人事档案信息化管理与应用

王丽荣

摘 要：随着社会的快速发展，我国的科学技术有着很大的进步。计算机技术也在各个领域中有着重要的存在价值，其在人事档案中也广泛的采用着计算机技术，促使人事档案向着信息化管理的方向发展，将人事档案和计算机技术相结合，可以有效的提高人事档案管理的整体水平和效率，从而提升人事档案的利用率。所以说在现阶段中推行人事档案信息化管理与应用是时代发展的要求，也是跟上社会发展脚步的基础，因此本文我们将围绕人事档案信息化管理与应用为主题来展开研究和分析，通过详细的了解人事档案信息化管理的重要性、必要性以及当前人事档案信息化管理和应用中存在的主要问题来进一步完善人事档案信息化的管理与应用。

关键词：人事档案；信息化；管理与应用

一、针对于人事档案信息化建设重要意义的研究和分析

（一）顺应社会发展的潮流

首先，我们先来详细的了解一下人事档案信息化建设的重要意义。将人事档案和信息化相互结合能够更好的促使其在当今社会中有着良好和广阔的发展空间，并且顺应社会发展的潮流，因为在社会信息化的研究背景下，各种信息资源的价值在社会中表现的越来越重要，那么通过加快人事档案的信息化管理就能够为人事档案管理的可持续性发展奠定坚实的基础。除此之外，重视人事档案信息化建设不仅仅有利于促进工作的顺利进行，还可以提升工作的质量和效率[1]。

（二）有效实现资源的共享

其次，加强和重视人事档案信息化建设还能够有效地实现资源的共享，当实现资源共享以后也就保证相关人员能够充分的利用信息资源。因为在当今社会中，信息资源已经成为促进社会可持续发展必不可少的战略资源和基础，而通过人事档案的信息化建设能够有效的加强和实现人事档案的信息化管理，从而全面的对人事档案中的各种资源进行分享。另外，实现人事档案资源的共享还对我国社会的可持续发展有着重要的促进意义。

（三）进一步促使查阅便利

最后，实现人事档案的信息化建设还能够进一步促使查阅的方式更加便利，也就是说实现人事档案信息管理化的目的就是为了更好的实现信息资源的数字化和智能化。换一句话说，通过合理的采用信息技术将原本的纸质档案资源进行有针对性的加工、搜集以及分析，然后再将具有利用价值和重要意义的人事档案信息进行数字化方式的储存，从而在一定程度上促使相关工作人员查阅信息更加直接和便捷，并且还能够将资源信息的全部价值充分的表达出来[2]。

二、针对于当前人事档案信息化管理和应用中存在问题的分析

（一）当前人事档案的基礎设施配备有待进一步完善

不可否认，当前我国人事档案的基础设施配备依然存在着一些问题还有待完善，主要表现在计算机以及扫描仪等相关设备上，这些基础设施配备是人事档案信息化管理和应用的基础和前提，只有确保计算机和扫描仪等设备可以正常工作才能够真正意义上实现人事档案信息化管理的价值。但是，针对于当前我国一些人事档案信息化管理的现象分析，依然存在着一些基础设施配备老化和破旧的现象，例如扫描仪扫描不清晰等，都在一定程度上阻碍着人事档案的信息化管理和应用。

（二）人事档案信息化的相关管理监督力度有待提升

针对于当前我国人事档案信息化管理的工作现状分析来看，很多企业对于人事档案管理的认识度有待进一步提升，也正是因为一些企业对人事档案信息化管理的认识不够完善，也就导致没有充分的发挥出人事档案信息化管理的作用和价值，很多的工作也没有按照相应的规定和要求执行，从而在一定程度上影响了人事档案信息化管理的顺利开展和进行。除此之外，还有一些档案管理工作人员并没有充分的意识到自身的职责和义务，监督力度也有待提升[3]。

（三）人事档案的信息数据库的建设有待进一步完善

人事档案的信息数据库建设是保证人事档案信息化管理工作顺利进行的基础，只有重视人事档案的信息数据库建设才能最大限度的发挥出信息化管理的价值和意义。那么，我们应该详细的了解一下信息数据库的具体内容和数据库建立的工作重点，主要包括档案信息的查询和分享、档案的应用和摧毁等，这些就是人事档案信息数据库的重要组成成分。但是目前我国有一些企业并没有充分的了解人事档案信息数据库建设的具体内容和建设价值，因此，在实际的运用人事档案信息化的时候就会出现一些不良问题。

（四）人事档案信息化管理工作人员专业性技能不足

相关企业档案工作管理人员的专业性技能也是直接影响人事档案信息化管理和应用的主要标准，一般情况下，人事档案的信息化管理及应用工作都是在计算机技术以及网络技术协同下来完成的。但是在我国一些企业的工作人员存在年龄偏大的现象，所以就在一定程度上不能够熟练的操作计算机来完成人事档案管理，从而影响了人事档案管理工作的效率以及质量。另外，档案管理工作人员普遍存在综合素质能力偏低的现象，甚至有些时候为了个人利益而泄露一些机密文件信息给非法人员[4]。

（五）相关人员对人事档案信息化管理缺乏安全意识

因为我国现代信息化技术的发展起步是比较晚的，所以有一些企业对人事档案信息化管理存在缺乏安全意识的现象，从而也就导致他们没有充分的对人事档案信息化管理的安全重视和了解，甚至是不明白人事档案管理工作的意义所在。计算机网络安全意识也没有全面的完善和建立，因此避免不了有一些电脑病毒和网络黑客进入到人事档案管理系统的内部对人事档案信息进行非法的破坏和盗取，大幅度增加了人事档案信息安全的风险系数。

三、针对于促进人事档案信息化管理与应用措施的分析

（一）引进和完善人事档案信息化管理的技术设备

要想有效的解决当前人事档案信息管理和应用面临的问题，首先就要引进和完善人事档案信息化管理的技术设备，这也是保障工作顺利开展的前提和基础。与此同时，也是有效实现人事档案信息传输和共享的主要方式之一，所以说相关企业应当加大投入和购进人事档案先进设备的资金支持，有效的实现技术设备的更新以及计算机网络系统的完善，进一步提升人事档案管理工作的效率和质量[5]。

（二）进一步促使人事档案信息资源的数据化发展

第二，进一步促使人事档案信息资源的数据化发展。当前，各个企业中存在着纸质档案材料以及电子档案材料两种形式，那么档案管理部門就需要对纸质档案资料和电子档案资料进行合理的收集和管理，并且还需要将工作重点放在人事档案信息储存和二次开发上。因此相关管理人员可以建立一个全国范围的人事资料资源数据库来实现数据信息共享的目的[6]。

（三）管理人员要加强和确保人事档案信息的安全

第三，相关管理人员一定要加强和确保人事档案信息的安全性。因为人事档案信息化管理和应用不仅仅是要实现数据信息的共享，而且还需要注重档案信息的安全问题，从而有效的避免档案信息泄露以及避免非法人员采取不正当的方式获取信息。那么相关管理人员就一定要采取相应的措施来进行维护和支持人事档案信息化管理，首先要保证人事档案信息的真实性，其次还要有效的提升相关管理工作人员的管理能力、综合素养以及专业性技能，最后还需要对数据库进行备份和权限的限定，全面确保人事档案信息的安全性。

（四）采取有效的措施来提升工作人员的服务水平

最后，采取有效的措施来提升档案管理工作人员的服务水平。其实人事档案信息化管理和应用的主要目的就是为了更好的满足人们对信息的需求和便利，更好地为人民服务。那么这就需要提升工作人员的服务水平，相关管理人员可以通过加强工作人员的计算机技术能力来更好地对文本、视频以及图像等文件，进行分类、提取以及处理来实现数字的储存，相关管理人员还可以通过计算机网络平台进行远程传输和信息资源的合法通信，帮助人民更好的获取信息资源，最终从真正意义上提升人事档案管理和应用工作的整体水平[7]。

四、总结

通过上述问题的分析，我们可以详细的了解到在当今社会中将人事档案与信息化技术相互结合是顺应时代发展潮流的必要条件和基础，如今计算机已经广泛的存在于人民的生活当中并且有着广泛的使用空间，它给我们的生活带来了很大的便利。但是在人事档案信息化管理和应用领域当中还依然存在着一些不良的问题有待解决，因此人事档案相关管理人员一定要采取有效的措施来引进和完善人事档案信息化管理的技术设备，进一步促使人事档案信息资源的数据化发展，加强人事档案信息的安全，提升工作人员的服务水平和专业性技能来促使人事档案管理工作效率和质量的有效提升。

参考文献：

[1]新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].翟晶，王忠.医学教育管理.2016（05）.

[2]医院人事管理的运行机制及方式选择分析[J].王志雄.办公室业务.2017（07）.

[3]大数据时代医院人事管理的创新研究[J].龙向阳.办公室业务.2017（09）.

[4]医院人事档案整理与利用探讨[J].李丽，晁瑕，刘兴芝.世界最新医学信息文摘.2017（57）.

[5]人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].扈妍珺.工会论坛（山东省工会管理干部学院学报）.2011（02）.

[6]人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].周军.襄樊职业技术学院学报.2011（02）.

[7]实现档案管理信息化的途径与方法[J].王立新.黑龙江科技信息.2011（06）.