如何让库房档案管理更科学

扈妍珺

摘 要：库房档案管理是确保档案管理工作完整性的重要前提，也是维护档案管理工作完整性和安全性的先决条件和重要保障。随着信息时代的到来，库房档案管理工作也越来越受到相关部门的重视和关注。为了适应时代发展的需要和档案管理工作的实际需求，我们必须采取积极的措施不断加快库房档案管理工作的科学性，使库房档案管理的效率和水平能够得到双重的提高。

关键词：库房 档案管理 科学管理 措施

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）09-00-01

库房的档案管理工作是整个档案管理工作当中最基础和最重要的组成部分，是整个单位档案管理工作的主要阵地，也是档案信息化的依托和基础。没有了库房的档案管理工作，我们的档案管理工作将变得没有头绪，缺乏秩序。因此，库房档案管理在档案管理工作当中占据着十分重要的地位。为了使库房档案管理工作能够引起相关部门的重视，使库房档案管理更加科学高效，我们需要对其具体的制度和实践工作加以不断的探究。

一、库房档案科学化管理的意义

1.满足信息管理的时代发展需要

档案管理的本质就是一种信息管理，随着网络技术的发展和信息技术的提升，社会对于信息的处理越来越信息化和科学化，传统的档案库房管理模式在很大程度上已经难以满足时代发展的要求。传统的管理模式、管理理念以及管理制度已经远远落后于时代发展需要。库房档案是所有档案信息的实体，它的管理直接决定着所有档案信息的质量，因此实现库房档案的科学化管理意义重大，是时代发展进步的需要，也是社会发展的体现。

2.实现库房档案管理模式的创新

传统的库房档案管理主要依托人工操作，包括档案整理、鉴定、检索和接收这些都依赖于档案管理人员的逐个操作，使得库房档案管理效率低下。当前库房档案管理的网络化、科技化、智能化以及自动化是库房档案管理发展的大趋势，我们能否逐步实现库房管理创新与科学发展是当前库房档案管理的重点和关键。库房档案管理的科学管理强调档案的保密工作、技术上的创新以及网络信息化建设等，全面实现库房档案管理模式的创新与发展。

3.提升库房档案管理的水平和效率

与西方众多的发达国家相比，我国的库房档案管理工作一直以来还没有受到应有的重视，档案管理人才的缺乏也成为库房档案管理工作效率低下的主要原因，如何全面提升库房档案管理的水平和效率成为当前我国库房档案管理工作的核心与重点问题。通过科学化管理理念的提出，我们将会使库房档案管理工作进行全面的升级和创新，不论是在人员的配置还是库房的设计，亦或是先进的管理设施和技术手段，我们都能够紧跟时代发展的步伐，使库房的档案管理工作实现高效率和高水平的运行。

二、实现库房档案科学管理的具体措施

1.档案业务的科学化管理

在库房档案管理工作当中，涉及到档案业务的管理的部分我们一般都称之为业务管理。业务管理工作是库房档案管理工作当中的重要组成部分，它的主要内容包括库房的编号工作、档案装订及其编号、卷宗的排列、档案上架工作、档案存放中索引的编制等多方面的业务。为了使这些档案管理业务能够更加科学高效，我们必须要对所有的库房和档案架进行统一的编号和分类，尤其是档案架的排列必须要整齐有序，符合人们的查找习惯。在进行卷宗排列的时候，需要严格按照其进库的先后顺序，并要求同一类型、相同系统的全宗要相近排列，而不同类型和不同载体的档案则需要分类进行保存和管理。

2.行政工作的科学化管理

在库房档案管理工作当中，以行政化的手段对库房进行管理是档案管理组织化的需要，也是库房档案管理工作得以正常运转的不可或缺的环节。在行政工作当中，人员配备是其核心内容，要想实现行政工作的科学化管理，我们必须做好人员的组织、管理、分配和协调的工作，实行责任目标管理制度和激励措施，对所有的工作人员定岗定制，定期进行专业的评比与考核，充分激发所有工作人员的积极性，从而使得行政工作能够更加科学合理。

3.管理技术的创新发展

库房档案管理技术的创新是库房档案科学管理工作的重中之重，也是推动其科学化管理的根本驱动力。在庫房的档案管理工作当中，我们必须借助一定的科技设备和技术手段对库房中的档案进行全方位的保护，力求所有的档案不受到损害，最大限度地延长档案的使用寿命。对于档案库房来说，防火、防盗、防干防潮、防高温、防尘、防光、防微生物以及防止有害生物等都是技术管理应当注意的要点，这使得库房的建造以及相关后期保护设备和设施的采购都提出了较高的要求，我们必须要予以高度的关注与重视。

另一方面，办公自动化的发展为库房档案管理的现代化带来了新的发展机遇。利用先进的办公自动化技术，我们能够使庞大的档案业务活动实现电子化、机械化和自动化，彻底改变传统的工作模式，使库房档案管理工作的面貌焕然一新，实现现代化的发展水平。

4.强化保密工作的重要性

要想使得库房档案管理更科学，我们就必须强化保密工作的重要性。档案本身原始记录性的特点，决定了保密工作必然是档案管理工作的重点。从档案的保密性的角度出发，一般情况下我们不应当将库房设置在办公楼的最底层，这样会增加保护的难度。随着信息技术的发展，档案保密工作的难度也在不断加大，因此我们需要对机密内容进行专人看管，严禁外部人员入内，并及时做好每日的检查工作。

5.建立高素质的人才队伍

科学管理理念的核心应当是以人为本，围绕这个核心我们应当全面建立高素质的人才队伍建设，根据库房档案管理工作的特点和需求选拔素质较高、专业性较强、富有责任心和职业道德素养的人才，优化人员配置。在平时的工作当中，要积极进行相关的业务培训工作，不断提升工作人员的业务能力和工作水平，使用先进的办公自动化设备和技术，并定期进行全面的考核和评价，使库房档案管理工作不断向科学化、智能化的方向迈进。

6.实现库房档案管理的网络化建设

库房档案管理的网络化建设是当前库房档案管理工作的热点，它涉及到数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定、存储、检索、传递等多方面的内容，因此是当前我们进行库房管理的重要项目内容。随着数字信息化档案管理工作的发展，传统的库房档案管理工作环节将得到减少和优化，管理的效率和质量将得到更全面的保障。

结语

在信息化时代，档案管理工作面临着很多的机遇和挑战，面对这些层出不穷的问题，我们需要进行创新，用更加科学化的手段进行优化与管理，跟上时代发展的节奏和步伐。

参考文献

[1]王天珍，张清贵.档案库房的科学创新管理.城建档案，2014 （9） ：88-89

[2]高晶.档案库房的科学管理措施.办公室业务，2014（23）：66-66