信息时代下档案管理工作的创新策略

刘德松

摘 要：信息化是当前时代背景下左右着社会发展的重要关键词，也是大势所趋，在信息化的趋势下，许多行业都引入了信息化技术，档案管理工作亦是如此，需要以此背景为基础去积极的改革体制及相关技术等，才能够保证档案管理工作效率更高，确保档案的安全，所以应当深入针对当前时代背景下的档案管理工作创新进行分析。

关键词：信息时代 档案管理工作 创新策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）04（a）-0148-02

随着社会的不断发展，各个领域的竞争都愈演愈烈，在严峻的竞争环境下，效率成为了最重要的工作目标，只有确保工作效率，才能够在当前的就业竞争中存活。档案管理工作是多数企事业单位的必要工作环节，为了保证档案管理工作的效率及质量，企业必须要对管理理念、管理技术等多个方面的革新提起重视，因此下文将主要针对信息时代的档案管理工作创新进行分析，给出改革意见。

1 信息时代下档案管理工作发展趋势

1.1 无纸化

在以往的档案管理体系当中，档案主要是以纸质形式存在的，纸质的档案，从建档、储存到调用，都需要耗费巨大的人力、物力及财力成本，建档需要书写，因此需要多人去完成，档案存储需要足够的空间，因此随着档案的不断增加，必须要持续拓展储存空间，用更多的储存室去保存这些档案，显然这样的管理过程，每个环节都需要耗费大量的成本。而在网络管理环境下，档案以数据形式存在于网络平台上，不占据实际空间，也无需依靠多人进行管理，最重要的是无需再去耗费过多的成本区管理，因此无纸化是未来档案管理工作的主要趋势，这是无法否认的事实。

1.2 精细化

档案资料的类别复杂，种类繁多，数量巨大，其事业单位中的每个部门、每个岗位细化到每个个人，都有独立的相关档案，这些信息集合起来，如果只依靠人力管理，是很容易混乱的，即便是在档案库内针对不同的档案设置了不同的分区，随着档案数量的不断增加，档案的查询与调动也会越来越耗时，影响管理效率。但是对于信息化的档案管理系统，能够根据内部的管理体系设置不同的分支，并且在大分支下，增设相应的子分支，層层明确会让档案信息的查找与管理更便利。

1.3 实时化

效率是当前社会的最大竞争力之一，档案管理工作也需要根据这样的趋势去改革，才能符合当前时代的管理要求。以往的传统纸质档案管理，局限在固定的范围内，建档、储存、调用及传送都并不能实时完成，异地的资料传输，更需要依靠长时间的快递运送过程去达成，这样的管理模式显然严重影响了工作效率。而在信息化的趋势下，运用网络档案管理平台，却能够在分秒之间实时完成档案信息的传输交互，即便是跨越国界的档案传输，也能马上完成，这是巨大的进步，是档案管理工作效率的质的飞跃。

2 信息时代背景下档案管理工作的问题分析

2.1 管理机制不健全

完善的管理机制，是开展任何工作的基础，档案管理工作也是如此，必须要首先明确管理框架，才能确保后续工作的有序推进。首先为确保管理工作的方向更明确，必须要根据不同的部门、岗位去合理制定每周、每月的档案管理工作计划，根据工作计划去明确每天的工作任务，确保管理人员及时上交工作记录，才能尽可能避免工作秩序混乱的问题出现，这是最基础的要求，但是许多单位显然忽略了这一点，导致档案管理工作的规划与实施过于随意，不利于工作效率的提升。

2.2 管理规章制度不够精细全面

管理规章制度是开展任何工作的基础，所谓没有规矩，不成方圆，档案管理工作是需要慎重对待的工作，更要以谨慎专业的态度去看待，相关人员必须要意识到，单位内部的档案，有许多是涉及重要机密信息的，所以如果没有严格的管理规章为基础去进行管理，无法明确权责，责任制落实不到个人，便很容易出现资料丢失或是被窃取的风险，特别是在信息化的环境下，管理规章也必须要结合当前的网络化环境去改革，如果缺乏了这部分内容，管理工作必然会有更大的漏洞，但是当前多数企业的管理规章都并未考虑到当前的网络化趋势。

2.3 网络管理环境安全性不足

信息化的时代下，数字化的档案管理环境是开展档案管理工作的前提，而网络管理环境的安全性，则决定着档案的安全及管理的成果。为此只有保证网络环境的安全，确保档案不会被窃取或是篡改，才能确保单位的利益不受损害。但是软硬件的维护、安全技术的革新以及管理平台的完善都需要付出一定的成本，所以许多单位为避免更多的支出，通常会选择忽略，这样的趋势是对档案管理工作改革优化十分不利的。

3 信息时代档案管理工作改革优化策略

3.1 健全管理机制

任何工作都不可能在没有框架的前提下运行，信息化的档案管理工作，更需要有明确的工作规划，步步为营的去落实，才能保证工作的秩序不被打乱。每一周的开始，每个月的月初，都应当制定并下放相应的管理任务，当前的管理任务应当根据上一阶段的管理成果去进行规划。在实际的档案管理工作过程中，需要要求管理人员每天对自身的档案建档及管理行为进行详细记录。在每周、每月的工作结束后，则必须要求管理人员提交工作记录及总结。除此之外，对不同级别的档案资料，还应当设置相应的权限，各个部门的、各个岗位的档案层级应当合理规划，明确下放，这样才能让档案管理的框架更加清晰。

3.2 健全管理规章

任何工作的开展，没有相关法规作为基础，都无法推进，信息化的档案管理工作亦需要依靠相关规章去进行约束，才能条理清晰，有序推进。所以为保证档案管理工作的效率及质量，首先必须要针对当前的管理规章进行完善。在以往的传统档案管理模式下所形成的规章，毫无疑问已经无法适应当前的信息化档案管理模式，必须要考虑到网络环境，根据当前的趋势去完善规章，并且确保管理规章的权威性，才能发挥实际的成效。特别是在网络化的趋势下，许多原本的管理规章已经不适用与当前的档案管理需求，所以必须要根据网络化趋势进行改革，将网络平台的档案管理相关工作要求融入规章当中，包括管理权责分配、网络平台管理要求等，都应包含在内，这样才能真正成为当前档案管理工作的依据，促进管理效率及质量提升。除此以外，还应当定期开展内部讨论会，针对近期以来信息化档案管理工作中出现的问题进行分析，如果存在不合理的制度，应及时提出修正案，以确保后续的规章改革。

3.3 提升网络管理平台安全性

档案是企事业单位的重要依据，档案的真实性、全面性及安全性，决定着单位的切身利益，这也是档案管理工作的意义所在。为了保证档案不会被窃取或是篡改，对于档案管理技术的革新，对于管理环境的维护，是不可忽略的。信息化档案管理平台功能是否足够健全，用网环境是否安全，管理人员是否养成了正确的用网习惯，这些都关系到档案管理的安全性。档案管理部门必须要从正规的渠道引入正版的杀毒防护程序，及时更新防护程序的版本，除此以外，还要针对管理人员的用网提出相应的要求，登录档案管理账号完成管理工作后，应当消除账号相关信息，此外在传递档案信息之前，应当事先检测网络环境安全性，尽可能避免风险的产生，才能让档案管理工作更加顺利且迅速的完成。

参考文献

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[2] 孟艳丽.信息时代下档案管理工作的创新探究[J].办公室业务，2017（3）：147.

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