计算机技术在自动化办公中的应用研究

崔晨

摘要：近年来，随着社会的不断发展和科技的不断进步，计算机技术也以突飞猛进的态势不断地发展起来，给人们的生活带来了日新月异的变化，这种变化不仅仅体现在人们的衣食住行中，也体现在人们日常的办公生活中。人们在办公中，依靠计算机技术，实现了办公方式的自动化，使办公效率得到了极大的提高。本文分析了计算机技术在自动化办公中的特点和作用，并详细描述了计算机技术在自动化办公当中的应用策略。

关键词：计算机技术；自动化；应用

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2018）06-0103-02

在当今信息爆炸的时代里，在科技发展的不断推动下，自动化办公随之发展起来。自动化办公以计算机技术的优势为基础，根据办公工作的具体需要，构建办公信息的处理系统，并且完全自动化，不需要人为对其进行操控，从而就能够达成快速、准确处理办公事务的目的。而针对计算机技术在自动化办公中的应用进行研究，则具有重要现实意义。

1 自动化办公的基本含义

1.1 自动化办公的概念

自动化办公是对于办公信息的收集、归纳、整理、处理的一系列过程，其中的设计因素十分复杂，主要是包括办公室的环境、办公相关的用品、团队的工作人员等等诸多因素。所以，自动化办公就是在团队内部的工作人员人力资源的基础之上，对于办公中所需的诸多信息资源进行归纳、整理。机关企事业单位或者其他各团体组织在对自动化办公加以实现的过程中，可以利用其组织内部的联网系统，有效率、有质量地进行内部的信息沟通交流，根据日常工作的各项需要，高效地完成各项办公事务。

1.2 自动化办公的基本特点

（1）现代化。在对于日常办公工作的处理时，可以利用各种手段来实现自动化办公。例如语音识别、归类整理等等功能来辅助人们完成工作，而这一目的的实现，离不开计算机技术的现代化发展。（2）集合性。自动化办公的集合性主要体现在以下两个方面：一是自动化办公实现了团队成员与软件系统的集合，也就是人和系统进行了集合，并且双方还组成了开放性的、包容的系统。二是自动化办公实现了已完成的可实用成品和计算机软硬件设施的集合。（3）多媒体的普及应用化。自动化办公包含了图片、文字、视频、语音、动画等等各项的集中处理，对于多媒体技术进行了普遍性地应用。

2 自动化办公中应用计算机技术的作用

2.1 有助于降低办公所需要的成本

在机关、企事业单位以及其他的团体组织中，如何对成本进行管理是一件十分重要的工作，其可以直接影响到组织的财务情况。计算机技术被普遍应用到自动化办公中，可以有效地控制工作成本、降低工作成本，并且实现对办公的流程进行简化。在自动化办公中应用计算机技术后，可以省去相当大一部分本不需要的办公流程、办公材料以及处理环节等等。既可以大幅度地提高工作效率，还能够避免大量办公材料成本的浪费。除此以外，在以前可能需要很多人合力完成的工作，在利用了计算机技术以后，对自动化办公的优势进行充分发挥，可能只需要一个人甚至完全用机器替代就可以完成，大大地节省了人力资源。

2.2 有助于对团队成员个体创造能力的激发

机关、企事业单位和其他团体组织对于计算机技术的使用，主要是为了能够实现办公的流程和管理都更加规范，使人们不再从事传统的复杂、枯燥又繁琐的工作，取而代之的，是简便、快捷地进行计算机查找、处理等等工作，这样避免人们长期进行那些繁琐的、毫无生气的事务性工作，可以大大地提高团队成员的创新能力，能够极大限度地发挥他们每一个人的创造能力，从而真正实现把每一个人的能力都充分利用起来。在如今的社会，人才永远是发展的第一动力。在日常工作中，应当充分尊重团队成员的特有能力以及不同个性，而不是设置诸多等级森严的制度来对团队成员加以控制约束。与此同时，团队成员在工作中应用了计算机技术以后，不能因繁琐工作的大量减少而放松警惕，碌碌无为，也要注重自己创新能力以及其他各项能力的发展与培养，不断学习，紧跟时代的潮流，争取为自己、为组织创造更大的的价值，实现个人和团队共赢的局面。

2.3 有助于对团队整体核心竞争力的提高

在自动化办公中应用了计算机技术以后，机关、企事业单位以及其他团体性组织中每一个成员的创造能力都可以被激发出来，繁琐事务的减少，导致了工作的效率得以大幅提升，有助于使组织良好、健康地发展。除此以外，机关、企事业单位以及其他团体组织还可以利用自身的网站进行宣传建设，让其他人加深了解，让组织的运作可以被公众监督，组织的信息可以被公众掌握，有助于提高组织的核心竞争力。

3 自动化办公中对于计算机技术的具体应用方法

3.1 为组织的日常办公提供各种硬件设施

在组织的日常办公中，有很多工作是对文字进行编辑、处理，对各种信息进行整合、归档等等，通过计算机技术的应用，组织就可以快速、便捷地完成上述工作。除此以外，如果想要实现自动化办公，各种设备是不可或缺的。例如处理能力较强的计算机、各种应用软件等等。比较常见的软件有Office办公软件、文字处理软件、图片处理软件等等。总之，为实现自动化办公，计算机技术提供了各种软硬件设备。

3.2 自动化地进行文件管理

对于日常的办公事务来说，文件管理是一项十分重要的工作，在对计算机技术加以应用以后，對文件进行管理时就可以系统自动完成对文件的签章、修改、回复等等。在具体工作中，可以根据该工作的性质以及具体情况，分别设定不同的系统流程，同时也可以对文件的相关内容信息、操作过程进行保存，以便日后查阅追溯。有关工作人员在受到文件后，应当首先予以登记，包括文件的名称、性质、日期、负责人等等，然后将该文件移送给相关负责处理的人员。对于文件操作的这一整套流程，对计算技术加以利用后，可以实现对于文件的自动接收、发送，实施移送给负责人，快速处理的目的，并且能够实现文件的共享、共用。以这样的方式，把传统的文字性文件用电子化文件加以替代，可以很大程度地提高文件的处理、管理、使用效率。例如OLE自动化技术就可以应用于文件管理中。利用OLE技术，程序员可以对一组命令进行编辑定义，然后再让他们进入其他程序中。这些命令中本身带有参数，看起来就像应用程序在对函数进行调动，或指导其在运作，通过这种技术就可以在没有人为参与的情况下实现文件的多重作用，自动管理。

3.3 建成内部共享的信息平台

机关、企事业单位以及其他团体性组织通常会在办公室中规劃出一部分区域，用来进行内部信息的公示、发布以及各部门的交流等等。在传统的信息公示、交流中，大多数都是以纸质文字为主，地点在办公室里固定的区域内进行。可是，在办公中采用了计算机技术以后，可以建成一个内部系统的信息公示平台，直接通过系统公示的方式完成信息的共享以及交流。内部人员可以以最快的速度接受公示的信息，相比于传统的方式来说，这种方式更加快捷、简便，并且无需占用办公室的公共空间。除了组织的内部人员以外，其他人员也可以通过组织建成的信息公示平台，对这个组织的具体情况加以了解，从而提高该组织的社会知名度，进而可以提高该组织的综合影响力。例如TP-Monitor被称作应用服务器，实际上它提供的功能就是一个信息共享的平台，已经成为软件系统不可或缺的一部分。

4 结语

计算机技术不仅仅可以应用在日常的工作领域中，对于其他方面也可以加以应用。比如组织内部各项会议的召开，在不方便出席的情况下，可以进行远程视频会议等等。因此需要在自动化办公中加强应用，提高办公水平。

参考文献

[1]王潇.计算机技术在自动化办公中的应用[J].电子测试，2016，（23）：83-84.

[2]文建.计算机实现办公自动化的高效率探析[J].赤峰学院学报（自然科学版），2016，32（23）：21-23.

Abstract：In recent years， with the continuous development of the society and the continuous progress of science and technology， computer technology has also been developed by leaps and bounds， bringing new changes to people's lives. This change is not only reflected in people's food and food， but also in the daily life of the people. In office， people rely on computer technology to realize the automation of office mode， so that the efficiency of office has been greatly improved. This paper analyzes the characteristics and functions of computer technology in automated office， and describes in detail the application strategy of computer technology in automated office.

Key words：computer technology； automation； application