工期履约资料管理管理措施

谭恒彪

摘 要：建设单位工期索赔成为近年来的大概率事件，如发生，所涉及金额均较大。在工期纠纷中，根据有关举证责任的规定，发包人可以轻而易举地完成举证，其只要出示双方签订的《建设工程施工合同》以及发包方、承包方、设计方和监理方四方签署的《竣工验收报告》即可完成承包人工期延误的举证责任。因为《建设工程施工合同》可以证明合同约定的竣工时间，而《竣工验收报告》则可证明工程实际竣工验收的时间。就举证来讲，可以说发包方在工期纠纷中占据着天然的优势。但对于承包方来说，如果没有工期签证，要推翻发包方的主张，则要复杂得多。既使承包方能举出工程量增加、工程设计变更和工程款没有及时支付等证据，但是發包方仍然可以以承包方没有在合同约定的期限内提出顺延工期的要求而举证，故应当视为已经放弃，并以此为由进行抗辩。

在施工合同中对工期延误违约金的约定普遍金额较高，但大多数项目部在工期顺延申请中，往往只重视对顺延工期内的经济索赔而未能在签证申请中明确顺延天数，导致有工期顺延事实而无工期顺延天数的依据，以致在诉讼过程中法院无法认定工期顺延天数而判决承包人承担工期延误的违约金，使企业蒙受损失。

综上所述，施工企业各级管理人员应牢固树立“工期也是利润”的管理意识，项目部确保按期施工、及时完善工期履约资料，就是在为企业避免损失、创造效益。

关键词：工期履约；资料管理；管理

1 工期履约资料的定义和重要意义

各项目部主要管理人员应当对工期履约保持警惕性，必须认清工期履约资料（工期索赔和签证）的定义和重要意义：

（1）工期索赔是指承包人对由于非承包人的原因造成的工期拖延，向发包人要求延长工期、经济补偿、避免承担误期损害赔偿的行为。

（2）工期签证是指承包人在发生非自身原因引起的工程拖期后，在合同约定的期限内，按照合同约定的形式、程序向发包人（或工程师）送达请求顺延工期和赔偿经济损失的报告，发包人（或工程师）收到该报告后在合同约定的期限内进行审核并给予书面答复的过程和形成的书面证明材料或补充协议。

（3）签证与索赔不是一个概念，工期索赔仅仅是承包方的单方行为，工期签证是双方协商一致的结果，因此从二者的定义即可看出工期签证是工期纠纷案件中承包人主张权利或对抗发包人最有效的证据之一。

2 工期履约资料管理办法

为切实加强施工企业工期履约资料的管理成效，现对各项目部提出以下工期履约资料的管理办法：

（1）重申项目负责人（承包人）为第一责任人，项目部应明确项目商务经理（如有）或技术负责人为主管人员，如因工期履约资料问题造成企业损失的，应当严肃追责。

（2）项目部是工程施工的具体实施者，其成员包括项目经理、技术负责人、质量负责人、施工员、安全员、资料员、预算员、材料员等必需要清楚地掌握施工合同及补充协议中与自身职责范围相关的约定内容。

①熟悉工期允许顺延的情形。项目部成员熟悉并掌握施工合同中具体的可以予以顺延工期的各种情形，以使得项目部人员在出现顺延情形时，可以及时进行签证工作。

②熟悉工期签证、索赔的时间要求。如项目部未在约定的期限和程序提出工期顺延，则应顺延的工期内发生的施工成本由施工方自身承担，同时还可能承担工期延误的违约责任。

（3）工期记录：包括开工报告、停工报告、工程停工记录单、复工报告、竣工报告、工期签证、工期索赔等。

（4）提高工期签证质量，做好工期履约资料收集整理工作。

①明确工期顺延原因。签证理由必须充分、详细，包括引用资料的编号、气象证明材料、政府文件、关键线路进度图等相关证明材料。

②明确具体的顺延天数；不能含糊的提出顺延工期的要求，必须明确天数，用语严谨。

③明确顺延工期所增加的费用，包括增加的人工费（窝工费）、管理人员工资、保安人员工资、材料费、周转材料租赁费、机械租赁费等以及相关计算依据，并将具体计算依据（如相应的采购、租赁、劳务合同、结算清单、支付凭证、考勤记录、相关工程联系单等）附后。

④利润，指顺延工期所涉及施工企业合理的利润，在2013版施工合同示范文本中可以向发包人予以主张，为避免日后的争纷，在工期顺延签证申请中尽量予以明确。

⑤利息，指发包人因顺延的工期，而造成的迟延向承包人支付的工程预付款、进度款和结算款的利息，在签证申请中也往往被承包人所忽视。

（5）由于施工企业必须以书面形式提出工期顺延申请或索赔，并交由监理单位、建设单位签章确认，因此应注意工期签证、索赔申请的技巧处理.

①应当站在对方的角度来陈述理由和罗列签证内容，使签证人感觉到不用承担风险。

②注意谁是合同中约定的有权签章或签收人，获取有关合法有效的授权委托书，以避免签章或签收的主体适格问题而导致签证无效。

③充分利用合同中有关“逾期审核视为认可”的条款，做好资料发文登记及对方签字手续。

④在实践中，建设单位或监理单位为免除自身责任往往不予签章甚至对签证申请不予签收；为维护自身的利益，项目部可以采取邮寄方式（EMS中国邮政）向有权签收人予以送达并保留邮寄底单（对于重大事项应尽可能对签证申请的内容和邮寄签证申请的行为进行公证）。

⑤可以在近期的会议纪要中明确提出签证申请。

（6）工期履约资料收集清单，应包括但不限于：会议纪要、设计变更通知单、影响工期的其他资料、双方函件、工期索赔、发包人和工程师指令等。

（7）制作工期履约资料台账，明确编号、发生时间、简要内容、涉及金额与工期、报送时间、确认时间、未确认原因等重要内容，如与经济签证有重复的需进行标识。