医院档案精细化管理的实现及意义探寻

张静

摘 要：精细化管理现代企业最为重要的管理模式，在提升管理效率和质量上发挥重要作用。近年来，随着医疗改革深入，精细化管理在医院档案管理中逐步应用开来，并取得了良好效果。本文主要探讨医院档案实施精细化管理的现实意义及实践情况。

关键词：高校 图书馆 精细化管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）09-00-01

医院档案就是医院建设、发展的重要信息记录，涵盖医疗、临床科研、设备采购、财务等方面，是医院经营、管理及上级监管的重要依据。伴随我国现代医疗卫生事业的发展，对医院档案管理有更高要求，不但要及时、完整保存各类档案，还需提升档案=应用率，更好服务于临床医疗[1]。档案精细化管理就是把具体工作细化，严管细节，让整个过程始终处在受控状态。具体而言，就是在档案的收集、归档、借阅、保存、利用等方面细化，做到精益求精。

一、医院档案精细化管理的现实意义

精细化管理最初用于企业的生产管理中，是基于“精、准、严、细”理念的管理方法。具体而言，就是通过培养和提升企业员工的职业素养与专业技能，改进并优化工作流程，细化过程，注重部门和人员间的沟通和协作，从整体上提升企业生产和经营效益，达到发展目标。

对于医院而言，档案管理的第一要务就是服务于医院日常工作，通过精细化管理，提升档案利用效率最为主要的目的[2]。具体而言，医院档案精细化管理，一方面能够把医院医疗、科研、管理、等方面的信息、资料更为集中、清晰、完整地归集和反映出来。另一方面，能有效地推进医院档案信息化、规范化建设，同时为医护人员、患者、上级部门提供更为为及时、优质的档案服务。此外，可不断改进和强化档案管理工作，充分发挥好档案的作用，以提高医院的医疗质量和管理水平。

二、医院档案精细化管理的实现

1.细化档案管理内容

1.1完善管理体系，保证档案顺利归集。一方面，应转变以往医院档案分散管理的方式，由医院档案管理部门统一管理，并制定切实可行的档案借阅管理制度，把借阅批准权集中到管理部门，并严格执行收、借两线管理，各個科室档案须及时收集、处理，同时严格制度借阅档案。另一方面，在档案权限管理上，在收集各类档案时，除了制定管理制度外，同时还需实施“一把手”负责制，全面、及时地了解和掌握医院档案管理整体状况，以确保档案的收集、归档、借阅、保存的系统性。医院档案主要来自各个科室，集中于人、财、物等方面，为保证档案资料及时、完整地收集，档案管理人员必须不断强化学习，定期到一线科室，了解和掌握每个科室日常工作内容、流程，并要与科室人员一同交流、座谈，了解其对档案的需求，把档案的管控关口往前移动，让档案管理和专业医护工作密切结合。基于“多沟通、少抱怨”的原则，通过服务柔性弥补档案资料收集刚性，以提升档案管理能力。

1.2优化档案结构，满足发展需求。档案质量的直接体现在档案的管理、服务、利用等方面。在医院档案的管理工作中，要想创新和改进管理方法，首先要详细掌握需建立档案室的基数，然后对全部档案有效鉴定、剔除，对需要档案及时修正、补充、完善，再按照医院档案分类原则归档，以便提升归档质量；与此同时，对临床科研成果、试验资料、医院史志、政策等档案进行特色化建设[3]；一方面，要转变档案形式结构，自以往单一纸质文档扩展到影像、声像资料、数字信息、实物保存等多形式档案，不断完善档案形式；另一方面，定期分析医院档案价值，明确档案保存时间的合理比，以实现档案的社会效益和经济效益，更好地服务于医院和患者。

2.优化管理方法与制度

2.1建立完善组织架构。医院档案管理在外部上受上级档案局与市卫计委指导、监督、检查，在内部则是副主任以上分管，各科室设置兼职档案管理员，负责日常档案的归档、整理、保存等事务。如此明确档案管理的作责任，细化工作内容，同时和各科室的绩效挂钩，以实现闭环管理。

2.2建立规范管理制度。医院档案管理制度主要包括岗位责任制度、档案材料收集与归档制度、档案分析和鉴定制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案统计制度、档案日常管理制度及档案销毁制度等。上述制度的建立在医院档案精细化管理中有着重要的基础作用：一方面，明晰与规范医院档案管理工作职责，让各项工作有章可循，减少管理的盲目性与随意性；另一方面，及时把档案管理中出现的问题及相应解决方法予以书面化，让这些宝贵经验与知识得以有效保存，避免后续管理中发生相同问题。

同时，制定档案管理人员的奖惩和绩效考核制度，一是要求管理人员树立档案管理的时效观；二是要树立档案管理的动态观。医院管理者必须通过合理方法和对策进一步改进和完善档案管理制度，以保障档案管理有效性。同时，在实际管理中，各环节、步骤均应仔细、科学划分，可进行PDCA分析，以便档案管理质量得以持续改进。并要对档案管理人员进行定期考核，让其职业素养和专业技能能够进一步提升，以保证医院档案管理工作创新和发展。

3.实施“档案清单”制

可学习和借鉴现代工程项目档案管理先进经验，对重要的人、财、物等档案，实施“档案清单”制，如此不但保证档案建立的完整性，还保证档案管理各环节有据可查。

3.1强化档案管理人员法制意识

依法依规是医院管理最为重要和基本的准则。无论是临床医学中的科研交流、学术研究，还是医患纠纷、行政管理，均与医院档案管理密切相关。因而，档案管理人员在日常工作中并基于《档案法》及相关配套行政法规，严格执行国家档案管理部门、卫计委等制定的《医药卫生档案管理暂行办法》、《医学科学技术档案管理办法》，并要结合新时期医疗卫生改革实际制定适合医院档案管理的规章制度，让档案管理更为标准化、规范化[4]。

三、结语

总而言之，精细化管理是一个系统、全面、复杂的工程。在医院档案管理中践行精细化理念，有助于提升档案管理效率和质量，同时可提升档案利用效率，发挥档案更大价值，同时有利于促进医院档案的规范化管理。在实践中，应根据医院档案管理实际，结合医院经营和管理需要，以提供优质档案服务导向，建立一个完善的精细化管理管理体系。

参考文献

[1]刘茵.医院档案管理中精益管理理念的整合及意义探寻[J].办公室业务，2017，5（23）：125.

[2]朱永梅.新形势下医院档案管理发展趋势探讨[J].山西医药杂志，2018，9（03）：352-353.

[3]黄新金.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].科技资讯，2017，15（07）：125-126.

[4]阮美丽.医院档案为医院持续发展提供正能量[J].中国医学创新，2017，14（27）：145-148.