城建声像档案在线移交管理研究

张洪波

摘 要：本文首先阐述了城建声像档案在线移交管理的方法，接着对声像档案在线移交接收时主要使用的技术手段进行了深入分析，最后对新方法还需解决的问题展开了讨论，并接着自身经验提出合理化建议，供以借鉴。

关键词：城建声像档案 在线移交 管理

中图分类号：G267 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）09-00-01

引言

由于城建声像档案在城建档案中扮演着重要的角色，是呈现城市建设成就以及历史足迹的主要手段，同时也是对工程建设整个流程的记录，和文字资料相比有着较多的优势，如生动形象、较强的丰富性等，对城市归法、管理等方面都有着积极的意义。

一、城建声像档案在线移交管理的方法

1.提高档案管理人员的综合素养以及制度建设的力度

除了要提高档案管理人员的综合素质以外，还应当采取有效措施制对城建档案接收的范围以及相关要求加以明确，积极使用现代数码技术对已经搜集到的档案通过合理转换成电子档案以后移交到指定的地方，最终纳入到相关管理系统中，继而为日后使用带来益处。

2.通过信息系统建设采用分段实时在线移交声像

相关单位可以借助于管理系统网上建立相应的报建项目，登记完毕以后提交项目。

科室负责人员应当通过信息系统对项目的具体分类以及实际接收数量进行科学的设定，这个时候系统会结合相关信息生成接收目录，同时还可以对递交的项目进行合理分配。然后审核人员需要结合已经分配好的项目为项目指定接收目录，这时系统就会结合实现设定好的参数值对接收到的目标进行合理分配，大大减轻审核人员的工作量。

当审核人员完成接收目录分配工作以后，相关单位就可以上传声像档案文件了，并按照收目录条目分段提交相应的文件以供审核。不仅如此，审核人员还需要借助于系统对声像档案内容进行审核，并标记出不符合规定的文件及时反馈给相关单位，在此基础上也要把审核意见展示给相关单位，最后建设单位结合审核人员的建议对需要上传的文件进行相应的调整。

直到相关单位递交的所有文件都满足相关要求以后，这时审核人员需要把项目提交给指定负责人进行终审，直到合格以后才能把所有档案都放入到档案库中。

二、声像档案在线移交接收时主要使用的技术手段

1.元数据校验

信息系统的主要功能是对电子档案进行相应的验证，如文件的大小、相关元数据信息等。作为一名管理人员，除了要提前设置好项目类型信息以外，还应当对接收目录与实际数量进行合理的设置，相关单位在上传电子档案的过程中，系统会自动识别文件的大小与数量是否满足预先设定的值，假如不满足的话，那么数据就不能上传亦或是提交，同时也无法发挥出提示的功能。不仅如此，还可以利用系统对档案最晚提交的时间进行科学的设置，假如相关单位快要达到截止日期还没有上传相关资料时，那么信息系统就会发出提示的声音。除此之外，还可以对短信平台加以整合，这样当电子档案审核发生问题亦或是没有按照规定的时间进行提交时，系统就会按照提前设定好的程序给相关人员发送信息，为业务的顺利开展提供应有的保障。

2.对声像电子文件进行惟一标识的认证

对于档案管理系统来说，其最突出的问题是相关管理人员无法通过肉眼识别两个电子文件是否一样。我们站在建设工程声像档案的立场来看，因为一批建筑难免会存在结构与设计类似的地方，所以相关单位很容易在制作声像档案期间将一个项目的声像直接复制到另一个项目中，这样做的目的是为了节约资金，然而站在档案的立场上这种做法是不可行的，同时现阶段诸多系统不能真正意义上做到这一点。这个时候利用相关技术就能够做到对声像电子文件的MD5校验，并且声像档案在实际传输的过程中系统会自动结合文件的属性采取MD5加密算法为文件生成一个独一无二的标识码，这种标识码与人类的DNA相同都具有唯一性的特点。系统能够把已经上传完毕的文件进行匹配，一旦检测到一样的标识码，就会在第一时间提示上传文件终止，这样可以有效降低相同文件上传的概率，为声像电子档案质量提供应有的保障。

3.GIS技术

为了可以进一步使城建声像档案的呈现方式更加生动化，信息系统还能够与GIS技术结合起来，在项目等级的过程中能够为项目设置具体的坐标位置以及关键词。直到档案接收完毕以后，相关人员可以直接通过GIS引擎在电子地图上搜索想要的信息以及相关电子档案，进而为用户查询起来更加方便创造有利条件。

三、新方法还需解决的问题

1.网络带宽的约束

声像设备历经多次更新换代，在城市建设时衍生出来的声像档案画面质量也得到了大幅度的提高，并存在着较大的文件量。相关单位在线移交声像档案的过程中一定要具备充足的网络带宽，这样才能为声像档案移交的简便性提供应有的保障。但是从当前的发展趋势来看，我国各地网络环境还存在较大的差异性，网络带宽不足会对声像档案在线接收模式的发展带来较大的阻碍。

2.数据的安全控制

众所周知，数据安全成为了城建声像档案数据的根本保障。通常情况下，声像档案在线接收形式一般都是建立在互联网上面的，这样就不能和网络用户实现交互的效果。直到互联网时代的来临，数据出现丢失与攻击的情况大部分都源于网络，显然网络不但是恶意行为的媒介，而且也是声像档案实现在线接收的基础所在。因此，声像档案在线接收模式会在很大程度上面临来自网络的安全威胁，如果采取有效措施确保声像档案在线移交管理模式，是相关人员值得深思的课题。

3.文件存储和服务器并发支持

由于城建声像档案存在很多的数据，需要很大的空间进行存储。因此，对计算机的存储量提出了诸多的要求，同时也要求城建档案管理一定要采取有效措施构建数据存贮中心以支撑巨大的网络流量。不仅如此，服务器还需要支撑相关数据的并发，其目的是为了减少服务器出现瘫痪而造成传输失败的后果。显然针对这方面来说一定要加大资金与技术的投入力度，同时也是现阶段城建档案馆声像档案在线收集的瓶颈之一。

总而言之，本文主要围绕着城建声像档案在线移交管理展开了讨论，笔者结合自身经验提出了自己的看法，旨在可以为相关人士提供有价值的参考信息，进而为我国的经济建设做出应有的贡献。

参考文献

[1]王为邦.城建声像档案在线移交管理探索[J].通讯世界，2014（05）：122-123.

[2]代雨珂.乐山市城建档案馆城建档案管理信息系统建设[J].城建档案，2014（01）：37-39.

[3]刘恒.城建聲像档案工作的实践与创新[J].城建档案，2012（06）：20-23.

[4]滕庆林.坚持服务宗旨 创新服务工作 努力推动城建档案工作健康发展[J].城建档案，2009（07）：38-40.