论年鉴价值与编纂信息化

方利宏

一、年鉴的源流及方向分析

（一）年鉴应决策而诞生，伴社会进步而兴旺

年鉴起源于西方，有Almanac、Yearbook、Annua等三种称谓。Almanac源于中古阿拉伯语almanakh，公元前即在中东地区出现，其意为“天气”，记录天文、气象、祭祀等信息，为农业社会人们生产、生活提供支持；Yearbook作为年鉴的代名词，据美国《语源词典》记载，最初出现在1588年，本意是“年”和“书”的意思①钱辛波：《中国大百科全书·新闻出版卷》，中国大百科全书出版社1990年，第224页。；Annual，有一年一度的、一年生植物、年刊、年鉴等之意，该词作为年鉴的代名词出现频率较少②李国新等：《外国年鉴编纂出版社》，中国旅游出版社1998年，第111页。。

现代年鉴，作为每年出版的综合性资料，于16世纪起源于欧洲，随着欧美各国经济、文化和科学的发展，其发行量及价值一度与《圣经》齐名③许家康：《年鉴编纂入门与创新》，线装书局2006年9月第一版。，为人们生产、生活决策提供数据及方法借鉴。20世纪30年代，以吕西安·费弗尔和马尔克·布洛克为代表，创立了年鉴学派，并综合各家学术，提倡历史学的综合研究方法和学科间的协作，这种主张是年鉴学派以后几十年一贯坚持的方向④何兆武、陈启能主编：《当代西方史学理论》，中国社会科学出版社1996年9月第一版。，同时，年鉴内容已经发展到自然、政治、经济、文化、艺术等众多领域。

（二）工业革命催生科学管理，管理学运用倚重年鉴

18世纪初开始的科技大革命推动了工业革命的进程，第一次工业革命是蒸汽机为标志，英法美俄德相继在18世纪60年代到19世纪50年代发生、完成工业革命；之后到20世纪初，发生了以电力、内燃机为标志的第二次工业革命⑤孙炳辉：《工业革命与资产阶级革命》，《华东师范大学学报》1981年第4期。。其时，美国等工业发达国家，工人与企业主之间在利益分配方面的矛盾日益尖锐，美国人弗雷德里克·温斯洛·泰勒，从工资、员工能力、计划、激励等方面进行管理实践和研究，于1912年出版了《科学管理原理》。随后，法国企业家法约尔于1916年首次发表了《工业管理与一般管理》，他把企业的活动分为技术、商业、财务、安全、会计和管理等六大活动，管理活动居于核心地位。管理活动由计划、组织、指挥（领导）、协调等职能构成①戚安邦：《管理学》，电子工业出版社2006年10月第一版。。

计划和控制是管理活动中处于首尾的两大职能，这两大职能的履行，强烈依赖于宏观环境（政治、经济、技术、人口、社会和自然）、竞争环境等信息②格里·约翰逊、斯科尔斯著，王军等译：《战略管理》，人民邮电出版社2004年1月第六版。，这些环境信息，与现代年鉴的内容框架基本吻合。自然，人们可利用年鉴中的信息，评判组织面临的危机、优势和劣势，为计划编制及变革提供输入，由此可见年鉴被管理倚重的理由。美国第30任总统卡尔文·库利奇、第36任总统林登·贝恩斯·约翰逊就职宣誓时，右手扶着的不是《圣经》而是《世界年鉴》，这一仪式象征着“我将继续沿着美国先进的轨迹前进，明年也将得到鉴定”，足见当时社会对年鉴意义的重视程度。

（三）信息革命时代，年鉴可启迪未来

工业革命之后，20世纪40年代中期计算机问世，在全世界范围内兴起了第一次信息革命，人类迈向信息社会，人们利用网络信息评估股票的投资价值，利用人才网寻求就业机会，利用电商网站比选产品，诸如此类等等，人们可以瞬间知晓刚刚发生信息，也可瞬间决定未来的行动，正如管理学之父德鲁克所言“预测未来最好的方法，就是去创造未来”。

到了21世纪，迎来了大数据时代。大数据及应用就是支持我们创造未来的利器。如需要了解未来农业发展趋势，可通过大数据技术快速汇集与农业相关的信息：农业结构与食品消费、农业产量与气象灾害、农产品结构与疾病特点等信息，为绘制农业发展轨迹提供数据支持，支持人们快速、正确预估未来（见图1）。年鉴作为区域及行业某一时期的宏观环境概述，通过科学的信息结构规划和大数据技术处理，同样，能为研究、评判区域综合发展趋势，决策未来提供有力的支持。

图1 （基于大数据支持）农业轨迹及趋势

二、现时期年鉴价值定位及塑造思考

（一）利用导向的年鉴问题分析

上文提出了年鉴应决策而诞生，本章节分析年鉴被谁用、何时用、怎样用三个问题。

年鉴被谁用？当前，方志界对年鉴用户类型尚无权威的定论，用户类型不确定，则年鉴的价值就难以衡量，理清年鉴用户类型，是归纳年鉴价值的前提条件。笔者依据人们对决策效用时长不同，将用户划分为五类（见图2）。第一类是业务执行者，如工商界、政府业务人员，他们希望从中获得行业最新信息，继用施政、生产、生活的经验；第二类是战略参谋，如企业、政府决策者副职，他们使用最近1—2年左右的年鉴，去评价当期战略的执行成效，或去编制决策备选方案，为高层决策者提供决策辅助；第三类是近期战略目标决策者，如中小企业主、政府各部门领导等，他们利用最近的三年前后的年鉴资料，为拟定中期战略方向或佐证战略成效提供支持；第四类是综合性决策者，如行业领导者、政府领导等，利用最近五年前后的年鉴资料，分析自然、经济、社会、文化特色及其与政治之间的关系，为构思或评判产业、区域整体发展战略及趋势，提供有效的度量数据。第五类用户是学者，他们对年鉴的时效性要求不高，重视年鉴中一定时期内某一领域的完整资料的真实性，为其研究提供知识支持。

图2 年鉴用户类型及需求分析

图3 年鉴内容生命过程

年鉴何时能用？全球经济一体化及网络时代的到来，意味着竞争与合作是常态，不同类型的年鉴用户，需要快速取得现世性良好的年鉴资料，支持其开展决策分析，如年鉴失去了时效性，那么至少对部分用户来说是失去了价值，或者说缺乏时效性的年鉴，是为历史服务，而难以为当下服务。2011年—2013年三年间，笔者对浙江、杭州、宁波等多家单位的鉴版的出版月份进行了调查，9月份之前出版的为0家，10月、11月、12月及次年1月出版的比例分别为29%，14%、52%、5%①中国知网数据库。。图（3）是年鉴内容生命过程（指年鉴中内容发生时、被纳入编纂、被出版利用的过程），推理年鉴内容利用时效性。可见，用户看到的年鉴所反映的内容，至少是发生在1—2年前的，这样的时效性至少难以满足业务执行者、战略管理者、近期战略目标决策者等三类用户的需要。

图4 信息关联性需求模型

年鉴怎样用？目前年鉴的利用模式，主要模式通过纸质出版物、光盘和网站等途径进行浏览，而采用移动浏览方式的鲜见。事实上，人们使用信息的时间、地点等方式发生了改变，表现为通过网络随时使用，而不是先购买纸质出版物再开始研读；表现为移动中使用，如游客、商务人士、应急公关的公务员等，更习惯利用智能手机查阅年鉴数据。随着大数据信息利用模式的出现，用户对信息的关联性要求日益提高，如农业研究的人员，需要与农业关联地质环境、水源规划、土地利用规划等信息，为其综合决策提供尽可能完整、正确的信息，图（4）是信息关联性需求模型图。由此可知，目前年鉴的利用方式难以满足用户利用习惯的需要。

（二）年鉴价值纬度及权重分析

笔者认为年鉴的价值，可从以下几个纬度去衡量年鉴的价值：衡量主题规划合理的正确性、衡量内容覆盖范围的完整性、衡量内容可行的实证性、衡量体例质量的可读性、衡量年鉴出版速度的时效性、衡量排版及设计的美观性、衡量内容及材料关联的可追溯性、衡量满足多种媒体利用的易用性等八个纬度。不同类型的用户，对这八个价值纬度的敏感性也是不同的，图（5）年鉴用户类型及其价值关注度。理清了价值纬度及用户对价值的敏感度，可以为年鉴规划、编纂、利用等工作的决策，提供评审条件。

图5 年鉴读者类型及价值关注纬度

（三）年鉴价值链及价值实现构想

通过上述的分析，笔者认为：年鉴工作应该以用户类型及其价值需求为出发点，以决策利用为导向，结合时代信息技术特点，形成良好工作体系以保障年鉴工作的科学性，这一工作体系可参照美国哈佛大学商学院迈克尔·波特教授提出的“价值链”①于海澜：《企业架构》，东方出版社2009年6月第一版。，绘制年鉴价值链（见图6）。即年鉴八大价值纬度，需要通过基层业务活动和高层管理活动中的职能履行去实现。

图6 年鉴价值链

信息化技术可以为整个“年鉴价值链”提供支撑，将与年鉴价值对应的各类职能，以流程、规程和模版等形式，融入到信息系统中，实现以年鉴工作信息化，贯彻年鉴管理体系，进而确保地方志价值的实现。实现思路概述如下：

1.年鉴价值的正确性、完整性这两个纬度，需要由决策者通过年鉴的框架设计来落实，在框架设计时，依照国民经济分类、重大宏观环境、区域特色及发展规划等共性及个性因素，以确定年鉴内容为决策提供信息的广度和深度。诚然，利用信息化手段，还可以通过用户对数字化年鉴的利用习惯的分析，得出不同时间点各类用户的使用习惯，从而为年鉴框架和编纂策略提供有用的信息。

2.年鉴价值的实证性及可读性这两个纬度，实证性依赖于年鉴供稿时，是否能将稿件所关联的原始资料如文件、报表、标准等一并上报，并借鉴志书编纂方法，先资料摘录，后长编编辑及志稿编写，如此则年鉴的实证性将得到资料支撑；可读性需要在总纂过程中，通过把握内容正确性、贯彻年鉴体例、动态优化框架、动态补充稿件材料等手段来实现。通过信息化，可将流程及规程内置到信息系统中，确保过程质量，并以电子知识库和案例库的形式，为编纂人员提供便利的在线培训。信息化的使用，为实证性及可读性这两个价值塑造提供技术支撑。

3.时效性价值纬度，一方面需要在总纂过程通过清晰的流程、明确的分工，实现稿件的智能化配送；同时，围绕年鉴目录追溯所有的过程稿件及资料，提升总纂的效率；另一方面，通过信息系统实现各类工作表单、目标进度报表的自动生成。通过这两种方法，可以大大减少编辑部人员在沟通协调、文件交互、进度统计等任务管理性工作，让编辑部人员腾出更多的精力去进行编辑工作，从而提升供稿、总纂的进度。即通过组织及技术创新，支撑编辑部提升年鉴编纂的时效性。

4.年鉴价值的美观性、可追溯性及易用性这三个纬度，需要通过出版过程的排版设计提升年鉴美观性；通过多索引设计及开发，实现不同类目下内容的关联，为读者提供良好的内容追溯；通过对年鉴内容的（数据）结构设计，确保年鉴的内容便捷发布到网站、微信、手机等多种媒体中，提升年鉴的易用性。要实现这三个纬度的价值，一方面需要依靠年鉴出版部门提升现代化的服务意识，加大对年鉴技术创新的财务支持力度。在年鉴编纂过程及成果数据化的基础上，结合大数据应用思想，实现年鉴利用的移动化、网络化具有现实意义。

三、年鉴信息化战略规划及实现思路

前述论及年鉴价值链及通过信息化提升价值的构想，其执行思路尚未提及，要实现年鉴工作信息化，还需要从年鉴编辑部门实际出发，规划信息化的总体战略和执行步骤。

（一）年鉴信息化战略步骤

年鉴信息化战略规划的目的，是获得一套与价值链一致的可复用、可扩展的体系结构，这一结构就是被战略及信息化管理研究者备受推崇的“企业架构”①胡新力：《地方综合年鉴读者定位和市场定位思考》，《年鉴信息与研究》2005年第2期。，即以信息化所涉及的高层、中层、基层等直接或间接用户的需求为导向，提出信息化的需求分析及系统设计思路、整体信息化战略步骤。本文从战略定位和战略选择的角度，提出以价值链为导向，由易及难为取舍原则，提出年鉴信息化的战略步骤（见图7）：

图7 年鉴信息化战略步骤

首先，建立创新意识，选择年鉴时代价值方向。这是年鉴信息化是否能推行的先决条件。当前，业内有识之士提出了年鉴价值上的危机：按官书定位的年鉴，多数编纂者“并不是首先考虑读者的（需要），而是当作一种部门工作的需要②石黎明：《年鉴的多样化趋势及其对城市综合年鉴的影响》，《年鉴信息与研究》2002年第3期。，“其编纂宗旨将被‘窄化’…年鉴不是主要为政府官员、专家学者以及企事业单位高层人员服务，（难以）为这部分人员（提供）决策、研究时所需要的信息”，“…（在）社会主义市场经济体制已经确立的今天，再以“官修”自诩，已经明显不合时宜。”③许家康：《年鉴编纂入门与创新》第210页，线装书局2006年9月第一版。因此，年鉴编纂决策人员，迫切需要思考信息革命及市场经济时代背景下年鉴的价值方向，只有树立正确的服务及技术创新意识，年鉴信息化战略规划才有被执行的条件。

近期，创新编纂能力，让用户能信赖年鉴。年鉴的实证性依赖于其内容有资料支撑，可读性依赖于编纂人员的编纂能力，时效性依赖于出版的速度，可追溯性依赖于依主题词便捷在年鉴中检索，这四个纬度的价值，可通过网络信息技术，实现在线的案例化的培训，供稿、总纂、编务管理等在线协同。在信息化支撑下提升年鉴编辑人员的编纂能力之后，一方面，取信于年鉴用户所重视的实证性、可读性、时效性和追溯性有了能力支撑，另一方面，能大幅度提升年鉴编辑部的工作效率，从而让编辑部人员有更充裕的时间去思考如何提升年鉴发行（传播）能力。

中期，创新传播能力，让用户能随时用年鉴。在基于互联网的“移动阅读”技术背景下，年鉴依靠纸质、光盘出版的模式已不合时宜。年鉴编辑部建立基于信息化编纂能力之后，可在年鉴内容“数字化、结构化”基础上，建立手机阅读客户端、微信等利用渠道，以易用性为目标，创新年鉴传播的能力，为不同类型的用户，提供精确的、个性化的数字内容，扩大年鉴用户群及发行量。

远期，创新研发能力，让用户倚重年鉴。当年鉴编辑部建立了编纂和利用信息化能力之后，年鉴编辑部可以像电视台重视收视率调查一样，去重视读者偏好的调查，即通过用户阅读习惯分析，发现用户类型与年鉴内容结构（框架）之间的组合关系，为年鉴编辑部设计产品组合（如政务类产品、经济类产品、文化类产品）提供可靠的依据；年鉴产品（框架）设计的精准化，会推动年鉴供稿渠道创新，年鉴编辑部与社会之间的粘度、广度和深度会发生质的变化，如此，年鉴编辑部就建立了（年鉴）产品的研发能力，用户（含当地政府领导）因得到了合适的信息产品提升了决策的效率，就会日益倚重年鉴。这时，年鉴的价值（或宗旨）就能被社会、市场广泛认可，年鉴从业人员的职业前景也会更加广阔。

（二）年鉴信息化编纂能力的建设思路

限于篇幅，本文仅对上述的近期战略（创新编纂能力）提出其信息化的实现思路。

当前，市县级年鉴编辑部，在信息化方面的设施、人才、经验等普遍存在不足，年鉴编纂规范体系化程度偏低，这就意味着年鉴信息化编纂能力建设，需要一个清晰的建设思路，确保以较少的资金和人力投入，能快速取得成效，并为当地政府推进信息化总体规划与地方志信息化之间的融合提供借鉴。基于此现状认识，笔者提出了“两段法”的年鉴编纂信息化能力建设过程（见图8）。

图8 年鉴编纂信息化能力建设过程

图9 年鉴编纂总体流程

1.一次性建设过程，分为项目规划和项目实施两个阶段。项目规划中很重要的一点是软件获得方式的决策，笔者认为年鉴编纂软件的获取方式，可采用当前政府所倡导的SAAS（软件即服务）模式，即客户可以根据需求向厂商定购所需的应用软件服务，按定购的服务类型和时长向厂商支付费用，用户不用再购买软件，以消除了软件购买、构建和自主维护的麻烦；在技术方案定位上，主要是对年鉴编纂职能、流程（见图9）及规程的再设计，如采用SAAS模式，购买方可以在技术服务商提供的共性的解决方案基础上，开展个性的增量需求设计即实现。项目实施是将经购买方认可的解决方案部署到年鉴编纂信息系统中，再对编纂人员进行系统管理及业务操作培训，编辑部人员操练少量的、典型的试题即可快速获得编纂信息化能力。

2.年度服务过程，是指每年年鉴编纂启动及编纂期间两个阶段的信息技术服务。在技术服务商的提供的软件、网络通讯、存储设备及客服支持下，在编纂启动阶段，系统管理人员可将年鉴编纂实施方案中的框架、组织分工等要求，部署到编纂系统中，让编纂系统去解决任务调度及协同、监督监测，技术人员通过在线操作支持，为上百人的编纂系统用户提供操作咨询；同时，展开数据备份及其他网络安全巡检，确保系统稳健运行。

（三）编纂信息化的收益

一是降低组稿难度，提升组稿效率。系统可自动告知相关人承担供稿、退稿、补稿的数量及方式，相关人可参照“年鉴模版库”中同类稿件的最佳案例，获得能力支持，显著提升了组稿的效率。

二是智能响应编辑意图，提升编纂效率。供稿可自动分发到指定的框架下，多个框架下的确定稿可自动返回到供稿单位；编辑可便捷比照关联稿子及其修改痕迹；编辑在授权范围内可自行对框架再次调整，框架下原有的稿子、任务分工、确认稿返回途径等可智能适配；系统能自动理清待编、在编、已编、退回、完结等不同状态的稿件数量，工作流程自动告知稿子下一步应该发给谁。通过编纂信息化，之前繁重的稿件版本控制及协同沟通工作均由系统替代，减轻了编辑人员的工作压力。

三是降低编务劳动强度，提升编务效率。编纂系统可告知用户在系统中做什么，编务人员无须再对相关人去作一一解释；上百次的来稿分发、确认稿归拢及邮递等工作由系统自动执行；数百张流水单、审稿单由系统自动生成；排版设计单位可自行到系统中，了解有哪些稿子要设计；供稿、编纂、出稿等进度实时统计。总之，繁琐的编务工作可由系统去承担。

四是有助于创新年鉴利用模式。体系结构化存储的年鉴内容，通过合适的年鉴数据交互接口，可以将年鉴的内容快速、同步发布到网站、微信、手机等多种媒体中，为读者利用新型年鉴利用模式——“即时查阅轨迹、即时启迪未来”，打下了有效的基础。

四、结束语

“欲知大道，必先为史”，这是中国清代学者龚自珍的声音，道即方向，欲知方向即为决策。“史”及是决策的基础，年鉴作为当前的历史也是如此。信息时代的到来，人们对决策的准确性和敏捷性提出了更高的要求，同样也对决策的基础—史料（含年鉴）的正确性、完整性、时效性、可利用性等价值特性提出了更高的要求。信息技术，可以实现通过分析读者阅读习惯，提升年鉴框架规划的正确性和完整性；通过提升信息化编纂技术提升年鉴的时效性；通过多种信息媒体提升年鉴的可利用性。在时代背景下，需要有确切的技术创新观念，从年鉴编纂信息化入手，逐步扩展多种信息化应用，让包括年鉴在内的方志事业，迸发出崭新的“以史鉴今、启迪后人”的广阔价值。