高职教学档案管理的特点及现代化管理对策

朱悦坤

摘要：高职教学档案高职教学质量的重要反应，同时也是高职教学管理工作开展的依据。高职教学档案具有多样性、专业性、系统性等特点，做好高职教学档案的管理，有利于档案信息资源的开发利用，更好地服务高职教学工作，优化高职教学。本文就高职教学档案管理的特点及现代化管理对策作了相关分析。

关键词：高职教学档案；管理特点；对策

中图分类号：G647.24文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00

高职教学档案记录了高职教学活动，是高职教学工作的真实反映，通过高职教学档案，可以找出高职教学工作中的不足，并有针对性的加以完善和改进，进而推动高职教学的更好发展。随着高职院校规模的扩大，高职教学档案管理工作也愈发重要。然而，基于档案开发利用的需要，传统的档案管理方式已经不适合高职教学档案工作的需要，而要想做好教学档案管理工作，促進高职教学档案的开发利用，就必须加快现代化管理，以现代化管理手段取代传统的管理手段，从而提高教学档案管理水平。

1.高职教学档案管理的特点

1.1教学档案的专业性

教学档案记录的是教学活动，而教学过程是一种专业的实践活动，这种专业性决定了教学档案具有专业性。教学档案涉及到教学计划、教学大纲、教材、课程设置、教学内容、教学成果、教学方法等内容，教学档案的专业性使得教学档案管理必须规范、科学。

1.2教学档案的系统性和周期性

教学档案与教学工作有关，其内容结构本身具有系统性。教学档案是随着教学活动的开展而形成的，涉及各教学实践层次和管理层次，是一个完整的有机体。教学活动的开展都需要经过系统的规划，在这种系统性的教学活动下产生的档案也必然会具备系统性特征。教学档案的周期性主要表现在学期、学年。在高职教学中，每一学期、每一学年都要对教学活动进行管理，各个阶段共同构成完整的大循环周期。

1.3教学档案的分散性和集中性

高职的教学活动和管理活动的分工，使得各教研室、各教学部门所产生的档案信息也比较分散，使得教学档案管理比较分散。但是，根据《高校档案法规定》，教学档案管理工作必须遵循统一、集中性的原则，在这种原则要求下，高职教学档案管理具备分散与集中并存的特点。

2.高职教学档案现代化管理的意义

高职教学档案是高职教学工作的真实记录，对高职教学发展有着借鉴作用，而要想发挥教学档案应有的作用，就必须对其进行有效的管理。长期以来，高职教学档案管理方式比较传统，教学档案依然以纸质档案为主，档案信息的采集、统计、分析依然靠人工方式，这种方式不仅效率低， 而且很容易造成档案信息的不完整、失真，进而无法发挥教学档案应有的作用。因此，革新教学档案管理尤为重要。现代化管理是时代发展的内在要求，是高职教学档案管理的重要目标。在高职教学档案管理工作中，借助现代化管理手段，可以对教学档案进行信息化管理，提高教学档案管理水平，进而促进教学档案的开发利用，更好地服务高职教学工作，推动高职教学发展[1]。

3.高职教学档案现代化管理对策

3.1构建统一的档案信息管理系统

在信息化时代里，传统的档案管理方式已经不适合高职教学档案管理的需要，传统的档案管理方式会严重阻碍高职教学档案的开发利用。信息化管理是信息时代的特征，高职院校应当认识到信息化管理的重要性。首先，高职院校要加大信息化的投入，推进档案管理信息化建设；其次，结合教学档案类别及特点，构建相应信息化管理系统，如，招生档案，建立招生档案信息系统、教学科研成果，建立与之相应的科研档案信息系统，以计算机信息技术为支撑，实现档案管理的信息化操作，从而提高档案管理水平和效率[2]。

3.2变被动服务为主动服务

现代化管理注重的是服务。长期以来，高职教学档案管理工作存在“重管轻用”的现象，使得许多教学档案被遗忘、丢弃、摧毁。教学档案具有较好的服务功能，基于现代化管理的需要，在高职教学档案管理中，要变被动为主动，为档案使用者提供全面的档案信息服务。借助信息手段，构建完善的档案信息检索服务窗口，方便档案使用者可以快速地找到档案信息。另外，加强档案工作人员的服务意识的培养，引导其树立全心全意为学生、教师服务的观念，进而实现教学档案效用最大化[3]。

3.3完善教学档案管理制度

在高职教学档案管理中，制度是基础，完善的制度有利于教学档案管理工作的顺利开展。基于现代化管理的需要，高职院校应当建立与现代化管理相适应的档案管理制度。首先，要强化教学档案的管理，将教学档案管理工作上升到战略高度，提高对档案的认识。其次，要健全档案信息的审查机制，对所收集的档案信息进行全面的审查，确保档案信息真实、全面，然后再归档。再者，要落实责任制，将教学档案管理责任落实到具体部分、具体人的身上，从而更好地规范档案管理行为，确保教学档案管理工作的高效开展[4]。

3.4加强档案管理人员的培训

在高职教学档案管理工作中，档案管理人员能力水平的高低直接影响到了教学档案管理水平。基于现代化管理的需要，高职应当加强档案管理人员的培训。首先，加强档案管理人员能力的培训，培养档案管理人员信息化操作能力、档案管理能力等；其次，加强档案管理人员的职业素质教育，为教学档案管理培养一支高素质的队伍[5]。

3.5抓好教学档案信息安全管理

基于现代化管理的需要，许多高职学校已经走上了信息化管理的道路。然而信息化管理是建立在互联网的基础上。在高职推进信息化管理的过程中，教学档案信息安全也受到了较大的威胁。因此，要想保证教学档案的完整、真实，高职应当做好教学档案信息安全管理，要加大信息安全技术的应用，如身份认证技术、加密技术、防火墙技术等，以这些技术为支撑，提高教学档案信息系统的安全性，避免档案信息受到恶意攻击[6]。

4.结语

综上，高职教学档案是随着高职教学活动的开展而产生的，是高职比教学活动的真实反映，做好高职教学档案管理工作尤为重要。基于高职发展的需要，高职院校应加强教学档案管理，运用现代化管理手段以及计算机网络技术，推动教学档案管理工作的开展，提高教学档案管理水平，进而促进教学档案的开发利用，更好地服务高职教学工作，推动高职教学的更好发展。

【参考文献】

[1]汪阜艳.浅谈教学档案现代化管理手段的转变[J].才智，2014（27）：208.

[2]张丽.浅谈档案管理的优化与现代化路径[J].中国科教创新导刊，2013（28）：255.

[3]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策[J].陕西教育（高教版），2009（01）：70.

[4]曹磊.档案现代化管理中存在的问题与对策[J].黑河学刊，2006（04）：106-107.

[5]张晓玲.高校教学档案的特点及其现代化管理对策[J].煤炭高等教育，2005（04）：112-113.

[6]吴丹.档案现代化管理的若干问题与对策[J].黑龙江农垦师专学报，2003（03）：117-119.