关于加强新形势下人防档案管理工作的思考

黄惠珠

摘要：人防档案是指人民防空战备建设和管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种文件资料，它在为地方经济发展和城市建设服务，以及为新形势下融入城市地下空间开发、城市应急管理、数据城市建设等提供可靠的信息资源保障中，具有不可替代的作用。但是目前各地人防档案管理工作与形势要求脱机较为严重，存在领导重视不够、制度不健全、人员不到位等问题，这些都需要从我国当前档案管理的实际状况，急需采取措施加以解决。

关键词：新形势 人防档案 管理措施

人防档案作为人防各项工作的真实记录，是促进人防各项事业科学发展的重要依据，记录了人防各个阶段现实工作情况，又可以作为重要的历史凭证，对推动人防事业的发展作用重要、意义深远。为此，要在新形势下有序推动人防档案管理工作，就必须跟上时代的步伐，不断促进人防档案管理规范化的进程，有效提升人防档案工作人员的综合素质，切实加大人防档案信息化等基础设施的投入。本文拟就如何加强新形势下的人防档案管理工作，作些思考，谈些看法。

一、人防档案管理工作存在的问题

近年来，加强档案管理工作已经列入了国家的重要议事日程，各级各有关部门包括人防部门也一定程度上加大了人防档案管理工作的投入与建设，可以说与以前比人防档案管理工作确实有一定程度的提升，但与人防档案的实际管理需求，还有不少问题和差距。主要表现在：

（一）领导对人防档案管理工作重视不够到位。大家知道，人防档案管理工作不像别的工作，由于它存在隐形性，从事管理档案工作人员的成绩难以体现，再加上领导重视不够，人员的工作积极性势必受到影响，人防档案管理工作势必难以顺利开展。尤其是在一定时间内对人防档案管理工作质量和完成情况，可以说和人防事业发展没有直接必然的联系，导致少数人防领导认为做不做好人防档案管理工作不会影响其他人防工作的开展，从而忽视了档案管理工作的重要性认识，没有把人防档案管理工作与其它工作同部署、同要求。

（二）人防档案管理制度不够健全。人防档案管理工作需要严谨的工作制度和规范的工作流程，但是由于人防事业发展起步相对较晚，因此人防档案管理工作也尚处于起步阶段，很多人防单位的人防档案管理工作都缺乏有效的制度作为支撑，这就导致在人防档案管理过程中，管理人员无法按照规定的档案范围收集资料；无法依照有关程序将收集到的资料规范归档等等，档案管理普遍存在管理内容不全、管理质量不高等问题，系统化、规范化的人防档案管理制度、管理流程有待进一步建立与完善，从而导致档案管理工作不理想、不全面、不深入，进而直接影响后期对人防档案的有效利用。

（三）人防档案管理人员素质不够高。由于大部分人防部门编制偏少，加上领导重视不够，因此人防档案管理工作人员普遍为兼职干部，大部分管理人员没接受过培训，工作中专业性不强，主观上也不会花太多精力去学习档案专业知识，加上兼职干部不仅事多且繁杂，根本没有时间与精力去做好管理档案工作，资料遗漏时有发生，影响了档案资料的完整性。特别是人防档案管理工作受到很多限制，并且不被重视，常被误认为是单位可有可无的岗位，导致工作人员积极性不高，工作态度散漫，人员流动频繁，严重影响了档案管理工作的持续性和管理效率。

（四）人防档案管理信息化不够完善。随着现代化建设的不断深入，人防文档管理系统复杂且庞大，因此仅靠人力是很难进行高效而有序的管理，这势必要求加强人防档案管理的信息化建设水平。目前尽管信息化管理已经初步在人防档案管理进行应用，但是问题依然突出。特别是没有完备的信息化管理硬件设施，很难为人防档案信息化管理提供有效的基础条件，加上不健全的软件设施档案管理功能及复杂的软件程序等问题也制约着档案管理的规制度化建设，从而影响档案管理规范化的进程。

（五）人防档案现代化管理意识不够强。大多数的人防档案管理工作人员，由于受到长期的传统人防档案管理思想的影响，一时之间接受不了新思想、新观念，总认为人防档案现代化建设不重要或者说不是那么急迫，甚至可有可无，特别是加强档案现代化建设势必要求将现存的档案通过各种方法转换为数字信息進行存储，这个转换过程会必将大大增加档案管理工作人员的工作量，从而对推进档案管理现代化形成了抵触。一些上级领导对档案现代化管理意识同样缺乏，有的甚至认为档案管理现代化并不能够带来明显的经济和社会效益，反而还需要花费大量的资金进行建设，加上人防资金原本就不足，因此也在消极的对待加强人防档案管理现代化建设。

二、加强人防档案管理工作的对策和措施

目前，人防档案管理工作存在的以上问题，必将严重影响了人防档案功能的发挥，必将严重制约了人防事业发展。为此，在新形势下，我们务必要采取有力的措施，切实加强人防档案管理工作，切实把人防档案智能作用发挥起来，从而更好地适应人防事业的发展，并着力做好以下几项工作。

（一）切实加强人防档案管理工作的领导。加强人防档案管理工作，领导重视是关键。如果领导不重视，人防档案诸多工作开展就会困难重重，手脚放不开。因为领导对人防档案工作的价值和认识程度，决定着他们对人防档案管理工作的态度，也决定着人防档案管理工作人员的地位，因此，各级人防部门特别是领导干部要加强对人防档案管理工作的重要性和紧迫性的认识，切实把人防档案管理工作列入单位的重要议事日程，将其与人防工程建设、指挥通信摆在同等重要位置进行考核，把人防档案管理工作作为一项常规性、基础性工作进行定期检查和定期分析，并采取措施，充分调动档案管理人员的主动性和积极性，确保人防档案工作有人管、有人抓、有人落实。

（二）着力建立健全人防档案管理制度。制度本身就是一种规范，在人防档案管理制度中要结合人防工作的特点，健全完善人防档案的归档制度、保管制度、保密制度、借阅制度等制度，把每一个工作规范化、制度化，把相关人员的工作职责和定位明确清楚、落实到位，确保人防档案管理工作按制度开展。同时，必须根据人防档案管理工作的实际情况和现实要求，制定各类文件档案的形成、收集、立卷、编目、整理、检索、运转、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，确保做到有章可循、有据可依，从而真正实现人防档案管理各环节的标准化、规范化、制度化。

（三）突出强化人防档案管理信息化工作。当今社會已步入了信息化时代，信息社会化和社会信息化已成为社会发展的主流。人防档案的信息化管理，就是应用电子计算机技术管理档案，它是人防部门工作的重要内容，也是维护人防历史真实面貌的一项基础工作。因此，加强人防档案管理的信息化工作，是衡量人防机关工作业绩与管理水平的重要指标，更是实现人防档案管理科学化、信息化、规范化的必然要求。为此，各级人防部门要加大电脑、扫描仪、照相机等档案信息化相关的硬件设备和软件方面的投入，积极推进档案信息化建设，逐步实现档案数字化管理。要适应人防事业发展的需求，逐步改变过去用手写描图、装订成册、放箱入柜的档案管理方式，最终让档案人员彻底从手工方式中解放出来。

（四）更加重视人防档案管理队伍建设。人防档案管理工作业务性强、要求高，特别是在当前国际国内不断变化的形势下，尤其要求人防档案管理人员既要有丰富的档案管理业务知识和较强的档案管理业务技能，还需要工作人员能够熟悉互联网、计算机等各种相关软件的应用和操作。因此，要求在聘用人防档案管理工作人员时，要考虑专业性和独立性，尽可能设立专职人防档案管理岗位，配备相对熟悉档案管理的档案人员。要加强对在职人防档案工作人员的业务培训，定时选送他们参加档案部门组织的档案管理人员岗位培学习训班，增强他们的做好档案管理工作责任感和事业心及专业技术水平。同时，要把档案工作与别的工作一样对待，特别是要关心档案管理人员的工作、学习和生活，要把他们的职称、评先、提拔等待遇问题放在重要位置，使这些人感到做档案，事业有奔头、前途有希望。

（五）注重强化现代化管理意识。由于人防档案管理的工作环境相对封闭，以及人防档案管理工作成效不容易显现，导致档案管理工作人员的工作视野、工作思维和工作思路比较容易受到影响和制约。特别是目前人防档案具有形式多样、门类较多、数量增加迅速、工程档案比重加大等特点，要强化人防档案管理工作，仅靠以前的管理知识、管理技能和管理经验是无法适应人防现代档案管理工作的需要，加上人防档案管理从保管到利用，都离不开现代化的技术和设备。因此，人防档案管理工作人员必须要与时俱进适应人防建设的发展要求，解放思想意识，大胆改革创新，深化服务意识，拓展服务领域，着力通过服务促管理工作，通过加强管理提升服务。

总之，人防档案管理工作是促进人防事业发展不可或缺的手段，是新时期下融入城市地下空间开发、城市应急管理、数据城市建设等提供可靠的信息资源保障。人防部门一定要高度重视，并采取多种行之有效的措施，切实把人防档案管理工作做实、做细、做出成效。

参考文献：

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[2]张晓东，赵菲.加强新形势下档案管理工作的思考[J].共产党员（河北），2015，（14）.

[3]王卫卫.基于新时期办公室档案管理规范化的研究[J].青年时代，2015，（19）：285.

（作者单位：三明市人防指挥信息保障中心）