试析提高办公室档案管理工作效率

郭庆龄

摘 要：办公室档案管理工作关系到办公室各项工作的展开与记录，并且决定着办公室的管理效率。二十一世纪是信息与智能的新世界，传统办公室档案管理工作早已经无法切实有效地满足企业单位管理与发展的需要。通过互联网信息技术来实现办公室档案管理工作效率的提高，是未来办公室档案管理工作发展的大方向。本文在论述档案管理工作重要性的前提下，以互联网通讯技术以及提高工作人员等角度來论述提高办公室档案管理工作效率的策略，希望能够抛砖引玉，提高我国办公室档案管理的发展。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

在经济高速发展的前提下，互联网技术不断融入各大行业领域，并成为其他领域不可缺少的组成部分。随着网络技术的不断提高与更新，信息时代的到来已经近在眼前。互联网技术拥有电子信息化管理的优势，与传统的管理方式相比，避免了人工整理可能出现的各种纰漏，并且简化和强化了信息的储存与分类，通过远程控制与指令等功能对办公室档案管理工作进行切实有效的提高[1]。办公室档案管理工作凭借互联网技术这把东风可以迅速提高，但同时也需要积极调整内部策略，不断建立完善管理体系，以保障在传统管理方式与信息化管理方式交替之时各项工作的顺利进行。办公室档案管理工作需要保证档案的完整，实现档案的利用价值，这就需要对档案管理工作人员的专业素质与职业道德有一定的要求。

一、强化档案管理的重要性

在强化档案管理工作之前，需要明白办公室档案的内容和性质存在着很大的不同。档案的内容决定了档案的重要程度，也决定了管理办法的迥异。一般来说，有些内部机密文件关系着企业未来发展的方向以及开展的各种业务，这部分档案的保密以及管理工作相当重要，不仅需要档案管理工作人员的工作素质高，保障这一类档案资料不会发生丢失或者泄露的情况。对一些档案机密级别比较低的档案文件，档案工作人员应当要有所考证，虽然与高级机密文件的重要程度不同，但同样需要进行分类与归档。办公室档案管理工作的核心在于档案资料的管理，一旦档案管理工作做的不好，根据档案内容将会对企业造成不同程度的危害[2]。一旦涉及到一些重大的业务，很可能使企业遭受到很大的经济损失。员工的人事档案也同样关系着员工未来工作岗位的竞争以及各种手续的办理证明等。因此强化办公室档案管理工作是非常重要的。

二、如何提高办公室档案管理工作效率

（一）完善的办公室档案管理制度势在必行

建立完善的办公室档案管理工作的前提，是企业单位领导对办公室档案管理工作相当重视。只有领导的全力支持，办公室管理制度才能顺利进行。建立完善的办公室档案管理制度，首先需要有一个单独存放档案的资料室，避免其他企业资料与档案资料混淆在一起，造成档案资料丢失或泄露，并根据档案文件的内容进行分类，并标注日期与标签，以便日后进行查找和查阅。另外档案资料室的选择尽量要选择较高的楼层，并且在档案室的门窗上进行加固围栏，避免出现有人盗窃档案管理资料的可能。对于一些对企业有很重要作用的档案未见，应当单独存放，并且对档案进行保密期限设定。随着时间的推移，应当对不同的档案进行升高机密和降级机密以及解密机密等处理办法，对于一些没有保密必要的文件应当重新整理并记录。否则档案一直只进不出，是不利于档案工作效率的提高。在进行档案管理工作的过程中，应当有两个工作人员以上的人在场来互相监督，并安装全方位全天的监控装置。

（二）对办公室档案管理人员进行培训

俗话说“活到老学到老”，对办公室档案管理人员也是这样。虽然一个人的品行很难在短时间内鉴别和改变，但是其专业水平却可以通过培训来实现。办公室档案管理工作人员是档案管理工作的执行者与管理者，只有通过充分的培训内容，将各项专业知识与技能教授给他们，并让他们明白办公室档案相关的法律问题，才能够有效促进档案管理工作人员对档案的保密意识，从而加强办公室档案管理工作的水平。另外档案管理工作人员也应当明白档案管理工作的重要性，需要其他成员来培训协调，做好档案管理工作的保密工作[3]。档案管理工作人员应当通过培训来掌握档案工作的核心思想以及管理操作技能，并对档案的相关法律有所涉猎。

（三）互联网信息化对办公室档案管理工作的强化

传统的办公室档案管理工作需要档案工作人员将各种复杂繁多的档案进行集中立卷处理，并且分类保密。但是随着互联网信息化技术的不断推进，与办公室档案管理工作结合之后，档案管理便转化为新闻档案文件处理的形式。信息化档案管理在一定程度上减轻了办公室档案管理的复杂程度，并且可以实现在电脑上将企业内部的各种档案文件进行仓储和分类，但是针对部分加盖企业印章的文件，信息化管理并不能将其在电脑内存储，文件本身具备的法律特性以及唯一性都是信息化管理所无法复制的。这时信息化管理应当按照分档归类以及信息检索的使用来对文档进行分类标记。对部分长期堆积不使用的档案进行信息化处理可以有效提高办公室档案管理的效率。网络电子信息化可以提高档案管理工作效率，但前提是档案管理工作人员熟悉电脑操作程序，来确保档案管理工作的准确性[4]。虽然信息化档案管理可以极大提高档案管理的效率，但是档案保密工作仍需要企业全体员工的支持，只有将档案管理工作落实到岗位责任制度上，以确保工作人员责任意识，才能切实地推动办公室档案管理工作的展开。

结束语：

伴随着我国社会经济的迅猛发展， 单位内部的运行管理体系越来越趋于完善， 作为内部管理的一个重要环节， 办公室档案管理的工作效率直接关系到单位业务能否顺利开展。所以， 积极采取有效手段来促进档案管理责任意识的增强， 应用网络电子信息化来进行档案管理， 通过新式管理模式来开展办公室档案管理工作， 能够有效促进办公室档案管理工作效率的提高， 从而确保单位内部各项工作的顺利进行。

参考文献：

[1] 刘洋. 试论提高办公室档案管理工作效率的几点思考[J]. 办公室业务， 2017，12（21）：86-87.

[2] 徐洪涛. 办公室档案管理工作效率的提升做法及重要性的若干研究论述[J]. 经营管理者， 2017，34（10）：67-68.

[3] 韩莹. 浅析办公室档案管理存在的不足及完善策略[J]. 丝路视野， 2017，12（28）：183-184.

[4] 鲁丹. 浅析办公室档案管理规范化的对策[J]. 消费导刊， 2017，24（30）：28-29.