从德国柏林档案馆珍贵档案灭失看档案信息化建设的必要性

曹春英 太仓市人民检察院 215400

机关档案工作在创建数字化档案室时应当牢固树立和落实科学发展观，解放思想，开拓进取，坚持高点定位、高效运行、高质体现，不断加强档案工作的规范化、现代化建设。以创新的思维、举措、方式来突破传统，超越自我，全面提升档案工作的信息化水平，从而开创档案发展的新局面。就目前来看，主要做好以下工作：

一、要贯彻档案法制理念，加强数字档案规范化建设

1.确保数字化档案管理有章可循。根据档案信息化建设发展的需要，不断完善档案管理制度。按照《江苏省归档文件整理规则实施办法》和各门类规定等文件，要在各环节建立与档案信息化相对应的制度，以确保数字档案管理有章可循。

2.确保档案数字化建设全员参与。认真贯彻执行档案法律法规，通过组织干警理论学习、参加竞赛等方式进一步加强全体人员对档案的意识，克服档案信息化是档案员的事，与己无关的思想；克服只要搞好检察工作，档案信息化好坏无所谓思想。

3. 确保数字化档案质优量精。首先由专职档案员确定数字化转换的对象和范围，重点针对文书、照片、实物、音像、会计、诉讼等所有门类档案制定出周密的计划和严格的实施步骤。其次在科学认证的基础上，由档案领导小组确认出有使用价值，需要数字化的档案。再由专职档案员进行数字化转换。构建成一个档案查找信息平台，为检察工作提供优质的现代化档案服务。

4.确保数字化档案信息的安全与保密。坚持贯彻落实保密制度，严格执行档案保密要求。在做好电子文件的归档和接收工作，实现档案信息资源共享的前提下，不断加强档案信息资源保密安全工作。

二、要加快信息资源的开发利用，推进数字档案信息化建设

1. 为检察业务工作服务。一方面建立数字档案信息服务网络，发挥网上借档、查阅功能，不断方便干警查阅档案。自建立数字档案查询以来，共为475 人次提供利用电子档案882 卷。另一方面还通过编撰具有检察特色、有实用价值的深层次编研资料，服务检察业务工作。

2.为检察宣传工作服务。充分利用数字化的文书、照片、实物等“死”档案，制作成电子人物宣传卡片，成功转型成对外宣传先进的“活” 资料。图文并茂的检察官形象在检察网络中广为传播，在每个人心中留下了鲜明、深刻的印象。

3.为检察信息化工作服务。通过编制有价值的电视片、广播剧等，不断适应信息化建设服务检察工作的大局。以我单位为例，目前，档案室共拥有数字编研成果8 种40 份。

三、要加大资金投入，保障档案数字化软硬件设施建设

1.加强硬件设施建设。利用 “两房”建设有利时机，积极改善档案保管条件和利用条件，确保档案用房总面积有计划递增，档案库房全部安装了密集架，柜式空调、除湿机等基本设施，档案办公室配置了内外网分开使用的专用液晶电脑，增添了DELL 笔记本电脑、彩色照片打印机、数码摄像机、数码照相机、光盘刻录机、复印机等先进的档案专用设备。为加快档案信息化建设，及时更新扫描仪，争取财政拨款引进高速扫描仪，不断提高档案数字化工作效率。

2.加强软件设施建设。建立了档案信息化管理平台，强化数据库管理功能。在电子档案的档案载体、收集、编目、查找、阅览、统计以及检索等环节开发、增添电子档案门类，明确收藏、管理和借阅形式，把以纸质档案为主、手工方式归档的传统模式，逐步向电子影像和数字化信息为主的自动化系统管理新模式转变。逐步引进最先进的档案管理软件为检察工作大局服务。依托院计算机局域网络，充分利用共享资源，逐步实现了档案信息网上移交、网上归档、网上检索。对室藏永久、长期保管的文书、照片，诉讼档案进行了扫描，完成扫描占全部档案总量的48%，初步建成我院数字化档案室。

3.注重信息化档案人才的培养。注重选择知识型、复合型、素质型的档案管理人员。每年定期派送专职档案员参加苏州大学和苏州市档案局联合举办的档案深化培训，不断提高档案管理人员综合素质，适应数字化管理工作。目前该院拥有专兼职档案人员11 名，除了具有法律本科文凭以外，均拥有国家计算机一级证书，专职档案员拥有国家计算机二级证书。

四、要创新档案工作理念，不断深化业务建设

该院通过创新工作来促进检察档案工作的全面发展，在成果面前不骄不躁，继续深化档案业务建设，不断用新的成果巩固达标升级的成果。

1．适应检察业务卷宗的质量新要求。通过提高对扫描卷宗质量要求来规范业务卷宗的内在质量。根据检察工作的需要，每季度将有用的业务卷宗进行综合扫描，配合省检察院制定的《江苏省检察机关办案工作流程》、《办案质量考评办法》的实施，进一步统一和规范业务工作过程，提高办案质量，院档案室对检察诉讼档案的质量提出了更高的要求，要求诉讼档案一律以A4 纸大小装订，过大的要予以裁剪，过小的要粘在A4 纸上，法律文书骑缝章完整，一经输入不再变化，确保高速扫描仪对文件的质量要求。通过案件质量考评等机制，不断提高业务卷宗的数字化质量，充分保证了在利用过程中的使用效果。

2.开拓档案保管工作的新领域。积极开展对同步录音录像保管的研究工作。讯问职务犯罪嫌疑人全程同步录音录像作为检察机关办案过程中的第一手音像资料，在揭露和证实犯罪、证明讯问活动合法性方面具有重要作用。如何保存好第一手非纸制的证据材料目前还是档案保管学上的一个重大难题，档案工作负责人主动与技术科配合，共同研究探讨同步录音录像资料保管上存在的问题，通过撰写调研文章，对同步录音录像建设中出现的问题提供档案学上的可行性方案，为检察业务建设提供重要的理论参考。

3.探索数字文书、数码照片、音像资料、实物档案开发利用的新途径。在实践中不断创新，探索数字文书、数码照片、数字音像档案的现有效能，制作成全院工作情况电视介绍片，通过多种途径、方式扩大宣传检察工作。通过试验——在陈列室中滚动播出，受到了来访的领导、同志的一致称赞。数字档案的初步整合充分展示了该院三个文明建设的伟大成果。