践行绿色发展理念提升科研管理领域信息化应用

王恩燕

摘要：科研管理领域的无纸化绿色办公是高校管理信息化建设的一个重要窗口，也是践行国家绿色发展理念的一个重要方面。进一步推动科研管理领域的无纸化绿色办公，将至少能降低80%以上的非必要浪费。本文结合科研管理工作的现状及实际需求，以从业人员、办公手段、机制制度三方面为切入口，提出了绿色发展理念在科研管理领域进一步推行的方法和措施建议。

关键词：科研管理；绿色发展；无纸化绿色办公

绿色发展的理念是贯穿于国家领导人治国理政的思想及行动之中，如“绿水青山就是金山银山”的科学论断的提出；推动形成绿色发展方式和生活方式，为人民群众创造良好生产生活环境的强调；构建人类命运共同体，建设持久和平、普遍安全、共同繁荣、开放包容、清洁美丽的世界的呼吁等等。

高校是整个社会思想最活跃、最新潮信息技术推广应用的最前沿阵地。“高校承担着培养高素质人才、引领科技创新的重大使命，高校管理创新是实现这一使命的必经路径。”在高校中深入推行无纸化绿色办公思想，将会引领并促进整个社会的节能减排作风。

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》提出：“信息技术对教育发展具有革命性的影响，必须予以高度重视。”信息技术的高速发展，为高校的教育教学、服务管理提供了新的手段，也为高校管理的无纸化绿色办公提供了可能。

近年来，为了实现无纸化绿色办公的设想，各种措施都在实施：如推进节约型机关建设、电子公文、网上审批等。科研管理领域也在推进办公自动化，如项目申报管理系统、OA办公系统、科研管理系统等的推广及应用。但是到目前为止，基本每个科研管理的过程中都离不开大量纸质材料的使用，科研管理领域实行无纸化绿色办公并没有取得非常理想的效果。

一、科研管理领域进一步推动无纸化绿色办公的意义

科研管理领域涉猎很多方面，如：科研人员管理、科研项目管理（申报、立项、中检、结题）、科研成果管理（论文、专利、著作）、学科管理、研究生管理、平台管理、地方合作服务管理、科研活动管理、科研服务管理、科研档案管理、绩效考评管理等等。其中，科研项目管理是最具代表性的事项，下面将选取2017年度国家自然科学基金和国家社科基金项目申报为例来分析在科研管理领域推动无纸化绿色办公的意义。

2017年国家自然科学基金共受理187135项，决定资助合计40265项，立项比例约为21.52%，用纸量为32711.20kg；2017年国家社科基金年度项目和青年项目正式受理有效申报29440项，公布立项课题为4289项，立项比例约为14.57%，用纸量为12865.28kg。2017年度国家自然科学基金和国家社科基金两者的平均立项率为20.57%，用纸量合计为45576.48kg。如果改为无纸化绿色办公模式，即：申报时，只需要打印签字盖章页，扫描上传该页后，即完成了申报，等项目审核完成立项后再递交2份存档材料。那么，需要的纸张量分别为：7038.32kg和749.72kg，合计为7788.04kg。节约用纸量分别达到78.48%和94.17%，平均为82.91%。具体数据如表1所示。

再以浙江省的2017年度国家社科基金项目申报为例：各单位共提交申报材料1681份，初筛后报送全国社科规划办1338份，年度项目获立244项，立项比例为18.24%，比全国平均立项率的14.57%高3.67个百分点。申报用纸量为187320页，重818.59kg。无纸化绿色办公实施情况下，以完成立项后再向国家社科基金规划办报送2份存档材料，省里留1份留档即共交3份材料计算，项目申报用纸量为14640页，重63.98kg，节约用纸量达到92.18%。具体数据如表1所示。

現在的科研项目申报，虽然部分采用了网上项目申报系统申报，但是大部分还是要求在线打印，即无论是否立项，只要申报都必须提交多份纸质书面材料。

以上仅为一个代表性事项中的一个种类的数据分析。除此之外，科研管理领域还存在其他多级别、多种类、多数量的项目申报，再加上科研管理领域管理的其他方面，可以想象，一年科研管理领域业务所消耗的纸张量更巨大。如此高频率的大量纸张的使用，与当下提及的“绿色发展”不相吻合。如果进一步推动无纸化绿色办公，既省时又环保，将至少能降低80%以上的非必要浪费。

科研管理领域的无纸化绿色办公是对《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》和教育部《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》的贯彻和落实。科研管理领域进一步推动无纸化绿色办公，就是在进一步推动绿色发展，就是在积极承担保护环境的责任，就是在响应国家节能降耗的号召，更是在促进人类命运共同体的构建。

二、科研管理领域进一步推进无纸化绿色办公发展的方法建议

科研管理领域实行无纸化绿色办公并不是完全无纸化，而是尽可能降低不必要的浪费。在现有的科研管理基础上，如何进一步推进无纸化绿色办公，本文将从以下几个方面来探讨：

（一）先进管理理念学习与从业人员素养提升相结合

科研管理领域的办公是一种相对特殊的办公，其管理本身就需要在特定的条件及空间进行，其管理对象更是引领时代先进潮流的因素，因此，必须要有立于潮流更前头的先进管理理念才能更得心应手的服务科研管理。科研管理领域的无纸化绿色办公主要是借助于项目申报管理系统、各高校的OA办公系统、科研管理系统等相关计算机软件及系统的应用，这就需要科研管理工作人员、专家、学者、领导等相关决策者、使用者以及工作人员具有较高的计算机应用技能和文化水平，即要求从业人员具有较高的人文及科学素养。

但是，部分具有决定权的专家、学者、领导和部分管理人员，或鉴于计算机水平不高、或不习惯电脑办公、或对无纸化绿色办公存在质疑等种种因素，制约着科研领域的无纸化绿色办公发展。要想在科研领域进一步推进无纸化绿色办公，需要针对这些不利因素来进行先进管理理念的学习和从业人员素养的提高。

首先，对于不习惯或者计算机水平不高的从业人员，提出必要的计算机水平要求，进行专门的基础培训和考核。相信通过对从业人员的计算机练习、应用及水平要求的提出，能促进从业人员计算机的习惯及熟练应用，进而整体提高计算机水平。

其次，绿色发展办公理念的灌输。不可避免的，在科研管理领域中的办公中，总是存在这样那样不必要的浪费，只要将绿色发展办公理念彻底的灌输到每个从业人员的心里去，才能让他们的素养从根本上自动提高。钱是你自己的，但是资源是大家的。浪费办公材料就是在浪费地球的资源。

最后，科研管理领域的无纸化绿色办公从上往下的推行。上级部门不要求纸质版的材料后，下级部门基本也不会要求纸质版材料。所以，除了必要的材料及批示外，上级部门、专家及领导尽可能的转变办公观念，重视并带头落实科研管理领域的无纸化绿色办公。

（二）信息化系统的顶层设计与自主开发相结合

科研管理领域无纸化绿色办公是基于相关计算机软件及系统的应用基础上实现的，而为了数据统计及对接的方便，下级部门的系统一般是以上级部门的系统为模板，要么直接用同一家开发单位的软件模板，要么依据该模板自主开发应用软件，但是不管怎么变，总是离不了上级部门系统软件的影子。因此，为了更好的推进科研管理领域的无纸化绿色办公，上级管理部门的信息化系统在顶层设计开发时，一定要尽可能的先进、全面、与时俱进。而自主开发系统时，也一定要结合上级管理部门及不同管理部门的要求，尽可能的考虑并实现数据的统计及直接对接功能，进而为科研管理领域的无纸化绿色办公进一步推进提供有利的支持。

各信息化系统通过顶层设计能促使各办公系统形成校内不同部门之间、校外不同管理级别之间的工作、信息、知识的整合共享管理，完善科研业务管理，进而带动、促进并推动整个社会的无纸化绿色办公实施进程。

（三）管理机制约束与制度保障相结合

科研管理领域的无纸化绿色办公在运行的过程中，无可避免的會遇到各种问题，如安全性问题、保密性问题、便利性问题、及时性问题、法律效力问题等。为了更好的解决这些问题，必须要建立简单、可靠、协调、紧密的管理机制来进行约束。在这个管理机制中，从业人员的责任要明确，各级权限要分明，流程要有据可查等。

在约束的同时也要制定制度来保障科研管理领域无纸化绿色办公的运行。在这个保障制度中，至少要涵盖以下保障内容：如通过建立专门的网络安全部门，来保障级别及部门的网络安全性和保密性；通过技术支持人员，来保障各系统的正常稳定运行；通过多级别管理人员及领导的电子签名及同意，来保障法律效力；通过系统后台的短信等相关通讯平台及多终端支持手段，来保障各种事宜的及时处理等。

三、结论

在科研管理领域进一步推动无纸化绿色办公是时代和发展的要求，科研管理领域的无纸化绿色办公还有进一步推广的巨大价值，但是要实现其进一步推广还存在一定的问题。基于这些问题及对绿色发展理念、国家和教育部发展规划的贯彻落实的需求，本文提出了通过从业人员先进管理理念的学习和素养的提升、信息化工具的设计开发、管理机制与制度的约束与保障等来进一步推动科研管理领域的无纸化绿色办公绿色发展理念的建议。