数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性解读

温淑珍

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2018.16.122

摘 要：对于医院人事档案管理来讲，合理利用数字化信息十分重要，其是提高医院人事档案管理效率的有利条件。本文主要以数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性解读为重点进行阐述，结合当下医院人事档案管理的现状为主要依据，从增强档案管理人员的安全意识、建立有效的管理制度、使用安全性技术手段等方面进行深入探索与研究，其目的在于加强数字化信息在医院人事档案管理效率。

关键词：数字化信息 医院人事档案管理 重要性

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）06（a）-0122-02

对于医院人事档案管理来讲数字化信息利用十分重要，其是提高医院人事档案管理效率的基础，也是加强医院核心竞争力的关键。为此，相关人员需给予数字化信息利用高度重视，促使其存在的价值与效用在医院发展中充分的发挥出来，为保证医院在繁杂的经济市场中立于不败之地提供有效依据。本文主要解读数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性。

1 当前医院人事档案管理的现状

⑴人工操作效率低下。医院人事档案为医疗人员学历、经验、业务水平、社会关系以及工作情况等方面的记录，为个人参与社会各方面活动记载于个人自然状况的实际反映，传统的人员操作需进行转抄，难免不会出现任何差错，一旦转抄失误，就需要诸多繁杂的工序来弥补，不但耗费时间、耗费精力，还易损坏资料，对合理化与系统化管理十分不利。而数字化医院的转变为人事档案管理带来了诸多有利条件。

⑵人事档案管理应用效率不高。绝大多数医院对人事档案管理都只注重保管，而不重视应用，如此便需要诸多场所与场地，在无形中增加了开支，对开源节流十分不利，并且隔一段时间就需要对档案进行查阅与整理，易导致其破损[1]。

⑶档案管理信息化建设质量不佳。医院人事档案管理的设备条件、技术方法，相较于临床科室比较滞后。信息基础十分薄弱，无法紧跟时代发展的脚步。手工操作以变为了医院人事档案管理亟待突破的问题。

2 医院人事档案管理的策略

⑴加强数字化人事档案意识。在信息时代背景下，医院需要统一人事档案管理思想，提升员工对人事档案的认识，对医院人事档案管理运行机制进行创新，对人事档案管理实施三级管理模式，让医院人事档案管理活起来和动起来。

⑵通过数字化信息技术，对医院人事档案进行管理。随着我国信息技术的不断发展，数字化信息技术应运而生，其可以进行信息的产生、发送、传输、接收、识别、控制等。而且数字化信息技术是在信息科学的基础原理与方法基础之上，对信息处理功能技术进行扩展。在医院人事档案管理中应用数字化信息，可以使人事档案信息得到充分的利用，从而提升人事档案信息的服务效能，并且为医院应用人事软件技术奠定良好的基础。

⑶创新服务模式。在信息时代背景下，医院人事档案管理的目的主要是为了提供全面的人事档案管理和档案利用[2]。医院人事档案管理工作人员不仅需要负责接待咨询和查询档案信息工作，还需要在保密原则的基础之上，到非涉密性的档案信息网站中进行浏览，创建完整的档案资源数据库，从而使档案资源可以实现共享。

⑷注重队伍建设，提升业务水平。医院想要提升人事档案管理的质量和效果，就需要提升人事档案管理工作人员的综合素养。因此，医院需要定期对相关人员进行专业知识和技术的培训，还可以给相关人员提供实地观摩的机会，从而提升其知识层次。另外，医院在聘用人事档案管理工作人员时，需要挑选一些具有较强责任感和电脑操作技术人员。

3 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

（1）数字化信息在医院人事档案管理中的应用，可以改进传统人事档案管理中存在的不足。在传统人事档案管理中，大部分的工作都是由人工手动和纸张进行的，这样的管理模式给资料保存带来一定的困难，并且占用空间较多，工作人员在查找档案时具有较大的难度。在医院人事档案管理中应用数字化信息以后，电子档案替代了传统的纸质档案，计算机的储存量较大，而且计算机的精准度较高、速度较快，可以对人事档案进行长期安全的保存，而且还可以确保人事档案的准确性和完整性。通过数字化信息的应用，有助于医院在选拔和调整人才时，对人事档案进行提取和查看，从而缩短人事档案提取和查询的时间，有效提升医院各项工作的效率[3]。

（2）数字化信息在医院人事档案管理中的应用，可以提升医院人事档案信息共享程度。在传统人事档案管理中，都是通过人工手动记录，这样既费时又费力，严重影响工作效率，导致人事档案信息没有充分的发挥出自身的作用和價值。在应用数字化信息技术以后，人事档案管理工作人员可以对档案信息进行输入和输出，把纸质的档案转变成电子档案的形式，并且对档案信息数据进行归类整理。这样不仅可以有效提升人事档案信息数据的整合程度，还可以有效实现人事档案信息共享，从而使人事档案可以充分发挥出自身的作用和价值。

（3）数字化信息在医院人事档案管理中的应用，可以有效提升人事档案的保密性。在数字化信息人事档案管理中，不用直接接触档案原件，而且人事档案在计算机中都被进行加密处理，从而有效提升人事档案的保密性，使人事档案信息变得更加可靠和真实。

（4）数字化信息在医院人事档案管理中的应用，可以提升人事档案利用率。人事档案管理工作直接影响着医院长期稳定的发展，人事档案资料可以为医院制定战略时提供可靠依据，从而使医院人才配置变得更加科学合理。在应用数字化信息技术以后，在筛选和查看人事档案信息时变得更加全面和快捷，从而有效的提升人事档案利用率，使人事档案在医院的长期稳定发展中发挥自身的作用和价值。

4 数字化信息在医院人事档案管理应用的安全防护措施

（1）提升人事档案管理工作人员的安全意识。数字化信息的应用给人事档案管理工作带来了诸多便利，但是也存在一定的问题。随着我国信息技术的发展，数字化信息技术的应用受到了计算机技术和保密性等方面的影响，导致人事档案信息的安全受到了威胁。因此，人事档案管理工作人员需要时刻注意防范，提高警惕，医院需要注重对其进行网络安全教育，并对高度保密性的档案进行加密保护。此外，需要对计算机定期进行清理和杀毒，从而保证数字化信息系统可以在安全健康的环境下正常运行。

（2）完善管理制度。想要使数字化信息可以安全规范的对人事档案进行管理，医院需要在原有的管理制度上，进行完善，保证网络的安全。医院可以实施数字档案管理的岗位责任制，对每个人的工作进行细分，明确责任，创建科学的用户权限管理制度。此外，还需要对人事档案管理软件定期进行维护，并对人事档案信息进行备份，以防计算机出现问题时，可以及时对人事档案信息进行恢复。

5 结语

总而言之，对于医院长远发展来讲人事档案管理十分重要。在信息技术快速发展的时代里，相关人员需加强对档案管理数字信息化的重视力度，大力将数字化信息纳入到常规的档案管理工作中，促使人事档案管理人员的管理水平提高到新高度，让医院人事档案效用充分的发挥出，以期为医院医疗服务水平提高奠定基础。

参考文献

[1] 刘冷杉.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J].办公室业务，2018（3：145.

[2] 赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018（2）：238-239.

[3] 梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理，2017（16）：71.