工程档案管理的信息化运用

杜彩娜

摘 要：近年来，房地产十分火爆，呈现出地产热的场面。作为国民经济发展的支柱产业，房地产的推动价值相当可观。为了适应国民经济越来越快的发展，符合新经济的发展特点，房地产业也需要进行改善优化，尤其是其档案管理方面，房地产信息会随着社会整体经济变动有一定的波动，现今很多新技术如信息化等，对于档案管理模式的更新都起着至关重要的作用。因此文章以房地产档案管理为例，就信息化的运用进行研究。

关键词：工程档案；管理；信息化；应用

1 前言

房地产档案是不断建档、不断变更的过程，房地产会经历买卖、继承、拆迁、翻改、扩建等，期间权属不断变化，新材料不断增加，只有保证所有应归档材料不遗漏，才能确保房地产档案的真实性。随着信息化的普及，房地产档案数字化建设成为不二之选，数字化建设作业流程可分为如下步骤：档案收集、分类、建立档案目录、扫描、整理、检查、卷宗归库等等。要利用计算机编制检索工具，以形成计算机检索与手工互补的检索体系，为用户提供便捷的查询服务。计算机的应用既保护了档案原件的安全，又满足了用户的需要。

2 工程档案管理的意义

2.1 工程档案管理的重要性

工程档案在工程建设项目施工前就开始工作了，自工程准备立项的前期便开始收集对工程项目有用的信息，为工程项目的审批和决策提供依据，根据工程档案提供的信息，对工程项目进行预算和编制，进行招投标工作，进而为后面的设计和施工提供基础。在工程的施工过程中，对施工的过程进行信息的收集，形成文件资料，并对这些文件资料进行管理。在工程项目的后期，为工程项目的竣工验收工作提供依据。工程结束，工程档案的管理工作才开始真正发挥自己的作用，不但为工程项目以后的管理维护提供指导作用，还为以后的同类工程项目建设提供经验、信息与资源，尤其对后期可能出现存在争议的问题的解决提供有力的依据。因此，工程档案在工程建设項目中意义重大。

2.2 工程档案管理影响着工程质量

在工程建设项目中，工程施工的整个过程，都是通过工程档案来做记录的。因此，对工程档案进行有效的管理十分重要，控制好工程档案的管理，可以使工程建设项目的记录资料更加符合实际情况，更加有效。工程档案的管理范围很大，包括了与项目有关的文字材料如：政府及公司在项目立项过程中产生的文字材料、项目实施过程中与项目建设有关的会议纪要及项目变更和施工日志等；基建材料如：各类施工承建、材料的中标通知、招投标材料、合同签订、施工人员的管理和培训和工程施工原材料的检测和管理资料，以及施工过程中，施工现场留下的施工过程的影像和照片，记录的施工日志等资料。这些资料，为控制工程建设项目的质量提供了依据。因此，加强对工程档案的管理，对工程建设项目的质量有着积极的作用。

2.3 工程档案管理工程后期维护中提供指导

在工程建设中，建设施工过程的所有环节，所有细节，都会客观真实地记录在工程档案中。在工程后期的检测维护工作中，或者以后的拆除工作中，工程档案起着指导作用，同时，在其他的同类工程建设项目中，工程档案也为工程的设计和建设提供了经验借鉴，信息参考。

3 房地产档案信息化发展的现状

只有透彻地了解房地产档案的信息化发展的现状，才能够更好地确定信息技术和房地产档案管理的最佳结合点，进而更科学合理地给出房地产档案信息化发展的相关举措，提升房地产档案管理的信息化发展水平。目前房地产档案信息化发展的现状主要表现在以下几个方面。

3.1 资金投入少

要想实现房地产档案信息化管理，就需要建设相应的硬件设施和软件设施，比如配置较高的电脑、打印机、扫描仪和复印机、房地产档案信息化的内部及外部网络、安全系统维护等，这些提升房地产档案信息化发展的硬件设施和软件设施都需要一定的资金作为支撑。而目前我国不少地区的房地产企业虽然也都开始逐渐认识到房地产档案信息化管理的重要性，但很多企业都吝于花费大量的资金用于房地产档案信息化发展所必须的硬件设施和软件设施建设，所以房地产企业的房地产档案信息化管理并不理想。

3.2 关注程度低

虽然信息化时代已经成为新的潮流和发展趋势，但仍然还有很多企业，特别是企业的领导、管理部门并没有对信息化发展做到足够的认知和重视。房地产企业就是其中一个，不少房地产企业管理者的思想跟不上时代发展潮流、看不到社会发展形势，尚没有认识到房地产档案信息化发展的必要性和重要性，这种片面的认知对于房地产企业的发展也是极为不利的。

3.3 工作量繁重

从实质上来看，在房地产档案信息化发展过程中，相关的房地产档案管理人员需要做大量的基础工作，来向信息化转化。其中比较重要且典型的工作是通过人工把房地产档案所存储的大量纸质资料、照片、影像等变成电子文件。其实稍有常识的人都明白将一个房地产企业所积累的房地产档案信息逐字逐句变成电子文件的形式，是一项十分繁重的工作，这其中需要花费大量的人力、物力。所以这就是为什么很多房地产企业明明也十分重视房地产档案信息化工作，也舍得花费大量的资金来建设硬件设施和软件设施，但房地产档案信息化管理仍然不理想的原因所在。

3.4 专业人才缺

21世纪的企业竞争就是人才的竞争，人才目前已经成为各行各业发展竞争的主要筹码之一。这样的道理对于房地产行业尤为适用，特别是房地产档案信息化建设，缺少了专业人才的保障，房地产档案信息化发展也同样是止步不前。专业人才是兼顾档案管理和专业信息技术的综合型的人才。因此要想实现房地产档案信息化发展，房地产企业一定要重视人才的作用，配备专业人才，全面提升房地产档案信息化发展水平。

4 房地产工程档案管理的信息化建设思路

随着信息化时代的到来，信息化程度已经逐渐成为很多企业提升市场竞争力的重要砝码，换句话说谁的信息化水平高，谁就有可能在行业竞争中胜出。这种现象在房地产档案管理工作中表现的尤为明显。由于房地产档案管理是一项需要耗费大量人力、财力和精力的工作，而且传统的房地产档案管理效率较低，这些情况往往又会在不同程度上影响房地产企业的发展。因此能否足够地重视房地产档案信息化发展对于提升房地产档案管理效率，节省人力、精力具有重要的意义。

4.1 认真做好提供查询、复制和借阅等服务

在信息化的大背景下，房地产档案开发的主要途径是对房地产档案进行编研，编研工作是对房地产档案信息的提炼和整合过程，通过编研，能使房地产档案浓缩为实用的房地产档案信息产品。这个过程中，既可以编制档案目录、索引等，为用户提供服务。也可以对房地产档案中的信息内容进行研究，并形成数据，为用户决策提供信息帮助。

4.2 注重工程档案专业人才建设

总的来讲，房地产工程档案管理是一项复杂的工作，繁芜丛杂的工作内容需要工作人员具备全面的知识和能力。工作人员所具备的的知识和能力具体的来说包括档案管理的知识和能力、房地产行业相关知识、信息化技术知识、运用信息化技术的能力等等。上述这些能力和知识的要求，需要房地产档案信息化管理的从业人员一方面加强学习，掌握房地产行业知识、档案管理能力、信息技术知识和使用信息技术来进行房地产档案管理的知识和能力，来进一步适应工作、满足工作需求。首先，相关的房地产企业也应当重视对于房地产档案信息管理相关人员的培训和教育，在房地产档案管理部门内部定时开展业务交流会，邀请业界房地产档案管理领域的专家前来交流，使得房地产档案管理部门从领导层到基层都可以全面了解房地产档案信息管理的最新知识，进一步完善档案管理人员的知识体系；其次，在引进档案管理人才的时候，严格审核准入人员的能力和素质，提升准入门槛；最后，在房地产企业内部的各个部门之间加强部门沟通和交流，征集有关房地产档案信息管理的合理建议，同时加强部门之间的配合，切实做好房地产档案信息管理工作。最终打造一支业务水平高、综合能力强的房地产档案信息管理队伍。

4.3 要增加档案建设资金的投入

众所周知，档案信息化建设投资较大，以一个30平米的档案室建设来计算，从档案密集架、八防设施及高速扫描打印一体机、数字化处理设备等，造价在60万左右，这个数字还是建立在设备型号为普通型号的基础上，因此较多企业在针对单位档案是建设中会进行削减，造成档案室建设硬件方面不够健全，硬件配备的不健全导致了档案管理工作开展存在困难。一个先进的企业在档案管理方面是不应吝惜资金投入的，资金投入前可充分对市场进行调研，结合企业的实际情况进行设备的配置，必要时可进行项目论证并且开展多部门全程跟踪考核。同事，也要注意盲目购置高价格不适用设备的问题，在档案建设资金中的弊端针对资金管理不科学、分散以及浪费等现象，要制定严格的制度。

4.4 要建立档案建设激励机制

要想使房地产工程档案信息化建设顺利实施，必须要制定操作性强的激励机制。奖优罚劣的绩效考核是其中重要的部分，在实施绩效考核的过程中，考核者要充分发挥指导和引领作用，让被考核者在考核过程中积极自觉地落实制度。档案绩效管理能够最大限度挖掘员工的潜力，提高工作效率。在管理工作中，还需要不断研究增强员工活力的途径。

4.5 要规范档案电子建档的标准

近年来，随着计算机和网络的普及应用，房地产工程建设单位在日常事务中产生了大量电子文件，各单位应加强电子文件的归档与管理工作，对于房地产业务办理过程中产生的所有电子文件，应及时登记、整理、编目、归档，要建立电子文件接收、保管和利用措施，确保房地产电子档案能够顺利移交、保管和有效利用。

4.6 要对档案进行风险评估和管理

房地产工程档案管理部门在技术引进和应用方面都存在一定风险：一是没法保证引进的技术都对房地产档案管理产生积极效果。二是因为信息技术的复杂性，导致档案管理人员在应用过程中会产生一定的风险，直接影响了房地产档案的安全性。另外，由于网络信息方面的法制不健全，也使得房地产档案数字信息在发挥其凭证作用和参考作用的过程中出现风险。房地产档案信息化建设应该在相关的法律法规指导下进行风险评估和风险管理，要达到这一要求，必须要建立健全档案法制化体系。要加强房地产档案信息安全保障方面的技术研发水平，提高自主创新能力，努力做到扬长避短。

总之，房地产档案的信息化管理不但可以提升其自身的运作效率，还对社会服务行业有着重要意义。人们可以方便地在各大房地产信息平台上获得所需的信息，这种服务具有极大的现实意义。房地产行业档案管理人员通过不断提升自己的专业素养，也对档案管理做出了一定贡献。总之，信息化等新技术完善了档案管理，也带来了一些新的挑战，需要不断摸索前进，更好得优化房地产的发展。

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