技术快速发展的今天，这种档案管理方式远不能适应社会对档案的需求，弊端也变的越来越明显。

3 档案管理信息化建设的措施

3.1 建立现代信息服务理念

信息时代，档案工作服务方式发生了很大变化，为档案管理工作提供了前所未有的发展空间。信息系统的广泛使用，形成了大量的电子文件信息资源，信息系统用户越多，对信息服务的要求越高，所以，档案管理人员要树立现代信息服务理念。

3.2 加强信息化基础设施建设

计算机网络的发展，实现了信息数据的远近传递和处理。电子文件以其快捷的速度正逐步取代纸质文件，它具有传统纸质档案无法比拟的优势，大大提高了档案工作效率。档案文件管理方面，可以通过计算机进行文件的发送、接收、借阅、归档等，档案归档管理方面可以用计算机进行档案的收集、整理等。

3.3 提高人员素质，推动信息化建设和管理效率

重视基础扎实，业务技能强的档案管理人员引进，有效掌握信息技术的应用技能。从而顺应网络化、信息化发展需要，促进传统档案管理方式得到根本转变。加强档案管理人员培训，提高信息技术应用水平，完善培训制度，丰富培训内容，包括档案管理理论、计算机技术应用知识、数字化建设、现代管理理论等，促进档案管理人员综合技能提升。注重档案管理新技术、新设备和新方法的培训，提高信息化技术应用技能，有利于档案信息化建设和档案管理水平提高。

4 总结

综上所述，在档案发展的过程中信息技术对于其起到非常关键的作用，档案管理相对与其他的行业而言是一项非常复杂的工作，为了更好地适应现代社会地方发展的需求，档案管理逐渐的开始了档案信息化建设，这对档案的发展来讲是一次非常重要的变革，关系到档案的未来发展趋势，信息化的应用让档案管理的效率变得更高，不仅能够让档案更好地为人们服务，也进一步的促进了社会的发展和进步，让档案管理在社会发展中的地位得到了上升。

参考文献

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