第三方实验室安全检查机制的探索与实践

2018-11-08徐宏勇袁洪学

实验技术与管理 2018年10期

周健, 徐宏勇, 袁洪学

(华东理工大学实验室与装备处, 上海 200237)

实验室安全是实验室建设和运行的前提和基础,实验室的一切工作均应考虑到实验室安全,安全已成为实验室的核心价值所在[1]。实验室安全与在校的每位师生的生活及工作息息相关,实验室安全是高校管理工作的重要部分,更是广大师生开展科研、教学工作的重要保障[2]。目前,国内一些高校实验室安全建设落后于教学科研事业的发展,安全意识比较弱、观念比较陈旧、安全素质较差[3]。部分地方高校由于发展历史短、起步晚、底子薄,管理制度、理念、方法和经验不足[4]。除实验室安全外,实验室的环境安全与污染防治也是现代高校可持续发展的内在需求及外在要求[5]。

近年来,高校不断加大实验室安全投入,如实验室安全知识学习与考试系统[6-7]、基于移动互联的实验室安全智能防控系统[8]、基于大数据的实验室安全风险评估标准[9]等,都在一定程度上提升了实验室危险源辨识与管控水平。此外,使用病原微生物的实验室将实验室风险管控列为实验室安全的重要组成内容[10]，使用气体钢瓶的实验室将气体钢瓶风险管控作为实验室安全的重要组成内容[11]。

引入第三方对社会组织和政府购买服务项目进行评价和监督,已经或正在成为社会治理在转型背景下多元主体协同实施社会有效管理的重要机制[12]。此外,第三方是社会组织获取社会合法性、杜绝内部人控制以及避免权力滥用的必然选择[13-15]。我校在调研学生志愿者、党性锻炼基地的实践基础上,参考其他高校引入老教授实验室安全巡查队伍的工作机制,于2017年开始,探索在实验室安全检查工作中引入第三方社会服务机构,在原有实验室安全检查不变的前提下,增加第三方力量,加强实验室安全检查的力度与覆盖度,推进平安校园、和谐校园的建设。

1 第三方实验室安全检查前期准备

1.1 工作量确定

实验室检查工作量以日常的实验室安全常规检查为基础,以我校为例,多年来,学校级常规安全检查主要有：一是元旦前、寒假前、“五一”前、暑假前、“十一”前5次安全大检查；二是以校级安全职能部门，如保卫处、安全办以及各理工科学院安全管理人员为主体的对全校范围内实验室进行的随机抽查。每次大检查为期2天、每天分成2组、每组4人,一般情况下每组检查2 h,共检查约30～40间实验室,检查后由安全办人员对检查结果进行统计整理,形成总结报告,以此作为计算聘请第三方实验室安全检查工作量的基础,确定1个单元的工作量为:2人一组/每天工作按6 h(其中4 h动态现场检查、2 h整理证据、编制整改通知及总结等),每8 min检查1间实验室(楼宇标准房间)、每天检查30间,现场指出存在的问题、记录相关证据。每次检查的实验室房间由学校方指定,一般以实验楼或学院,按楼层房间顺序检查。每次检查的具体时间和所需组数由双方协商确定。

1.2 明确校方和第三方的权利义务

权利和义务是第三方投标报价的考量依据。我校负责提供所检查实验室的基本信息(学院、楼宇房号、实验室名称等),告知相关学院安全员、实验室师生给予支持配合,为第三方员工工作期间进出校园、就餐提供便利条件(费用由第三方承担),为第三方提供基本的办公场所。我校向第三方支付酬金的内容包括项目所有的隐患排查、证据收集、整改计划编制、分析报告编制、文献查阅等费用,第三方员工各类工资、奖金、津贴,各类社保金、交通费、意外保险、基本职业健康防护用品费用等,检查过程中检查人员所使用的各类器材、用具、办公用品等费用。同时,约定第三方在服务过程中,对接触到有关学校方商务或工艺技术方面的信息资料,将严格保守秘密,无论在合约期间，还是在合约终止之后,都不向任何个人、团体泄露,不以任何直接或间接的方式利用这些信息资料。

1.3 第三方资质确定

《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》《上海市国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》鼓励通过社会组织明确权责、依法自治、发挥作用以及创新政府管理模式,更多运用市场化、社会化、信息化,提升管理效能,发挥社会第三方在管理中的作用。上海市安全生产监督管理局对检测检验机构、安全评价机构以及职业卫生技术服务机构进行技术服务机构清单管理,第三方实验室安全检查不在上述3项清单管理中,无行业准入的强制标准,属于开放性社会服务,因此对第三方资质的确定,主要需要考察第三方的工作能力及经验:(1)符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条相关规定；(2)必须具有法人资格,营业执照内具有安全、环境技术管理服务相关经营范围；(3)有安全、环境技术管理服务项目实施经验,业务人员具有安全、环境技术服务从业经历；(4)有健全的内部管理制度和技术服务过程管理体系；(5)不接受联合体投标。

1.4 第三方进场

根据我校采购相关规定,第三方实验室安全检查作为服务项目进行招投标,根据商务指标、技术指标等对各投标单位进行考核、打分,最后根据需求有2家第三方服务商中标。在中标公示结束后,学校与第三方签订合同,并要求第三方提供检查人员的名单、资质,提交年度检查计划进行备案后,根据合同要求的检查频率、内容进行第三方实验室安全检查。

2 第三方安全检查日常管理

2.1 安全检查内容

安全检查以国家相关法律、法规以及地方相关规章制度为基础,以我校“实验室安全环保管理规定”和相关专项管理制度为依据,对不同学科和专业的实验室分别确定检查重点。我校在“实验室安全环保管理规定”中明确了“实验室违规较重情节”,作为第三方实验室安全检查的重要内容。“实验室违规较重情节”分为5个方面,分别为:基础安全违规行为、化学品安全违规行为、电气安全违规行为、特种设备安全违规行为以及其他影响实验室安全的违规行为(见表1),一共38条,主要根据学校安全环保办公室成立20多年来,在校级实验室安全大检查中查出的习惯性违章行为,以及对近年各高校实验室安全事故的原因分析进行归纳而成。条目基本上包括了普通理工科实验室各种危险有害因素,且方便检查人员在飞行检查、随机检查中使用,每一项目都进行编号,方便检查结果的汇总、归纳及总结。

表1 实验室违规较重情节

2.2 安全检查频率频次

根据实验室安全检查需求,我校将检查频率频次分为4个部分:日常常规检查、寒假检查、暑假检查以及特殊时间节点检查。在常规检查中,一般学校要求第三方每周提供不少于2个单元的校级实验室安全大检查的强度,即每周至少检查60间实验室,在天气特别寒冷或炎热等特殊季节会增加检查的频次。1年检查的总频次由校方根据需要和预算确定。2017年我校遴选入围的2家第三方服务商进行了97个单元次的检查,共检查实验室2 903间次。

2.3 提交检查报告

按照学校方规划确定的检查方案,第三方每次向学校方提交电子版的实验室安全违章清单、相关证据(照片或视频材料)和按照学校模板制定整改通知；每次提交一份电子版总结和建议,供校方组织落实整改计划；提交阶段性安全检查分析报告,供学校采取相关方法或对相关人员实施绩效考核或教育培训。学校管理部门对第三方提供的安全违章清单、整改通知进行核对无误后，在校内网和实验室安全检查信息公开平台进行发布,供校内师生查阅。

3 第三方安全检查运行情况

我校于2017年启动第三方实验室安全检查项目,共检查出违规行为3 526条,对违规行为进行汇总、分类,得出2017年学校实验室违规行为频次较多,位于前3名的分别为:2.1易制毒、易制爆等国家管控化学品使用、暂存不规范,1.6未按要求规范穿戴个人防护用品,2.7未配备使用化学品的MSDS和SOP的,均在300条以上。此外,2.5化学品试剂无标签或标签模糊,4.3气体钢瓶未固定或未放入气瓶柜内、气体钢瓶没有清晰标签,1.13实验室安全日检查制度落实不规范等违规行为比较普遍,在200条以上。1.2实验室卫生状况不佳，影响实验室安全,3.4用电器、插座使用不规范,1.9电吹风使用完毕未及时拔掉电源,1.5穿露趾鞋或暴露脚背的鞋、短裤、裙子进入实验室,披着长头发未束起等违规行为也较为普遍,分别在100条以上。

将检查出的违规行为按照学院进行汇总,能够得出各学院实验室违规行为年度数据。

4 第三方实验室安全检查对学校实验室安全工作的作用

4.1 增强了实验室安全监督管理能力

从第三方实验室安全检查运行结果可以看到,引入第三方社会服务明显提高了学校实验室安全监督管理效果,增加了实验室安全检查的密度和覆盖面,对于及时发现、消除习惯性违章行为起到积极的监督作用,推动了校园实验室安全工作。将实验室安全检查报告进行校内公示,有助于管理部门、学院以及各实验室负责人及时了解辖区内实验室安全状况,及时消除隐患,确保实验室安全；对实验室安全检查报告内容汇总后能够得出校级实验室安全管理数据,对于及时发现实验室存在的普遍问题,以及针对该问题及时采取措施提供了数据支撑,真正做到从实验室安全管理实际情况出发,有针对性地开展管理工作,有重点、有目标,提高实验室安全管理效率,提升实验室安全监督管理能力。

4.2 体现各学院实验室安全管理情况

在第三方实验室安全检查报告数据汇总中,将各条目按照学院进行分类汇总,能够得到各学院年度违规行为数据,该数据能够有针对性地指出不同学院存在的主要违规行为,反映出不同学院在实验室安全管理中存在的突出问题与不足,为学院的安全管理提供数据支撑和加强实验室安全管理的着力点。以2017年为例,我校按照学院统计安全违规行为排名前3位的学院分别查出违规行为932起、878起以及550起,对违规行为进行细化,可以得出每个学院各项违规行为所占比例,存在的普遍性违规内容,为学院有针对性地加强整改、提升提供依据。

4.3 为完善实验室安全考核指标提供依据

在实际应用中发现,使用第三方实验室安全检查报告数据进行学院实验室安全考核时,仅以学院年度违规行为总数量作为考核依据是不全面的,考虑到学院规模、实验室数量、检查频次等差异,在学院年度违规行为总数量的基础上,引入学院隐患间数比作为重要考核指标之一。学院隐患间数比，即学院年度违规行为总数量与该学院检查实验室总数的比值,反映该学院平均每间被查实验室出现的违规行为数量,在一定程度上弥补了因各学院规模及实验室数量差异对学院年度违规行为总数量的影响,完善了实验室安全考核指标。2017年,学院隐患间数比前3位的学院比值分别为3.87、2.17以及2.03,即每间实验室查出的隐患数为3.87、2.17以及2.03,将学院年度违规行为总数量及学院隐患间数比作为评价指标,且2017年总数量及隐患间数比前3位的3个学院一致,说明这3所学院在实验室安全管理的表现上亟待加强。

4.4 体现实验室安全表现变化趋势

对第三方实验室安全检查报告进行解读,能够发现不同学院在不同时间段内实验室安全表现趋势,以某学院为例,在2017年7月该学院统一为全院实验室购置专用化学品储存柜后,该学院化学品违规行为数量大幅降低；对报告的解读同时能够发现某些季节性违规行为随时间的变化规律,如1.5实验室规范着装以及1.6个人防护用品规范佩戴违规行为在5—9月出现高峰,反映出气温升高对实验室安全行为造成的影响,为学校及学院在不同季节开展有针对性的安全教育、安全检查提供支撑。

5 第三方实验室安全检查需要有配套的措施

5.1 需要有完善的规章制度支撑

第三方实验室安全检查是为学校服务的,检查的内容和要求由学校制定,因此学校必须根据自身学科特点、学校实际情况和工作重点制定完善的规章制度,这是第三方进行实验室安全检查的依据和标准。

5.2 需要对第三方加强培训

第三方实验室安全检查属于引入社会力量,虽然检查专家具有一定安全、环保技术领域的相关资质,公司在安全、环保技术管理服务方面有一定的实施经验,但开始时第三方对学校规章制度、工作重点不甚了解,对学校学院分布、组织架构等情况的了解也不很清晰,对检查结果的提交形式需要进行磨合。我校2017年中标新入围的2家第三方服务商,在实际检查中就有偏重自身专家特色的情况,如服务商A更加关注实验过程风险管理,体现在检查报告中2.7未配备使用化学品的MSDS和SOP的违规项偏多；服务商B更加关注实验室用电安全,体现在检查报告中3电气安全违规行为下的分项偏多。这与检查人员的知识背景构成呈现正相关性,服务商A派驻学校的检查人员以环境相关专业硕士为主,服务商B派驻学校的检查人员以经验丰富的工程师为主。所以,对新入围的第三方需要进行全面培训,使之工作内容和重点能够符合学校要求。全面的培训可使后期检查工作达到事半功倍的效果,特别为后期的职能部门的复核减少大量工作。否则就会增加职能部门基础数据处理的工作量,间接降低了校职能部门的工作效率。

5.3 对检查结果要有有力的处理手段

在进行实验室安全检查时,对检查的安全隐患和违规行为学校要有配套的惩罚措施,否则难以持久,如果实验室师生对检查所提出的安全隐患和违规行为进行整改的要求不以为然,再多、再严格的检查都会流于形式。我校在“实验室安全环保管理规定”中专门有“违章处理与责任追究”章节,强化实验室违章处罚力度。学校在安全检查中发现,或接到举报得以核实,对违反实验室安全环保规定的实验室或个人,情节较轻的令其限期整改；同一实验室相同情节发生2次被责令整改,或情节较重,将给予实验室安全警告。1年内,累计被2次安全警告者,对实验室至少实施封门1周,直至整改完成、验收合格,对导师进行通报批评；累计被3次安全警告者,由科研院、研究生院暂停该实验室负责人和导师的科研项目申请及研究生招生资格1年,直至整改合格。同时,学校职能部门定期对各学院实验室安全检查中违章情况进行统计和内部通报,每年编写“实验室安全环保数据年报”发至各级领导和学院,包括实验室安全检查中的违章情况按照隐患种类分布情况、学院分布情况,并与专项绩效挂钩。

6 第三方实验室安全检查的发展趋势

6.1 加强第三方的PDCA管理

随着第三方参与实验室安全检查深入,加强第三方实验室安全检查PDCA(计划(plan)、执行(do)、检查(check)、处理(action))管理。在年初,由第三方提供实验室安全检查年度计划,计划中包含当年检查的基础频次、每次检查的单元,所有检查单元应均衡覆盖所有理工学院实验室,做到不留死角全覆盖,年度计划上报学校讨论通过备案后，由第三方执行；在执行阶段,第三方根据年度计划的基本检查单元开展实验室安全检查并检查实施效果,进行持续改进,形成高校第三方实验室安全检查标准体系。在年底,第三方应提供年度检查报告,包括对各学院违规项的分析,并提出改进建议。

6.2 加强大数据及管理信息系统的作用

第三方介入实验室安全检查后,检查频次较原来大大增加,数据汇总、分析需占用大量的时间和精力,通过数据表形式的统计汇总,过程中容易出错；为此,我校开发了“华东理工实验室安全管理”APP。此平台与学校实验室用房管理信息对接后,检查者可直接在平台上选择检查的实验室,并选择查出的违规项条目,可以拍摄照片或视频上传至后台,提交以后,相关人员可以在后台查看本次检查的情况。此平台可安装在检查者的手机上,检查者将检查情况上传至APP后,后台能够自动进行分类、汇总,生成分析报告,提高工作效率及准确率；各实验室的违规项目将通过APP消息提醒功能发送至该实验室安全环保责任人及所在学院安全员,督促实验室负责人及学院及时更改,并在整改完毕后在APP上发送整改回执,形成闭环管理,达到隐患整改率100%。