探索电子监察系统在合同管理信息化中的应用

张延波

[摘要]本文从分公司目前正在进行的合同管理信息化中电子监察系统的应用进行探索，从推行电子监察的目的（“四个有利于”）、模块设想、具体实施“四个结合”的方法等方面进行详细阐述，同时对分公司岗位风险评估工作有更深一步的促进作用。

[关键词]电子监察；合同管理；信息化

一、引言

廉政风险防范管理机制是将现代管理学中的风险管理理论和质量管理理念及方法应用于反腐倡廉工作实际，其核心任务是关注和遏制发生腐败行为的可能性，工作重点是建立和执行风险防范体系，通过前期预防措施、中期监控机制、后期处置“三道防线”，达到最大限度地预防和遏制腐败行为的发生。

电子监察是加强廉政风险防范管理工作的系统化、规范化和程序化的具体体现。通过电子监察使廉政风险防范管理工作在具体实践中的每个环节、每项内容和相关工作更加细化、量化、标准化和“模块化”，切实增强防范管理工作的针对性、科学性和可操作性，提高廉政风险防范管理工作的科学性和实效性。

电子监察一方面是探索创新廉政风险防范管理工作的有效方法和措施；另一方面在综合运用现有防控手段的基础上，积极利用现代信息技术特别是计算机网络技术的力量，通过建设廉政风险防范管理电子监察系统，固化权力运行程序和工作流程，建立标准数据库，实现监测数据自动统计、分析、评估和预警，对分公司和各二级单位管理制度履行情况进行监察，同时可有效的促进市场监督工作，实现由制度管人、管事向计算机和信息技术管理的发展和延伸，最大限度的减少和压缩自由裁量权，从而提高廉政风险防范管理的质量和水平。

二、正文

（一）電子监察的概念

电子监察主要针对从项目立项、招投标、合同签订、合同履行、结算、后期评估等业务事项进行事前、事中、事后的办事流程、办事效率、工作作风等方面进行全方位的监察，以促进各类经济往来中公正透明、优质高效服务。具体功能主要包括实时监察、督办纠错、绩效评估、综合查询、统计分析及预警提示等。电子监察目前已广泛使用于国家各级行政机关、海关及京东方等上市公司。

（二）功能模块设计

建议分公司在实现合同管理信息化过程中建立相应的电子监察系统，具体包括实时监察、程序监察、时限监察、结算监察、综合监察、投诉监察、预警纠错等八个模块。

1.实时监察。实时监察主要功能是在采集数据的基础上对合同业务自动监控，凡违反办事程序的，提供时限判别、流程监督、流程跟踪、资料对比、异常处理监督、统计分析预警等自动判别监察和辅助判别监察，及时发现问题，事先、事中提醒相关部门和上级部门领导，避免经济往来中发生过错。

2.程序监察。程序监察主要针对许可办理过程的监察。程序监察对象包括：各类审批的内容、法律依据、数量及方式、审批程序、证件及有效期、法律效力、年审或年检。对每项审批事项的业务规范预先在系统中配置，当进行程序监察时可以直接调出比对。程序监察可以对享有特殊规定和特殊情况的业务事项进行监察。

3.时限监察。时限监察是对于各类合同管理中需要一定时间内完成的内容在系统中进行设置，采集每笔具体的业务，系统自动对超期的业务事项自动预警，并将预警信息以邮件、短信等方式自动通知办理单位或部门。业务事项超过设定期限，系统自动出示黄牌，并自动生成《督办通知书》发送到许可单位，并短信通知承办人，同时设定一个督办期限，督办限期过期仍未办结的，系统出示红牌。对于超期至红牌的事项，系统自动通过相应的数字签章系统发送《监察建议书》到主办部门。

4.结算监察。对合同签订后的金额在实际结算时进行监察（大包合同在预算内进行监察）。有金额的合同，如果出现超合同结算情况是否进行了程序审查，可有效避免违规现象的发生。大包合同超出预算进行结算的也可通过该模块进行监察。该模块对于出现的超合同结算情况体香相关部门、领导，结合OA系统进行短信提醒。

5.异常监察。异常监察中的异常情况主要包括不许可，不受理、补交材料等现象，对于发生异常的事项，查看给出理由和法律依据，没有给出理由或假如理由不充分的，可以要求给出解释处理。

6.投诉监察。投诉监察主要是投诉处理子系统的结果反映。在这里可以查看各部门受投诉情况，总件数等情况。投诉处理子系统是有关办事效率、职权行使、廉政建设、服务态度等工作作风方面的投诉的处理模块。次模块只有二级单位的厂领导或上级分公司领导查看。

（三）电子监察的实施方法

目前分公司按照集团公司要求，正在推进合同管理的信息化建设工作。纪检监察工作可借此次机会，有效的推进电子监察。具体方法就是“四个整合”，具体如下：

1.整合ERP、财务管理系统和合同管理系统。在电子监察系统整体开发时分别在ERP和财务管理系统中预留出相应的端口，实现数据共享。

2.整合“十大管理体系”、内控管理和其他管理制度的相关内容。如内控的审批权限，监督管理体系或纪检监察处对商务谈判的审批权限等等内容，把类似的要求以电子的形式嵌入到电子监察系统中。

3.整合数字签章系统。将电子监察系统自动生成的督办通知书、监察建议书等内容自动发送至相关部门和责任人，同时通过短信同时发送提醒。

4.整合业务公开系统。按照业务公开模版要求通过相关程序设置，将电子监察系统产生的业务公开报表自动发送至信息中心平台，保证业务公开的及时性和准确性。同时可授权相关领导进行查阅和巡视。

三、结论

结论电子监察系统的使用有利于厘清和明晰各部门、各单位以及各个工作岗位的权责界限；有利于对经济往来过程中重点领域、重点对象、重点环节的监督；有利于出现问题时员工问责的追溯；有利于各级机关工作作风的转变。实现以规范权利运行为中心、以加强制度建设为重点、以现代信息技术为支撑，把长远目标与阶段性任务结合起来，着力构建前期预防、中期监控、后期处置的廉政风险防控机制。最终实现把制度规定转化为风险控制节点，推动反腐倡廉与业务建设深度融合、经济风险和廉政风险同步防控、制度建设与科技手段有机结合，提升了市场监督的整体效能。

同时电子监察系统充分结合了分公司当前的各类系统，相应的软件系统在设计时均留有相应的端口，需投入的费用不是很大，只是需要把目前的资源进行整合。因此，本文认为电子监察系统适合在分公司全面推广使用。