新形势下企业档案信息化建设思考

史林林

摘要：随着科学技术和信息技术的迅猛发展，信息时代随之到来，企业也逐步实现信息化管理和建设，而企业档案的信息化是企业信息化建设的重要组成部分，关系到企业的发展。但当前企业档案在信息化过程中出现了不同层次的问题，阻碍了企业档案信息化的管理与建设，致使档案管理的效率低下。本文首先分析企业档案信息化建设中存在的问题，然后从树立企业档案信息化观念、明确档案信息化规划细则、制定档案信息化标准规范和加强信息化人才队伍建设三个方面出发，探究新形势下企业档案信息化建设的有效举措。

关键词：信息时代 企业档案 信息化建设

在企业日常档案管理过程中，依据计算机等信息技术来实现企业档案管理的数字化、智能化，提高档案管理的效率和科学性，这就是企业档案信息化。企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，因此加强企业档案信息化建设不仅关系到企业的发展，还是整个信息时代社会发展的必然趋势。但是当前的企业档案信息化建设过程中出现了信息化观念落后、人才不足、缺乏档案信息化的规划与标准规范等问题，阻碍着企业档案信息化管理与建设的进一步发展。由于企业的类型多样，性质多种，所以企业档案信息化建设模式也会因此不同，笔者结合多年的工作实践经验，以生物制品企业为例来探讨企业档案信息化建设。

一、企业档案信息化建设中存在的问题

当前，在我国的生物制品企业所进行的档案企业信息化管理和建设虽然取得了一定的成绩，但也不可避免地出现了许多问题，主要体现在以下几个方面：

第一，企业档案管理观念落后，缺乏重视。受传统管理观念和思维的影响，有许多的企业管理者只是将档案管理看作一项普通的管理任务，认为档案信息化对企业发展并没有多大作用。或者对纸质档案的依赖性强，认为电子化的企业档案缺乏安全性，并不能从心理上真正接受电子技术和信息技术在企业档案的收集、归档和管理中的应用，使企业档案信息化建设流于形式，只是将档案信息输入电脑中或者建立信息化系统就算企业档案信息化。

第二，缺乏统筹规划，盲目建设现象存在。企业的档案信息化建设是一个科学的、系统的过程，但是目前有一些生物制品企业在建设过程中，只是为了完成上级布置的信息化建设任务，达成信息化建设目标，并没有从实际出发进行自上而下的统筹规划，造成了低水平重复建设、盲目建设现象的出现，浪费了资源和时间。

第三，并未制定统一标准和有效安全保障。当前的多数生物制品企业并未制定统一的信息化管理和建设标准规范，从而导致在档案管理的工作中各个部门缺乏统一的协调，各自为政，无法实现部门工作之间的有效衔接。同时，生物制品企业没有形成完整的档案收集、归档和管理的企业档案管理体系，影响着企业档案信息化管理建设。同时缺乏必要的安全保障，导致一些企业信息与资源被破坏、丢失和被盗，严重影响着企业安全和发展。

第四，缺乏优秀技术型人才的支持。随着生物制品企业档案的信息化建设，在档案的收集、整理、归档和保管过程中对计算机等信息技术应用的越来越多，这都对档案管理人员的知识结构和个人能力提出了更高的要求。但是在当前的生物制品企业中却缺乏相应的优秀技术型人才，造成企业档案的信息化管理并不科学和完善。

二、信息时代下优化企业档案信息化建设有效举措

（一）树立企业档案信息化观念

企业档案是企业的重要信息资源，在企业的发展和管理中起到不可估量的重要作用。企业档案的信息化建设更是推进企业信息化建设的“利器”。所以说生物制品企业的管理者和档案管理人员首先应充分认识到企业档案信息化管理的重要性，树立企业档案信息化观念，将档案管理提升到战略层面。然后加大资金、设备、技术等方面的投入和支持，积极推进企业档案的信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，提高生物制品企业档案的信息化水平，优化档案信息服务质量。

（二）明确档案信息化规划细则

企业档案信息化的管理和建设是一个长期且复杂的过程，不可能一蹴而就，需要一个客观具体的总体规划和详细的实施细则为指导，才能实现企业档案信息化的稳步发展。因此，生物制品企业的管理者需要同档案管理领导协作，基于国家相关部门颁布的企业档案管理条例和企业的发展规划与实际工作，制定相应的企业档案管理信息化政策和体系，并从宏观的顶层设计和微观的应用细节方面出发，进行档案信息化实施细则的规定，包括目标、步骤、措施、要求、发展计划等，从而扎扎实实推进生物制品企业档案信息化建设。例如，生物制品的研发周期一般长达10年，而且通过率较低，这就需要生物制品企业拥有超高的专业知识及领先的技术手段，当企业耗费大量的资源、经济、时间后取得成功时，企业就要对这历史性的时刻及过程进行详细的记录，明确档案信息化规划细则可以根据生物制品产业链的三个阶段进行记录，三个阶段分别是：研发、测试、销售。所以，生物制品企业在对档案信息进行规划时，从这三个方面进行细化，使企业文化完整的保存下来。

（三）制定档案信息化标准规范

标准规范是企业档案信息化建设与管理的基础与重要条件，更是保障档案信息资源安全性的重要途径。基于此生物制品企业的档案管理人员要制定企业档案信息化建设的统一标准和规范，建立健全档案信息化工作规章制度和标准规范体系，并完善档案的监管制度，明确工作人员各自的職责，实现责任到人，以便提高档案管理的效率。另一方面，档案管理人员也应该明确档案信息化的弊端，从法律、法规、技术等方面考虑，建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、杀毒软件、电子加密技术等来保障企业档案信息的完整性和安全性，防止企业重要信息资源的泄露。

例如，企业主管部门应该为企业建立专门负责企业档案信息管理的部门，加强对企业档案信息化建设的宏观管理和业务指导，如，我公司属于生物制品行业，主要从事兽用疫苗的生产、研发，公司发展规模及运营都较庞大，在对企业档案信息管理中，公司的主管部门便十分重视该过程，所以专门制定了企业档案信息化管理业务标准，使企业档案信息化建设有了一套标准的参照体系。无论是对企业的发展或者企业规模的扩大都有着十分重要的影响，在厂家与企业合作中，厂家会十分看重企业的背景档案，通过企业档案来了解企业背景文化，如，在生物制品企业中是否具备先进的实验仪器、领先的技术工艺等，在生物制品行业兴起过程中，都有哪些研发成果及主打产品，让厂家具体了解企业文化。那么如何制定档案信息化标准规范呢？下面笔者给大家提一些个人建议，首先，制定档案保密制度，确保企业档案的保密，防止企业档案及重要资料泄露，造成不可估计的损失，其次，再结合公司自身的档案管理需求，对档案的登记制度进行制定，确保档案的全面性、严谨性，方便企业内部进行查阅审读，除此之外，还可以对电子档案系统进行升级完善，能够将档案进行分类整理，提高档案管理的效率。

（四）加强信息化人才队伍建设

优秀的档案信息技术人才是保证档案信息管理和建设的核心与关键，因此必须培养高素养的信息化档案管理人才，建设一支高水平的信息化人才队伍。首先档案管理人员要具有强烈的企业效益观和保密观，并树立终身学习的观念，加强对信息技术、计算机操作、外语等现代化操作技能的学习，提升自身的信息技术水平和素养，以适应档案信息化建设的需求；其次，生物制品企业应从长远角度出发，不断引进企业档案信息化建设的技术型人才。并逐步建立以管理型人才为基础，技术型人才为重点的信息化人才队伍。例如，强化企业档案信息化管理必须要对信息化管理人员进行定期培训，加强企业档案管理人员的专业知识与技能，并让企业档案信息管理者熟悉企业的文化背景及企业与市场的格局关系，这样才能确保企业档案信息的有效性。在对企业档案信息管理中，首先强化管理人员的安全保密教育，更新技术措施，提高档案管理人员专业素质，使企业档案信息化管理技术紧跟时代步伐。

三、结语

总而言之，信息时代的到来对于企业档案管理工作来说既是机遇，又是挑战。要在新形势下实现以企业档案信息化来促进企业发展，就必须要思考如何把握好机遇，克服挑战。所以无论是生物制品企业的管理者还是档案管理人员都要充分重视企业档案信息化建设的重要性，充分认识到现今档案信息化建设中的不足，并通过树立档案信息化观念、明确档案信息化规划细则、制定统一标准规范和加强信息化人才队伍建设等途径，切实优化新形势下的生物制药企业档案信息化管理与建设，让生物制品企业档案更好地为企业发展服务，从而使企业获得更好的经济效益和社会效益。

参考文献：

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（作者单位：哈尔滨维科生物技术开发公司）