数字档案建设和高校行政绩效提升

田媛　徐超

摘 要： 本文以数字档案建设为基础，结合信息化时代高校数字档案的生态化、社会化、专业化、智慧化和知识化的发展趋势，分析高校数字档案对高校行政绩效的影响、运用现状及存在的问题，从目标管理、流程优化、绩效考核等方面提出数字档案为高校行政绩效提升所提供的支持途径和策略措施。

关键词： 数字档案 高校行政绩效 提升

行政绩效是指在行政管理工作中所产生的业绩、效果和效率。目前，在我国高校的行政管理体制中的管理形式相似，一般存在管理理念和工作效率有待提高、考核体系有待完善、绩效沟通有待加强等方面的特点，这些问题制约了高校教育教学质量、科学研究水平及服务社会能力的进一步发展。随着信息化和大数据时代的到来，如何借助数字档案发展的趋势，充分利用数字档案资源，进一步提高高校行政绩效水平是值得研究和探讨的。

一、“互联网+”背景下的高校数字档案建设

数字档案是建立在信息技术普遍应用的基础上，用数字化技术对档案资源进行鉴定、转换、收集和存储的平台，它以分类保管、检索利用和统计反馈等一体化整合处理为工作重心，借助网络技术进行信息查询和传递，对涉及的档案资源进行合理有效的管理，为相关部门提供高效率的个性化服务，实现资源共享。高校数字档案是反映师生日常工作内容、工作状态、历史背景的信息载体，这些数据促使高校依据独特的特点，总揽全局，找准符合学校发展的办学定位和指导思想。随着现代信息技术的飞速发展和“互联网+”概念的提出，数字档案资源服务方式更加多样化，体系更完善，特别是在干部选拔、人才招聘、学生管理和科研教学等方面进一步提供更加客观的参考依据，为高校各方面工作的优化提供数据支持。

二、数字档案建设对高校行政绩效管理的影响

高校行政绩效管理是检验高校管理客观和科学的标准，是衡量高校行政管理切实取得实效的关键。目前，很多高校都在传统档案馆的基础上建立了数字档案馆，应用了更加现代化、智能化和网络化的信息化手段对学校发展中产生的数字档案进行全方位的分类和归纳。同时，数字档案还能提供针对性的服务，特别是对行政绩效需要的信息进行收集、整理、归纳、总结，并进一步排序检索、筛选查询、比较汇总及分析统计，为高校行政绩效的相关工作提供基础数据。影响高校行政绩效的因素包含管理观念、管理模式、管理方式等方面，数字档案收集的数据可以参与高校行政工作的整个过程，在计划的制订、考核与评价、结果与应用、目标提升等方面更加优化，业务流程更加合理，与内部管理体制改革相结合，管理活动更加科学化、民主化，充分发挥数字档案在高校管理中的导向作用，为高校整体水平的提升奠定坚实的基础。

三、数字档案在高校行政绩效管理中的运用现状和存在问题

在高校行政管理中实施绩效管理，是为了对行政管理人员的工作质量、效率和业绩进行全面、科学和客观的评价。目前，部分高校通过“数字化校园”、數字档案馆建设等途径，对学校各类档案数字信息资源进行有效的存储、管理和利用，取得一定的成效，但这些数字资源在高校行政绩效管理中没有得到足够的重视，因此应用不够广泛，成效不明显。一方面，由于部分高校数字档案建设与实际的行政管理工作结合不紧密，停留在材料收集层面，没有充分发挥数字档案的导向和调节功能，导致绩效考核的指标不明确，反馈不够科学、合理。另一方面，数据应用在岗位分析、年度考核等环节中没有形成持续的循环模式，特别是在行政绩效考核的环节中没有真正量化。在具体实施考核时，没有充分利用数字资源的优势对“德、能、勤、绩、廉”的考核指标进行量化和分解，或者分解得不具体、不细致，细化和量化等方面都有待加强。这些方面的问题导致考核结果的片面化，使考核缺乏时效性、公正性和客观性。

四、数字档案建设对高校行政绩效提升的有效途径

（一）为建立行政管理的目标化测算提供量化依据

高校的定位决定了未来的发展方向，每个学校都有自己的办学定位和办学目标，每年都有相应的发展目标和工作重点。学校发展目标的制定与分解是高校行政绩效管理工作中重要的环节，管理目标被分解到各个部门和岗位，这些部门和岗位的绩效是管理建设整体目标实现的保证。高校数字化档案建设可以根据高校的发展需求提供个性化服务，通过可量化的数据准确地进行细分和定位，有针对性地收集、处理和监控这些所需的数据资源，帮助目标管理和测算的实现，解决存在于高校行政管理中指标难以量化的难题。例如数字档案可以在宏观上提供每年的学生入学和毕业的人数、师资变化和培训人数，通过校内外横向、纵向的对比测算学生管理和人事管理部门的工作绩效，从而确定学校本年度人才培养的目标实现情况。这个工作环节的完成质量对绩效管理取得实效非常关键，能够增强高校行政管理的决策能力，确保制定办学定位准确性和合理性。

（二）对行政管理过程的系统化和流程化监管提供数据支持

高校的绩效管理强调利用沟通和辅导促进各级工作人员能力的提高，这是一个长久和持续的过程。数字档案可以通过对数据有针对性的采集和整理，对现行的行政管理工作进行把握，并及时反馈过程中出现的不足，进一步提高日常服务流程的信息化程度、文件处理的平均时效、年度整体计划的推进程度、事务审批速度和校内各部门的工作协调、环境与策略的配合度，促使工作节奏不断调整，组织运行效率不断提高，行政管理流程和业务流程不断优化。例如在高校科研管理工作中，数字档案可以监测科研成果的申报与管理过程，随时提供各院部的课题成果的申报数量、图书专著的出版数量、各级论文发表数量等量化的指标和参数，通过与校内各学院之间的对比、其他高校数据的对比，促使学校的科研管理部门在目标实现过程中不断进行调整工作进度，对服务创新改造能力和对环境变化的适应能力进行强化，提高高校的科研工作管理水平和整体效率。

（三）在行政绩效考核指标提供量化支撑

一个良好的绩效管理系统是由绩效的定义、实施、考评和反馈几部分组成的，在高校行政管理过程中，绩效考核发挥评价、激励和效益的职能，主要体现在对行政管理人员的绩效计划的执行情况及工作态度、行为表现等方面。数字档案从结果和行为两方面提供收集到的考核数据，尽可能多角度地量化行政人员的表现，构建符合高校行政管理人员工作特点的考核标准及考核指标体系。例如将数字档案建设与高校中层干部考核等工作相结合，在对行政管理人员进行考核过程中，依据被考核单位和人员的工作性质、工作内容，利用数字档案资源进行梳理和细化，根据高校实际岗位的设定情况进行分类分级，建立权重分配合理的多级、全方位综合考核指标体系。例如相对于机关行政类和一些直属单位，学院行政类的考核更具有可量化的特点，数字档案在各学院的人才引进、科研教辅、社会服务和学科建设等方面的考核提供充分的数字依据，在各学院的横向对比中提供合理的评价尺度，避免随意性、主观性的消极影响。

（四）在行政绩效管理的过程和改进的中提供数据监督

行政绩效管理的过程是从计划制订、沟通、考核到结果应用、目标提升的一个周而复始的过程，对高校来说，行政管理工作尤其具有周期性和重复性的特点。高校工作的规律一般以年度为周期，每年年初制订计划，年末进行总结，重复性较强。利用数字档案收集对周期进行监测，通过几个周期的运行，结合历年产生的行政绩效，可以对旧工作及时准确的进行总结、评价与奖惩，达到对现有岗位、人员和任务重新分析和设计的目的，并对岗位说明和职责进行重新定义、完善，更科学、合理地制定岗位任职条件、能力需求。在高校干部年度考核、届满考核和试用期满考核等工作中，数字档案能够对已开展的工作进行量化分析、比较，针对下个绩效考核周期提出有针对性的改善意见和建议，对部分绩效考核成绩较差的单位，在后期的定编、定岗、定责及工作再设计等方面有针对性地进行优化和改善，相关的行政人员可以进一步了解自身的特点和业务素质，不断提高工作能力和绩效。

信息化时代的大数据带给了传统档案工作以沖击，这是机遇也是挑战，高校应该逐步将工作重心从馆藏资源的数字化建设转向数字档案资源的开发与应用，充分发挥数字档案的服务职能，从决策、组织、控制、协调方面，从管理的对象、管理的技术方面提供数据支持。将高校数字档案建设同行政管理工作紧密结合，通过信息技术手段的提升，充分发挥数字档案资源在服务校园和数据增值性的优势，帮助高校进一步完善行政管理人员评价体系，提升工作人员工作的积极性和创造性，提高学校行政管理工作的效率和质量，为高校各项事业的蓬勃发展和综合竞争力的提升做好充分的保障。

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