综合档案馆开展地方文献收集工作的思考

王振威

摘要：文章提出了综合档案馆开展地方文献收集工作的必要性和可行性，并对综合档案馆开展地方文献收集工作提出了具体策略。

关键词：综合档案馆地方文献收集

在地方文献收集的数量、种类和管理的专业化方面，综合档案馆远不如图书馆有优势。在提高档案馆综合服务能力的前提下，利用者既需要查阅档案资料，同时还需要更多的其他形式、时期的资料。能否做到既可以查到档案资料，还能够掌握更多有价值的信息，实现“一站式”查询呢？综合档案馆加强地方文献的收集，弥补档案的不足来满足利用者的利用需求就成为必然。

一、档案与地方文献的关系

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案由法定作者在职能活动中产生，具有历史凭证作用。档案来源单一，有严格的利用手续且多为孤本。

地方文献是反映一个地区政治、经济、文化、教育、历史、地理、风土人情、人物传记、物产资源、名胜古迹等重要内容的文献资源。地方文献一般多为公开出版物，具有系统性强、多套副本的特点，是反映一个地方的历史、文化、经济等某方面工作的资料。地方文献作者来源广泛，内容比较严谨，形式多样。

档案与地方文献可以互相转化。有的地方文献就是档案内容的汇编、整理、摘抄。真实可靠的地方文献则可以转化为档案，作为特定时期地方历史的记录。

二、综合档案馆收集地方文献的必要性

（一）综合档案馆收集地方文献是其法定职能之一

《档案馆工作通则》（以下简称《通则》）第九条规定“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料”。从目前档案馆工作的实际来看，《通则》的要求只是对档案馆收集资料最基本的要求和原则性规定。各档案馆在工作实践中还要结合自身条件制定具体的文献资料工作制度，加强地方文献资料资源的建设。

（二）地方文献是馆藏档案的重要补充

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。很多地方文献和档案可以互相转化。地方文献内容具有系统性、完整性、专题性、形式多样的特点，有助于弥补档案资料真实性强而全面性不足的问题。地方文献同档案一样，是维护地区记忆的重要载体。

（三）收集地方文獻有助于提高档案馆室服务能力

利用者查阅档案开展研究，需要反映一个地区、一个单位全面的资料。限于档案来源的单一性，往往不能反映馆藏档案历史年代外的内容，或者反映不够系统和全面，难以满足利用者的全部需求。而收集地方文献作为馆藏的重要补充，则有助于化解这种矛盾，进一步提高档案馆的服务能力。

（四）收集地方文献有利于档案工作的开展

收集地方文献作为馆藏的重要补充，有利于进一步推动档案工作的开展。例如在举办档案展览中，需要大量旧城历史照片，而档案馆本身没有保存，可以引用公开出版物的老照片画册来解决；在举办反映本地区风俗、历史、特色等的展览中，可以查阅相应的地方文献充实展览内容。再如档案馆中保存有大量知青档案，部分知识青年后来自发编辑了知青图书捐赠给档案馆，可以让利用者从亲历者角度了解上山下乡运动。

三、综合档案馆开展地方文献收集工作的可行性

（一）具有场所保障

综合档案馆具有专业的档案库房，便于对收集的地方文献进行科学的管理；档案阅览场所也可作为地方文献查阅场所，做到查档与查阅文献资料同时进行。部分档案馆还设有方志志鉴阅览室，部分档案馆阅览大厅设有地方文献资料、编研资料阅览架，可方便利用者查阅。

（二）具有人员经费保障

《通则》第十条规定“档案馆要加强对历史档案、资料的征集。省级以上档案馆应设立专门机构或配备专职人员进行征集工作”。综合档案馆可以明确专门的部门负责地方文献的收集管理工作，包括制定收集计划、整理制度、查阅制度，建设检索体系等，并可以申请专项经费保证地方文献的有序收集。例如北京市西城区主要领导审查了《关于建设“西城记忆”文献数据库的若干思考》的文章后，当即批示要求区档案馆予以落实，区档案馆专门购置了资料柜，确定了科室负责西城区文献资料的收集、购置工作，并将工作经费列入预算。

（三）具有来源保障

综合档案馆地方文献的收集，主要有四种来源。

一是综合档案馆结合当地党委政府中心工作、重大工程、重大活动工作需要，收集与本地区有关的文献资料。这种收集重点突出、目标明确，收集效率高。

二是在档案接收进馆同时接收档案室保存的文献资料。接收的文献资料应为难于从市场上购得并具有广泛查阅价值的文献资料，多为行业性文件资料汇编或政策问答。这种收集方式是综合档案馆独有的优势。

三是积极征集或接受捐赠。如档案局（馆）工作人员参加各种会议、活动中收到的文献资料，综合档案馆在举办展览、大型活动中购置的各类文献资料，部分热心人士、当地所属机关、企业、事业单位、社会团体在开展工作过程中形成的文献资料，均应纳入收集范围。反映驻区单位历史、生产、科技、经济的文献资料，有条件的也要收集，以全面保存地方记忆。

四是与有关单位合作定向收集。如北京市西城区琉璃厂、大栅栏地区中华老字号企业林立，历史传说典故较多。区档案馆与首都图书馆地方文献部合作，专门制作《琉璃厂·大栅栏文献汇编》，从北京地区内众多公共图书馆中查阅相关图书资料进行复制，分类汇编成册，形成专卷，为研究两条街道的历史提供了翔实资料。

四、综合档案馆开展地方文献收集的对策

（一）加强对地方文献的管理

综合档案馆为更好地满足查档者需求，多形式保存地方记忆，应加强地方文献的管理，健全组织领导机制，明确负责部门，为文献资料工作的开展提供必要的经费，拓宽文献来源渠道，突出本馆特色，多种方式宣传馆藏文献资料，与档案工作统筹发展，以保证文献工作顺利开展。

（二）地方文献收集范围应重点突出、目标明确、特色鲜明。

地方文献的收集范围应和馆藏档案有关，和本区域的重大事件、历史、区划、人物、风土人情、传说典故等各类资料有关，包括公开发行的出版物、内部编印的各种材料、某些个人材料或外国印发的资料。主要有以下内容：

1.馆藏档案内容的补充。如文件汇编，国家有关的法律法规、地方性规章，政策解读，档案所反映时期、事件的报道、专著。

2.各单位自己编写的编研成果。对档案内容系统的收录和摘录，方便实用，具有档案原件的效果。

3.各单位自行收集的资料。因工作需要而收集的或上级机关编印的行业规章制度等。

4.反映地方历史文化的资料。如收集北京市西城区老字号企业的资料，有的北京市老字号图书、中国老字号图书均有相关内容，也要同时收集。所以文献收集的范围并不仅局限于反映本地区的文献资料，在反映全市、全省、全国、行业的文献中包含本地内容信息的同样要收集。

5.反映地方经济、社会等各方面建设、特产、景观、旧貌等各种形式的文献资料。

6.反映本市、本区的重要新闻报道。

7.反映国家重大建设成果、当地知名人物、重要领导人及其他有关文献资料。

8.反映本地区区划调整的各阶段地图、图册。

（三）地方文献的整理应遵循简化整理，深化检索的整理原则

综合档案馆收集的地方文献，应采取简便易行的整理方法。目前我国综合档案馆地方文献的整理，既有采取中国图书分类法，也有采取地方文献分类表，还可以根据政府工作领域划分为几个大类或根据来源分类，简单到可以直接编顺序号。地方文献的著录项主要有题名、作者、出版时间、出版单位、编制单位、页数、定价、专题名称、收集时间、来源形式、利用情况等。

在做好文献整理的同时，还要深化检索，建立地方文献篇名级数据库。著录到每件地方文献的每篇文章，形成系统全面的地方文献数据库。对地方文献中涉及的重要人物、地名、单位可以进行揭示。有条件的综合档案馆还应有计划、有步骤地开展地方文献的数字化加工，提高文献的利用效率。

（四）地方文献的利用服务应简便易行

由于地方文献来源广泛，在提供利用中应加以区分。公开出版物在办理查阅手续后即可查阅；内部出版物或内部文件资料汇编，以及涉密文献，應注明利用手续。为提高综合档案馆文献利用率，可以在查档大厅公开陈列文献目录，编制查阅指南；重点推介本馆特色地方文献目录；可以在本单位网站、微信公众号公布地方文献目录数据，还可以公布篇名级数据库目录，方便利用者查阅。综合档案馆还应做好对地方文献的利用统计工作，定期分析利用情况，发现利用热点，调整收集内容，不断提高地方文献的管理水平。

综合档案馆开展地方文献收集工作，不仅可以丰富档案馆藏，扩展城市记忆工程的内容，还可以为利用者提供更多的有价值信息，增强综合档案馆服务能力，提高服务水平。

参考文献：

[1].戴时炎，陈丹.关于建设“西城记忆”文献数据库的若干思考[N]，北京西城报，2012-06-01.