档案管理的创新与服务模式探究

杜玲

摘 要：档案管理是一项基础性的工作事项，但是其作用和意义是不容忽视的。在当前新的发展形势下，档案信息的管理体制创新以及服务模式的优化被提上了日程，很多企业和事业单位也在按照自己规划的日程表和计划来逐步推进体制改革，并对暴露出的诸多问题展开深入的分析和研究，采用科学的应对策略加以解决。主要的目的就是要充分挖掘档案信息的实用价值，将这些信息资料转变为实用性更强的信息资源，为决策和部署提供信息支持。

关键词：档案管理；创新；服务模式；研究；应对策略

引言

目前我国的档案管理事业发展过程中，仍然存在较多的不足和工作上的常见问题，这无疑阻碍了档案管理这项工作的正常发展与进步。为此，应结合管理工作上的规范要求和发展目标规划，从管理以及服务体系中寻找存在的漏洞和缺陷，进而建立健全创新性的管理体制，完善规章制度，进一步规范档案各项基础工作环节和流程体系，提高管理效率和质量。本文主要针对当前档案管理之中存在的问题进行分析，同时提出相应的应对举措。

一、当前档案管理与服务中存在的主要问题

（一）信息化管理体系建设的不完善

随着信息时代的来临和信息技术的迅速发展，纸质类档案及其传统的管理模式已经難以适应当前发展变化的总体形势，为了提高管理效率，各个企业和事业单位都在加大对信息化管控体系和电子档案制度的投入、建设力度，就是希望通过改变管理方式来更好的处理工作中的问题。但是信息化体系的建设期间，并不是一帆风顺的，在信息化的管理和控制体系中出现了很多以往不曾重视过的问题和不足之处，极大的阻碍了该管理制度的建设与完善步伐。管理体系的缺陷包含很多方面，管理人员的理念、固有的思维局限和习惯性的工作方式等都是重要的影响因素，而存在的制度性缺陷还并没有引起高层领导的重视。

（二）档案部门的内部组织体系不够健全

档案管理的主管部门，其内部的结构与组织还没有得到进一步的完善以及优化，其内控机制的管控水平较低，就造成档案管理的工作效率难以得到有效地提升，在这种组织体制的局限性影响之下，工作人员大多因循守旧，很难激发创新性的思想理念和思维模式，由此引发整个管理秩序更加混乱，很难高效、合理的去处置繁琐的管理事务，管理工作当中的问题也会逐渐增多。

（三）档案管理基础设施较差

档案管理基础设施较差是限制档案管理效率提升的另一主要因素。其基础设施较差主要表现在，档案工作标准不高。由于经济条件限制，大部分档案管理机构档案室建设不够标准，未按照科学的建设流程进行基础建设。同时很多档案管理及服务机构的档案室保管条件简陋，防虫防霉设备不配套。有些单位因受到办公条件限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响了办公效率的提升而且也限制了档案管理效率，很多档案由于在潮湿阴暗的环境下长时间存放导致发霉或变质，纸质文献资料价值严重降低，损害了档案的价值性和可利用性。

二、针对当前档案管理与服务方面存在问题的应对措施

（一）树立创新意识 建立信息化档案管理体系

要想针对当前档案管理及服务中存在的问题进行有效控制，就要转变思路，树立创新性思想意识和息化工作意识，打造信息化档案管理体系，全面引入信息技术来提升档案管理效率。这就要求专业的档案管理部门要设置相应的预算资金，通过建立专业的档案信息化管理体系及服务机制来扩大档案信息的使用范围，这就要求但管理机构一方面要结合信息技术建立线上信息服务平台来满足社会用户多方面当然信息获取的需求，另一方面档案管理及服务机构要在引入计算机技术的前提下，结合自身的管理模式，优化自身的内部组织架构，根据自身的档案管理特点建立完善的信息化操作模式，要着重于档案管理人员信息素养的提升，加强其专业化培训，通过招聘引进专业的信息技术人才来提升整体的工作效率，促进信息化档案管理机制的完善。

（二）提升档案管理人员工作的积极性

档案服务模式要想全面创新就要提高管理工作人员的积极性，通过建立优化的管理制度来激发档案管理人员潜在的工作欲望，让其能保持较高的热情和较大的兴趣从事档案管理工作。档案管理工作是枯燥乏味的，其工作流程往往是单一循环的，由于运用传统落后的工作方式使一些工作人员长期存在工作懈怠的情绪这就造成了档案服务效率的降低。也正是由于服务的落后和落伍让整个档案管理工作失去了前进的动力。因此必须要树立创新性发展模式，打造统一的规范和标准，在档案管理工作中要引进激励机制，放弃铁饭碗的传统，积极的运用聘用制度，对单位现有工作人员实施公平竞争，竞聘上岗的管理原则。要从根本上激发档案管理人员的活力和工作欲望，全面促进档案管理人员转变思路，以此来提升档案管理效率。

（三）从根本上建立健全档案管理制度

档案服务模式的创新还要从根本上建立健全档案管理制度。俗话说：“没有规矩不成方圆”。档案管理制度就是规矩，没有规矩对档案管理工作流程、工作程序及处理方法予以具体规定，就不能突出档案管理的特点及优势。这就要求，档案管理及服务机构要根据自身的管理实际及发展模式，在适应单位需求的前提下，建立统一的档案管理服务制度。制度要简洁易行，简明实用，可操作性强，要树立具体的制度目标，通过结合人员的工作情况对员工的工作予以具体规定，要着力突出员工的工作表现适当引进绩效管理制度激发员工的工作欲望。同時档案管理制度的建立要坚持制度约束的双向性，既能够约束领导，要能够有效约束员工，领导的行为和形象，直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主体，是制度主要约束对象和执行者。这就要求领导要在制度的约束下努力履行自身的岗位职责，而档案管理人员要在制度的约束下树立创新性思想，能够将创造性的工作方法应用到具体的工作过程中，提升档案服务效率。

三、结语

在信息技术的影响下要想创新档案管理及服务机制就要树立创新性发展意识，要结合档案管理工作的具体流程及方法健全管理体系和制度，以制度为档案管理的根本出发点和立足点，促进档案管理效率的提升。

参考文献：

[1]林静.大数据时代下的档案管理创新策略[J].山东档案，2016（04）.

[2]郑玮.浅谈医院档案管理创新与改革[J].办公室业务，2016（19）.

[3]郑婕.浅析档案管理创新问题及途径[J].内江科技，2015（03）.