浅谈基层文化行政执法档案的管理

李香花

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）09-00-01

文化行政执法档案是指各级文化行政执法部门或文化行政执法机构在文化行政执法过程中形成的，反映执法真实情况、体现执法过程、具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

为进一步提升文化市场综合执法水平，规范文化市场综合行政执法档案管理。文化部、国家档案局专门联合下发了《文化市场综合执法档案管理办法》，我们常州市文化广电新闻出版局与市档案局对辖市、区的档案部门和文化行政执法机构也转发了相关的文件，并提出了如下的贯彻意见。

一、高度重视

文化市场行政执法档案管理是对文化市场执法工作的真实记录，是提高办案质量和推进依法行政的一项基础工作。做好文化市场综合行政执法档案工作，规范建立文化市场综合行政执法档案，对于提高执法能力和管理水平，维护人民群众合法权益，积累文化档案资源具有重要意义。我们要高度重视，根据实际需要，建立或明确相应的机构负责档案工作，并为执法檔案管理提供必要的人员、场所、设施和经费保障，切实做好执法档案管理工作。

二、规范建档

执法档案工作坚持统一领导、分级管理，上级执法部门和同级档案行政管理部门应加强对执法档案工作的监督和指导。建立健全文书归档、整理、保管等档案管理工作制度，做到应归尽归、应收尽收；改进和规范查阅方式，提高执法档案的利用能力；加强对执法档案安全工作的监督检查，确保执法档案实体和信息安全；切实推进文化市场综合执法档案的标准化、规范化、信息化建设。

三、协同推进

各级文化行政部门和档案行政管理部门应积极开展档案业务指导和归档工作，定期对执法档案进行检查，积极研究并协调解决执法档案管理工作中的重大问题，及时为文化市场综合行政执法档案管理部门履行职能创造条件、提供保障，推动文化市场综合执法档案工作与综合执法工作同步协调发展。

四、出台《文化市场综合执法档案管理办法》的必要性

行政执法档案是档案管理的重要内容之一，且由于行政执法的特点而具有一定的特殊性。多年来，由于一些行政执法单位对行政执法档案管理重视不够，加之管理上缺少专门的法规、规章，使行政执法档案管理存在诸多的问题：一是归档责任界定不清，交接不及时；有的执法人员将执法案卷据为己有，不及时上交。二是归档范围界定不清，随意性较大。在一些已经办结的执法案件中，未形成档案或者档案资料不全的现象时有发生。三是档案保管不规范，丢失或毁坏现象时有发生。有的保管不善，有的在查阅时被撕页或者随意涂改。四是档案保管期限界定不清，销毁把关不严。有的档案保管期限本应该定为永久却只保管30年；有的虽然保管期限已经届满，但因情况特殊仍具有保存价值。因此，为规范文化行政执法档案的管理，提高档案管理水平，文化部与国家档案局联合出台了《文化市场综合执法档案管理办法》，具有一定的必要性的。本办法对基层文化行政执法机构的执法档案的管理工作具有一定的指导意义和监督作用，对促进行政执法档案工作制度化、规范化、加快推进依法行政和法制建设进程起了一定的作用。

五、做好文化行政执法档案管理工作的几点建议

1.要高度重视文化行政执法档案的安全管理工作

加强对文化行政执法档案的安全管理工作，首先要从思想上给予高度的重视。选拔文化程度高、专业素质强的人从事文化行政执法档案工作。档案工作的安全保护工作，是档案工作者最基本的职责。维护行政执法档案的安全，还要把好档案的利用关，保证档案在利用过程中做到不损坏、不丢失、不涂改、不伪造、确保不泄密、不失密。

2.加强执法档案的收集

在文化市场管理档案中，执法档案是非常重要的一块，对文书档案的管理非常规范，而对执法档案的管理没有引起足够的重视。执法人员在行政执法过程中，由于没有档案管理意识，会严重影响基层文化行政执法档案管理工作的进行。认为只要案卷做好了，就是存档了。执法案卷经统一编号存在后，只能算是执法档案的一部分，不能算是完成了执法档案的管理。只有把在检查过程中形成的一般执法检查文书经装订成册编号，按年度统一归档后，才算是完成了行政执法档案的收集工作。

3.完善追究责任机制

我国的文化行政执法档案管理的责任机制尚未建立，责任追究仅限于《档案法》中关于一般文书档案管理责任的规定。而行政执法档案不同于一般的文书档案，它不仅发挥着档案的一般作用，更代表着政府的公信力。如按照一般档案管理来追究责任，则处罚力度偏弱，达不到应有的管理效果。因此，进一步明确文化行政执法档案管理过程中出现的违法犯罪行为或者违法行为时应当承担的法律后果，完善行政执法档案管理的责任追究机制，提高文化行政执法管理工作规范化水平，落实档案管理岗位职责，形成“有权必有则，有责要担当，有责必追究”的工作格局，具有重要的意义。

4.做好行政执法档案信息化管理工作

随着我国信息技术的不断发展，行政执法档案的管理工作逐步走上了信息化的道路，根据上面的要求，档案要全面实行数字化管理。所以，文化行政综合执法机构要做好执法档案的信息化管理工作，确保档案的信息化安全，是适应新时代的档案管理工作的发展需求。

5.加强对执法档案管理人员的培训力度

行政执法档案是一项系统、复杂并且对专业性要求比较高的的工作，要保证我国的行政执法档案适应信息化这种大环境，就需要培养一批作风正派、责任心强、档案管理水平和执法业务水平高的同志来从事这项工作。每个单位要在每个部门指定专人做为兼职档案人员，要定期给这些兼职人员进行专门的培训以及相关知识的普及，加强他们对执法相关文件的处理能力，适应新时代下对档案人员的要求。并可以采用定向培养的模式，为基层文化执法输送档案管理人才。

近年来，随着文化行政执法档案管理工作水平的不断提高，文化行政执法档案一直在不断探索和完善，难免会出现一定的问题。针对这些出现的问题，相关的部门一定要进行及时的处理，，并且找出应对措施。在今后的文化行政执法档案管理过程中不断总结和完善管理经验，打造档案管理的长效机制，突出抓好思想认识提高、人员素质提升、制度规范运行等方面的工作，逐步适应现代档案管理的实际需要，提升档案的管理、保护、利用的工作水平。

参考文献

[1]左晓敏.浅谈行政执法档案管理工作中存在的问题及对策.《理论研究》.2016年总第234期.

[2]肖静.论《行政执法档案管理办法》的重要性.《科学与财富》.2016年第7期.