关于秘书写作教学的几点体会

刘柯

摘要：在秘书学专业教学中，秘书写作是一门实用性极强的课程，对学生未来从事秘书工作十分重要，我校自设立秘书学专业以来，对该课程就极为重视，系统而细致地对学生进行专门且专业的训练，针对学生将来所从事的秘书种类的不同开展有针对性地讲授，专业性很强，符合就业市场上对学生的各方面要求。在具体教学过程中，由此也产生了诸多心得体会，感受到在进行具体文种训练的同时，还要重视对基础概念和知识的讲解，设置具体的训练情境也是十分必要的。

关键词：秘书写作；训练；实践；情境

中图分类号：H193.6 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）35-0272-03

秘书写作是秘书学专业的一门重要、基础且适用性极强的专业必修课，对学生的写作基本功及秘书素养等方面的要求都很高。安徽财经大学文学与艺术传媒学院自2013年秘书学专业进行招生以来，在课程设置上安排了72学时的大量教学实践课时，在具体教学中不仅要关注学生对写作基本概念及理论的了解，更重要的是让学生掌握多种文种的写作。在具体实施过程中，突出了实用性，尽可能最大限度地给学生介绍各种类型的实用文种，根据不同的秘书种类进行大量且多方位地练习、训练，以期在秘书生涯中熟练掌握写作技能。

一、基础概念和知识的介绍十分必要

虽然秘书写作这门课程实践性很强，但仍需要介绍关于写作的基本原理和基础知识。在这一环节，我们从“审美性与实用性交融的古代寫作”[1]讲起，给学生详细介绍秘书写作的前身——应用写作，这对学生将来进行中国秘书史的学习能有个前期准备。另外，对于近代实用写作向现代实用写作过渡中格式的演变、文种的变化、写作观念的现代化、写作内容的专业化、写作文本的国际化、写作主体的智能化及写作手段的电脑化，都会给学生有个全面的讲授。除此之外，学生还应该掌握文章写作的基本构成，对于一篇文章的四大要素要做到了然于胸。写作的民间资源，即文章的材料；主脑，即文章的主题。文章的篇章结构和语言表达方式等基础知识，秘书学专业的学生务必要透彻理解，因而此内容是教学的一个重点。

在文种教学的过程中，每一个文种的相关理论的学习都属于基础概念和知识的教学。譬如在行政公文的学习中，要让学生了解行政公文的演化，从而知晓最新的法定规范体式的适用范围和便利性。“我国目前党和国家行政机关日常所使用的法定公文共15种，分别是决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。”[2]掌握了公文的演化就知道了从2012年7月1日开始在行政公文中增加了决议和公报这两种，从而在学习过程中有的放矢。还有公文的成文日期，在2012年7月1日之前，必须用汉字标识，而之后则使用阿拉伯数字。这些基础概念和知识的讲解一般放置于开篇讲起，这对于总学时为72学时的秘书写作来说占时不多，但极其重要。

二、秘书写作教学要根据秘书岗位种类的不同而具有不同的针对性

针对我校秘书学专业的毕业走向，我们大致把秘书工作分为三大类：第一大类是公务员系统、事业单位、人民团体或国有大型企业的秘书；第二大类是民营企业（私企）秘书；第三大类是外企秘书。秘书种类不同，对于写作的文种、具体要求就会有相应的不同之处，因此我们在教学中要有相应的针对性，使学生毕业后能很快地进入工作角色，学以致用。

1.针对国家机关、大型企事业单位和人民团体的秘书特点，我们在教学过程中重要讲解、阐释了行政公文写作，将国家规定的15种公文种类都翔实地给学生一一介绍。最重要的是公文格式，还有一些文种常用的固定用语，比如“妥否，请批示”、“现通知如下”、“特此函达，即希函复”等专用语，则要顺手拈来、运用自如。在练习的过程中，我们尽量做到举一反三，用一种情境把不同的文种串连起来，进行反复训练。例如，可以将通知、报告、总结等文种进行结合来训练，可以假定某市政府发布严禁非法张贴喷涂小广告的通知，然后该市文化事业管理中心严格按照通知的时间节点完成了任务，将本单位的完成情况进行报告，年终时又做了相关的工作总结。一个案例三个文种，涉及到机关、企事业单位、人民团体的行政公文和日常应用文书。这样的训练完成后，即可达到真正掌握所讲授文种的目的。

2.由于我校是财经类院校，秘书学专业也是财经文秘方向，大部分的学生毕业后要走向一些民营企业（私企）或外企，所以秘书写作课程的70%侧重于事务文书写作和经济类文书的写作。比如在宣传文书中，我们展开了商业广告、经济合同、可行性研究报告等经济类文书的教学，这些是传统的秘书写作教学中所没有的，在商业广告的学习中，给学生介绍了大量的广告作品，以时间为纵向轨迹，以国别为横向轨迹，展示不同时期、不同国家的广告，了解广告作品的生成背景，让学生体会其广告创意。更为重要的是，设定自己将来服务的企业公司，根据产品的需要，做出什么样有创意的广告，所以我们的教学过程一定是有针对性地展开。再例如对经济合同的拟制，需要了解经济合同的特点、基本结构和具体写法，懂得在拟制过程中，特别要注意当事人名称或姓名及住所的准确表达，“单位价格与总价款、酬金的单价标准和计算方法要明确、具体”[3]，“使用的计量单位必须采用国家法定的公制计量单位，度量衡必须准确、清楚，切不可使用模棱两可的计量单位”。对于这些经济合同需注意的核心问题必须提请学生特别注意。对于商业广告、策划案、意向书等专业性比较强的文种，我们则通过大量案例的介绍来让学生提前进入角色，了解这些文种的基本要求和写作。

3.除此之外，针对学生的实际情况，我们还增加了像求职信、演讲稿等实用文体。根据学生的需求，在党政机关、事业单位及人民团体的求职中，主要讲述公务员考试面试中的求职礼仪要求，通过现场模拟、视频教学等多种方式，齐头并进，展示礼仪规范的说话方式。对于向私企、外企投递的求职信，要求学生一定要有前期准备，要对所要应聘的企业和职位有一定的了解。在求职信的写作中，突出自己适应该企业和职位的特质，不能一概而论，也不能人云亦云，一定要让招聘者一眼看出自己的优点和适应性，这种教学方式的反响都很热烈，颇受学生的喜爱。秘书这一职业特点也要求在职场上为领导撰写讲话稿，自身的能说会说也是其重要的职业素养，所以演讲稿的写作就显得不可或缺。对于这部分，我们主要从小处出发，从身边出发，让学生从生活、学习上选取话题进行练习，可以是入学演讲、毕业演讲，也可以是入职演说、酒会演说，风格各异，特征鲜明，学生兴致盎然，活跃了略显乏味的课堂气氛。除此之外，一些常用的日常应用文也纳入了教学范围内，如请假条、介绍信、证明信、申请书等都安排了写作训练，为学生未来的职业生涯奠定了扎实的专业基础。

三、练习、练习、再练习，实践、实践、再实践

秘书写作课程教学中的所有文种都要经历练习—实践这一环节，才算真正地把技能交给了学生。在具体实施中，尽可能地设置多种情境让学生进行锻炼。比如“学习报告”这一公务文书的文种就设定了两种情境给学生训练。一种假定你是某县一个中学的校办秘书，针对学校设置校办主任一职展开了竞争演讲、民主测评等具体工作，选聘了一位校办主任，现将具体情况报告给县教育局。另外一种就是假定你是某大酒店的客服部主任，针对酒店选聘一部分客服人员，现将情况报告给总公司。职位不同、工作环境不同，写作的即使是同一文种，但要将学生置于不同的环境、不同的情境中去进行表达。

在学习“求职信”这一文种时，为了充分说明对求职单位和职位了解的重要性，我们设置了同一单位的不同部门秘书岗位的应聘，假定去应聘一家德国的汽车公司的人事部秘书、销售部秘书、客服部秘书，针对三个不同职位写三封不同的求职信，并且要提醒学生注意一定要展示出自己适合该职位的特点和长处。首先是德国汽车公司，因而信中要表达出对该公司的了解，它的历史、口碑、销售业绩、未来的发展规划，如果懂德语的话，一定要在信中有所体现。然后要针对不同的秘书岗位有所侧重，人事秘书要表现出具备人事管理的素质，待人诚恳，信守诺言，勤劳敬业，言谈举止大方稳重，亲和力比较强，还要有良好的团队合作精神。销售秘书则要体现出自己对销售信息的敏感度，能帮助销售了解公司内部的信息，也能够及时了解销售与客户的情况，为公司的决策提供重要的信息。客服秘书则要体现出自身的耐心、细心、灵活的交际公关能力，表达出在处理询问、接电话和接待来访者时，要具备冷静和保持机智的素养。所以在应聘不同职位时，要有不同的求职信。另外，在秘书写作的具体教学实践中，我们还让学生之间的交流和对话成为常态。例如在学习“调查报告”这一文种时，我们先让学生分为几个小组进行讨论，确定每个小组的选题，有涉及大学学习和生活的，有论及各种社会现象的，有探讨人类群体认知的，然后按照调查问卷的要求设计问卷，做完以后各个小组相互交换，点评修改，取长补短，最后教师讲评。这样既锻炼了学生团队互助的工作能力，又放手进行了具体实践，学生印象深刻，学习效果极佳。完成问卷的设计后，我们从选题出发，再进行个别访问，开座谈会，最后完成调查报告。在整个过程中，学生都是共同参与、共同完成，既完成了文种训练，也锻炼了团队协作工作能力，为学生今后的发展做了很好的铺垫。

四、情境化教学在秘书写作实践中极其重要，既能调动学生的学习兴趣，缓解秘书写作学习中枯燥乏味的压力，又在实践中掌握了技能技巧

情境化教学是秘书写作教学中的重要方法，也是秘书学专业教学中较为现代化的一种教学方法，将学生置身于具体化、生动化的特制情境中，让学生扮演其中的任一角色，使得学生身临其境，感同身受，体会角色的要求，做好角色所要做的各项事务。在这样的假定氛围中，学生能感觉到自身所领受的任务和肩负的责任，有完成任务的使命感和紧迫感。这种教学方式需要方方面面的配合，我校文学与艺术传媒学院与蚌埠市档案馆建立了长期的共建合作关系，可以观摩学习档案馆日常文书工作，也可以选取档案馆所涉及的具体工作事务让学生来完成，能为我们的情景化教学提供平台。另外，我院建立专门的秘书实验室，模仿秘书工作的真实场景，让学生置身其中，模拟角色。

在公务文书请示、批复、函、复函的教学中，我们以蚌埠市文化事业管理中心人事秘书、蚌埠市艺术研究所人事秘书、文学与艺术传媒学院行政事务秘书为模拟对象，假定特殊情境进行多文种的连续训练。将学生分为三部分，先是让一部分学生扮演文化事业管理中心下属单位艺术研究所的人事秘书，请示上级要求选派三名工作人员进入文学与艺术传媒学院某培训班进行学习，上交请示后，第二部分学生扮演文化事业管理中心的人事秘书，针对提交上来的请示进行批复，同意了这一要求后，又以函的形式和文学与艺术传媒学院行政办公室进行沟通，最后一部分的学生扮演文学与艺术传媒学院的行政事务秘书，针对函进行回复。整个教学过程涉及到三个身份、四个文种，不仅进行了文种训练，还对秘书实务的相关知识进行了了解和学习，不同课程之间也有了沟通和交流。

求职信的写作也是学生学习的一个热点和高潮。在教学中，我们设置了逼真的求职场景，教师、学生扮演了各种角色，如应聘者、人事部秘书、人事部（人力资源部）经理、公司老总等。在具体实施过程中，先是完成求职信的写作，然后面临求职应聘。在应聘过程中，首先要介绍自己求职信写作的前期准备、具体思路等，除此之外，还涉及到求职场合的着装、在招聘者面前的谈吐、临场发挥等秘书实务的一些具体要求。整个学习过程，展现出专业的工作素质，让学生提前感受到职业生涯的魅力。这样的教学贯穿始终，不仅仅锻炼了学生的求职信写作能力，还给他们展示了秘书实务中的要求和特点，课堂气氛活跃了，教学效果自然也就特别好了。

自2013年我校秘書学专业招生以来，在秘书写作课程教学中，我们一直在探索和实践，感受到这门重要的专业基础课程教学不仅仅要给学生展示各种秘书所需掌握的写作技巧和技能，还要关注培养学生的秘书素养，了解掌握秘书工作的特质，使这一课程不仅达到传授知识的目的，而且是学生走向秘书工作岗位的重要桥梁，起到举一反三的目的和效果。

参考文献：

[1]董小玉.现代实用写作训练教程[M].北京：高等教育出版社，2006：2.

[2]黄高才.应用写作[M].北京大学出版社，2012：21.

[3]傅宏宇，尹夏楠.财经应用文写作[M].第二版.北京大学出版社，2013：97.