医院综合文档一体化管理探讨

李丫丫

摘 要：本文最主要从档案管理的角度出发，对医院综合档案管理在信息化环境中的管理模式的创新和改变进行研究。促进医院综合文档一体化发展和文档利用效率的进一步提高。

关键词：文档一体化；医院管理

1 医院综合文档一体化管理的基本内涵

以档案管理的角度为出发点，借助高科技信息技术对档案合和文本进行连续性、整体性的全程管理和控制的过程叫做文档的 一体化管理。通过文档一体化的工作，有助于促进文档和文本工作之间的连续处理，从前端控制文档和文书工作的实现，在管理和利用文档的过程中实现一体化，最终使得文书、档案一体化工作信息实现共享。医院综合文档一体化管理是在文件管理之前介入档案工作，采取行动之后形成档案。改变以往的管理模式，把目标从实体保管对象转移到文件的形成和运行过程，这种前端控制模式的目的在于实现文件管理和档案管理工作的融合。将文件挂历与档案管理视为一个一体化的统一工程，在管理上实现两者之间的无缝连接，从整体的角度对文件和档案的信息质量进行控制。

2 医院文档管理现状

即便在医院文档一体化的而管理工作中具有比较显著的优势，但调查了许多大城市的医院的文档管理现状后发现，其实大部分的医院在管理档案过程中使用的还是单机版的软件，其功能比较单一，只能实现简单、单一的档案管理工作，包括档案的录入和查询纸质文档。目前医院在档案管理工作中存在的问题包括以下的几点：（1）单纯实现了对目录的管理，而不能满足全文管理的需求，且在查阅档案的时候还需要通过纸质档案进行查看。（2）在档案管理的分类和立卷以及归档工作中没有充分的借助现代化信息技术。（3）在查阅档案的时候仍然是通过先查找目录，后对纸质档案进行查找和摘抄，或者是复印纸质档案或借出的方式，不利于长时间的保存纸质档案，另外一点，反复的对纸质文件进行查阅和出借很可能造成文件丢失、损坏和修改污损等。（4）无法实现信息资源的共享，不能利用网上查阅的方式进行档案查找，无法发挥出档案的利用价值。（5）没有形成定期的档案利用报告分析。

3 我院文档一体化管理的具体实践

通过借助档案一体化管理的模式，结合现代化的信息技术对我院档案工作实施管理，有助于促进文档工作的顺利、高效开展，提高文档的使用价值。具体包括以下的方式：

3.1 向前延伸

文档一体化管理系统主要是对文档进扫描和等级处理。使用办公自动化管理软件向医院的哥哥科室发送电子文件，并发送给各位领导阅示，纸质的文件送到档案室进行保存和归档。

利用这样的管理模式可以大大缩短文件传送的时间，从而提高工作效率。医院的各位领导们能够及时、快速的阅读文件并作出指示，并且能够四线在同一时间内阅读同一份文件的状态，省去了逐个审查和阅读的时间，一方面有利于降低成本、另一方面节约了成本和人力，減少纸张的浪费，缩减办公成本，提高医院医疗资金的利用率，促进OA系统办公效率的提高，完全的实现无纸化办公的目标，符合我国绿色、环保、可持续发展的生态理念。

3.2向后拓展

文档一体化管理系统主要是通过计算机对文本文档进行登记、扫描和立卷，在归档的同时可以对文档进行统一的分类和整体，并形成相应的目录信息。按照目录对纸质档案进行分类整理，最后保存入库。在对档案进行调阅时，可以通过网络提出调阅申请，等待档案管理人员的审核结果，经过档案管理人员的批准后将为调阅人开通相关调阅的权限，并利用OA系统将档案发送给调阅人。

采取这样的管理方式有助于促进工作效率的提高。调阅人可以便捷、快速的俄利用网络和电话等手段请求得到需要的文本资料，省去了调阅人亲自去档案室的时间，不受空间的限制，实现足不出户的借阅档案。另一方面，有助于实现对纸质文档的保护。利用电子文档可以避免多次借阅纸质文件，因此就避免了纸质文档因反复借阅出现的损伤、丢失，特别是重要信息的丢失，从而对医院造成损失等。其次，这样做有助于提高档案的利用率。通过电子文档的放肆，避免两人同时需要一份档案的情况出现，可以实现档案的同时多个人共同使用，促进档案使用效率的提升。

4 我院文档一体化的工作体会

4.1 提高档案的利用率是医院文档一体化管理的首要目的

档案的主要价值就是方便人们进行查阅，若得不到有效的利用，档案实施一堆无用的废纸。只有将档案进行灵活的运用，增强档案的多重服务功能，才能将档案工作的价值体现出来。文档一体化通过对档案资源进行科学的分类和重组，实现了档案资源整体质量的提高，让档案管理变得更加规范化和制度化，方便人们查找和借阅[1]。

4.2提高档案管理人员的业务能力和素质是实现医院文档一体化的关键

医院综合文档管理具有全面性、联系性和专业性的特点。医院的档案管理涉及到多个方面，包括行政档案管理、医疗资源档案管理、科教档案管理、设备档案管理、财务档案管理等等。其次在医院发生重大事件之后，多个部门会联合采取行动，因此设计到多方面的方案管理工作。医院档案管理工作涉及大量的医学相关档案，所以要求做到提升档案管理人员的业务水平，加强对档案挂利人员的定期培训和考核，促进形成完善的、跨领域的档案工作团队，真正实现医院档案管理工作的一体化[2]。

5 总结

目前医院的综合文档管理存在一些问题，主要包括管理模式单一、管理人员素质不高等等，因此要想提高医院综合文档的一体化管理，必须要改进档案管理模式，结合现代化的信息技术手段，对文档进行管理，提高档案的利用率，培养专业素质过硬的档案管理人员队伍，是促进医院综合档案信息管理一体化实现的关键。

参考文献

[1]舒向东.浅谈机关文件与档案一体化管理[J].中国信息化，2012（16）.

[2]于洪涛.推进干部档案数字化工作进程的探讨[J].办公室业务，2013（23）.