探究学校档案管理规范化的路径

张梅雪

摘要：随着我国教育事业的不断发展，各种职业类院校的数量也越来越多，这在一定程度上给中职院校带来了新的挑战。对于中职院校来说，平时在开展各项工作时，都会认真做好记录工作，其中档案是最主要的一种形式，具有综合性、全面性以及有效性的特点，在一定程度上与学校的生存和发展有着密不可分的联系。因此，本文对学校档案管理规范化的路径进行分析讨论。

关键词：学校档案管理；规范化；路径

学校在建立和发展过程的各项工作都可通过档案来进行记录，对当时的情形能够进行清晰完整的记录，并能够保存下来，对学校日后的发展进行有效的指导和借鉴。学校的档案因为学校的发展时期与状况的不同，所以其记录的内容也会不尽相同，每个阶段都会呈现出不同的特点，所以通过记录的档案为学校今后开展教学工作提供了理论指导和意见参考，推动了学校的进一步发展。

1学校档案管理在工作中的重要价值

1.1及时保存重要信息资料，能清晰反映出学校的管理水平

从建校以来，学校不同阶段的发展状况以及各项工作的开展历程，都可以将其记录并归纳保存在相关档案里，而这些档案的完善保存，不仅可以为学校今后的发展以及各项工作的开展提供有效的依据，而且有为学校的未来规划提供充足的经验。从档案的管理机制中，和档案里相应数据及资料的分析结果中，可以显示出学校的发展进程以及学校的管理水平。

1.2档案的管理保存，有效反应学校的教学科研水平

学校教师的各项工作表现都会记录在档案中，以及教师获得的优秀奖项和各项成果都会保存在学校的档案里，从学校档案记录的资料分析中，就可以很好地显示出学校历年来的成就，同时为学校的管理制度提供有力的见解，通过记录可以很好的显示出学校的发展历程，并且可以有效的显示出学校在各专业的教学水平。

通过档案的形式记录下各项目的开展经过以及结果，不仅有助于学校个个阶段对工作进度的总结以及反思，而且为学校未来的规划落实提供有利的参考。

2我国学校档案管理工作现状

2.1在观念上对档案管理不够重视

我国当前有很多学校在进行管理的过程中对档案管理不够重视，依旧认为档案管理只不过是一种简单的记录，主要是为了满足领导对工作检查的需要，依旧觉得档案管理在学校的工作方面没有真正的意义，所以很多学校的领导对于档案管理工作并没有加以重视，继而很多档案管理工作者在管理的时候也没有正确的态度，往往也是敷衍了事，这样的背景下学校自身的档案管理水平也就很难得到有效地提升。

2.2档案管理制度不完善

因为学校领导层对档案管理工作没有足够的重视，所以档案管理工作的相关制度也没进行严格的制定，而已有的一些档案管理制度也不够健全，使得在进行档案管理工作时没有制度来要求，没有标准可参考，同时对档案管理自身的工作也没有明确的制度来保障，又因为对档案管理工作没有进行监督和检查，档案管理人员的责任心就会下降，使档案管理工作中经常会出现文件不及时整理、资料丢失、数据收集不全等现象。

2.3档案信息开发和利用情况

针对档案信息的开发和利用呈现消极的情况。学校并没有将档案信息的开发和利用重视起来，导致档案并没有发挥出它应用的价值。同时，在针对档案进行管理的过程中过于忽视其宣传和服务的作用，并没有做好基础性工作，让人们误以为档案是密不可宣的文档，很多管理人员对档案的认识和管理呈现出一个模糊的状态。在特殊节日的时候，不能更好地利用档案室借阅和查询相关的此案料，这对于新方案的制定产生了消极影响。

3学校档案管理规范化的路径

3.1进一步深化档案管理的意识

首先，要定期开展相关的培训工作，使得档案管理工作者能够对相关的档案管理知识进行及时的学习，使得相关工作者意识到档案管理工作自身的重要性，能够更加自觉的做好相关的管理工作，档案管理工作者对学校的互动都会有比较清晰的了解，能够依据不同的内容对档案采取不同的方式进行管理。

其次，为了能够在当前科学发展观的指导下将档案管理的水平进一步提升，学校的相关领导应当以身作则，对学校的档案管理工作加以重视，号召全学校的工作者都能够积极配合并有效开展档案管理工作。

3.2建立健全档案管理制度

健全的制度能够保证工作的顺利开展，学校档案管理同样需要健全的制度来引领和规范。随着学校的不断发展与壮大，学校里有很多活动和事宜需要进行记录和整理，因此学校的档案管理工作也日趋复杂。只有建立起合理严格的制度，对档案管理工作的各个环节做出详细的规定，针对制度可以采取切实可行的措施对档案进行分类、整理和存档。档案管理工作才能有序进行。

3.3加强档案管理人员的综合素养

随着学校的发展与壮大，档案管理工作人员的工作量越来越大，同时档案管理工作对于学校发展来讲具有不可替代的作用，因此必须要注重档案管理人员的综合素养，且在档案管理工作实践中增强和提高档案管理人员的综合素养。学校可以为档案管理人员提供参加相关活动的机会，更要鼓励档案管理人员参与相关活动，从而促使档案管理人员的专业技能得到提高，更使档案管理人员认识到责任心和执行力的重要性，从而在实践工作中注重培养自身的责任心和执行力。

3.4推进现代化建设

随着科技的发展社会的进步，现代化技术应用更加广泛，为了进一步提高学校档案管理工作，保障其能够顺利进行，需要推进现代化建设。在这一过程中，可以使用以下两个方法，第一，在档案管理的过程中，使用新型的信息管理技术，改变传统的档案管理方法，使用数字化的方式对其进行管理，通过使用这种方法，既能快速对档案进行分类，又能减少了档案的存放空间。第二，推行电子档案的使用，通过使用电子档案，能够改变传统的传递档案的方法，并加快档案的查找速度。通过以上两种方法推进现代化建设，能够做好档案的保密工作，保障学生个人信息的安全性。

3.5加强档案信息开发和利用

档案信息是整个档案管理中的重点部分，笔者认为强化其信息的开发和利用对学校未来的发展以及档案管理产生了积极影响。首先，作为校领导人员应该积极重视档案信息开发和利用的工作，保障其原始材料收集工作能顺利的进行。并且，将所收集的材料按照相关的规定进行分类和整理，为档案信息的利用奠定基础。其次，强化档案信息管理的宣传和服务工作。档案管理人员可以针对档案信息利用进行知识的普及和宣传，对教师以及学生进行开放，从而帮助教师和学生能查阅相关的内容为教师的教育提供资料，为学生的学习提供丰富的经验。最后，重视档案室的建设形成一个良好的工作环境，将档案管理按照不同的內容进行分类并展示出来，从而让校内的工作人员能更加了解档案对其有一个清晰的分类和定义，为浓厚的学术氛围奠定基础。

结束语：

综上所述，对学校的档案加强管理，对学校所组织的活动状况加以就，同时依据不一样的类型档案进行分类以及整理，使得学校档案的管理能够更加规范化，学校要进一步加强在档案管理方面所进行的投入，比如说硬件以及软件方面的投入等等，使得学校档案管理的自动化的程度能够得到进一步的提升，以更好提升学校的整体管理质量和水平。

参考文献：

[1]浅谈新时期学校档案管理的创新[J].苏友华，刘媛媛.办公室业务.2017（21）

[2]浅析学校档案管理工作创新的意义与途径[J].吴雅鸣.办公室业务.2018（03）

[3]浅析学校档案管理工作创新的意义与途径[J].吴雅鸣.办公室业务.2018（05）