基于服务链的档案管理一站式服务探索

朱黎琴

漯河市城市建设档案馆，河南漯河 462000

1 档案管理应用系统的现状分析

目前，多数城建档案馆大多都开展了相关的业务系统，档案馆的很多业务都实现了计算机办公，并开展了一些电子档案的业务，但是在构建城建档案馆的业务系统的过程中，没有让信息共享和协同办公参与进来。其主要表现在：多数业务系统都不是同一个时间段制作的，不同业务系统也是独立建设、独立运行。没有一个整体的规划和设计，这就是信息相对孤立，不能进行横向连接，制约了信息的共享。另外，在设计之初的设计理念也不够先进，只考虑了管理者即档案馆的业务，并没有整合所有参与者的需求，导致软件应用起来信息不对称。

城建档案服务需要的的应用系统应该是既兼顾管理也能兼顾服务的复杂的系统，所以，系统的建设必须遵循城建档案的工作流程和方法进行规划和实施。避免考虑不全面，顾此失彼，从而实现应用系统能够发挥最好的效果，达到利益最大化。因此，文章通过深入的研究论证，引入“服务链”的理论，探索城建档案管理“一站式服务”的思路。

2 服务链的引用

政府的基本职能就是服务公众，政府的一切发展都是以这个为目标的。档案馆也应遵循这个目标，为工作提供全方位、全过程的服务。这样既满足了公众的需求，同时也为档案馆塑造了良好的形象。

城建档案的服务过程可以分为以下几个阶段：服务链的第一个阶段是提供一些政务信息、项目信息、公共指导及政策法规等信息；服务链的第二阶段是为建设单位、施工单位提供网上报建、责任书下载、材料上传、申请现场指导、上传电子档案等服务；服务链的第三阶段是提供主管部门的线上指导、审核、验收等职能；服务链的第四阶段是为公众提供档案的查询、利用等服务；第五阶段是档案馆内部对于馆藏档案的统计分析，为政府提供数据分析。只有将上述几个阶段结合起来，才能形成完整的服务链，从而来共同支持档案馆、质监站、建设单位、施工单位、监理单位和公众。

档案馆、质监站等即为“商户”，公共大众、建设单位、监理单位和施工单位等即为“客户”。“商户”的最终目的是为“客户”提供更加优质的服务，为了达到这个目的，必须建立一个城建档案管理整体系统。城建档案服务链示意图如图1所示。

图1 城建档案服务链示意图

3 档案馆电子档案一站式服务的含义

档案馆电子档案一站式服务的含义一共包括三层：第一，城建档案馆将城建档案电子化，使城建档案利用率达到最大化；第二，利用计算机和互联网等现代化信息技术，推动业务水平，实现在线服务；第三，需要对各个协作单位和各个部门的业务流程和工作方式进行优化组合，便于管理和实现优质服务。所以，一站式服务不仅是将档案馆内部管理和运作进行电子化，也是将传统的业务管理模式在一站式服务的基础上进行改造。随着信息技术的发展和成熟，城建档案的一站式服务也是大势所趋，是未来发展的必然方向。

4 先进案例分析

我们对几个现行的档案管理系统软件进行了调查研究，发现大多数的这类系统都有着这样那样的不足之处，关键集中在整体工作流程不闭合，逻辑不清晰，不能突出档案馆的服务功能。有的系统还是比较可取的，开发理念也比较先进，比较符合现在的流程要求和服务功能。下面结合漯河市城市建设档案馆的情况，阐述下基于服务链的城建档案管理和服务的建设方案。

4.1 系统概况

系统设计时应按照档案的全生命周期理论，从档案的形成抓起，重在提高档案的质量，一直到档案后期的查档利用、统计分析、数据挖掘，直至档案内容级的大数据分析来完成。目标是改变目前档案馆的被动式的查档服务模式，力求做到主动给相关部门提供数据服务的模式，充分利用档案馆的宝贵财富。产品线可自成体系，从工程的报建、电子档案制作、电子档案接收审核、电子档案查询、统计分析一直到档案数据挖掘等形成一站式的服务系统。

系统设计时应实现网上服务与实体服务相结合、线上服务与线下服务相结合的一体化新型服务模式，通过体系搭建最终能够实现各类业务审批及电子数据在软件平台的集中管理、汇总与共享。

4.2 系统的构成

4.2.1 电子档案的生成与报验

（1）电子档案的编制。为了实现对前端电子档案的管控，应对电子档案的编制进行统一的管理，给建设、施工、监理等单位提供方便，为他们提供统一电子档案的编制系统，系统中的表格应满足国家及地方对档案的管理要求，包含现行规范的各种表格，以满足对各个应用单位的现实需求。按照项目级、工程级、案卷级和文件级、内容级五级结构，实现的电子档案的收集、整理、组卷。

（2）电子档案报验。利用信息化的手段，搭建与建设工程主体单位零距离服务的信息资源共享的系统，在实现工程档案的规范化和标准化的同时，保障工程档案与施工同步形成。做到及时形成文件，既可以做到实时上传、实时指导，还可以按照工程阶段上报，做到分阶段审核。保障档案的接收质量，为城市建设信息资源的积累打下良好基础。

（3）主管部门对电子档案的协同审核。在一个系统中，多部门系统协同办公，根据档案形成的阶段，可实现监理单位、质监站和档案馆的多方对电子档案的审核。将所有主管部门集合到一个系统，实现了“服务链”的理念，为相关单位减少了很多繁琐线下工作，并且能够跟踪及管理档案的收集进度和审核进度，以便更好地服务社会。

4.2.2 城建档案综合信息集中式管理

通过业务管理系统实现档案的档案整理、编目、统计、鉴定、保管、查询、档案编研等档案管理全过程的计算机集成化管理。并实现电子档案的接收审核及电子档案的自动导入，实现电子档案的零著录。

4.2.3 数据动态统计和信息统计分析

应实现全市各种档案信息的统计分析，如：城建档案工作基本情况；城建档案利用情况；城建档案工作基本情况；城建档案馆藏档案分类统计；城建档案移出、销毁情况；城建档案鉴定情况统计；档案进馆率；档案员年龄分布情况、档案员从业时间分段统计等，统计式样灵活，可以包含表格、饼状图、柱状图等，并且便于导出。

同时，还应提供诸如：一段时间内、一定区域内的工程的建筑面积、造价统计；某区域的停车位统计；绿色建筑统计；房屋使用年限统计（可以分民用、）商用、公用等各个类型；建筑物高度、层数统计。

4.2.4 城建档案的对外展示与服务

城建档案信息网承担着对外展示与服务的功能，应提供城建档案政策法规、新闻等信息发布、信息检索、信息查询、预约查档、在线查档等功能，方便百姓办事。

4.2.5 移动服务

充分利用先进的理念，构建“掌上档案馆”，协同其他相关系统，最终实现“最多跑一次”的政府的服务理念，通过手机应可实现以下目标：

（1）为社会提供公告公示、办事指南、相关规范等信息查看，达到了信息公示的目的；

（2）通过和其他系统进行数据关联，提供档案验收进度、网上业务咨询、在线指导等服务内容，从而为相关工作人员提供信息交互的便捷平台；

（3）提供预约查档以及在线查档，提高查档效率。

5 结语

构建城建档案服务管理的终极目标，就是为社会提供以“服务链”为纽带的一站式服务。这就需要通过网络和信息技术对原有的工作机制进行改进，研发出能为公众提供一系列便利服务的城建档案管理服务体系。本文通过对“服务链”的引申和对实际例子的探究，为城建档案管理提供了全新的思路。本文提出的实例系统，实现了各种载体（纸质、电子、声像档案）在管理过程中的集中、协调与动态监控，即实现建设工程的报建登记、业务指导、业务审核、预验收、档案收集与移交、档案整理、数字化、编目、统计、鉴定、保管、档案查询、利用、销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理，优化了管理，从而更好地为社会服务。