核电项目文档管理信息化建设的思考

万小燕 傅旭东 岳振兴

信息化建设对提高企业核心竞争力发挥着至关重要的作用。随着“大数据”、“云技术”等先进理念和技术在重大工程建设项目中的应用与推广，核电文档信息化建设也得到了飞速发展。所谓国家信息化，就是指在国家统一规划和组织下，在农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技术，深入开发、广泛利用信息资源，加速国家实现现代化的进程。此次会议，首次将信息化建设纳入国家发展规划。计算机技术、网络通信技术的迅速发展与普及，给文档信息的形成、加工、传播、利用、保存等带来了前所未有的变化。

一、 核电建设项目文档管理信息化现状

大数据、云技术、人工智能等先进管理理念和技术在重大工程建设项目中的应用与推广，对提升企业四大控制效益发挥了举足轻重的作用。但作为小专业的文档管理，因受到传统档案管理思路的局限，这些先进技术未能成熟应用到文档管理具体工作中，使文档管理成为了先进工程项目管理的瓶颈，也是当前文档管理界迫切解决的问题。

2000年开始，核电项目文档信息化建设逐步起步，截止目前各核电项目均建立了文档管理系统，实现了文档存储、传输、归档和利用的信息化。但在文档分发、发布、归档、备份等方面，仍未突破人工管理的思路，即使有電子流程的辅助，但仍存在大量的人工操作，如文件分发、检查、提供利用等方面主要依靠人工操作，一方面人力成本高，另一方面，由于人因失误导致的准确率不高的问题一直是制约文档管理水平提升的主要因素。

核电建设项目的文件、档案已实现了数字化，如果把这些信息化的“大数据”和业务工作建立紧密关系，利用“科学技术”来攻克“文档管理影响工程四大控制”这个瓶颈，将是文档管理技术的一大跃进。

二、 核电建设项目文档管理信息化建设的思考

国家档案局下发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确要求档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新。“大数据”、“云技术”、“人工智能”等先进理念和技术的发展，为文档管理工作者带来了福音。在文档管理工作中我们必须充分利用这些先进技术，创新文档工作，提升文档管理水平，提高企业竞争力。

1.建立五位一体的文档管理系统，实现文档全生命周期管理。EJ/T1225-2008《核电文件档案管理要求》要求：核电文档管理流程涵盖从文件的形成、传输、整理组卷、归档、保管、利用、鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理与监控。

以三门核电项目为例，项目建设伊始就采用信息化管理，随着数年的建设，已经形成以自动办公系统（ECIS）、文档管理系统（DCTM）、业务管理系统（SPMS）三大主系统为中心，各功能系统辅助的全方位信息化系统体系。

其中DCTM系统作为文档存储中心、文件处理中心、文档利用中心、文件归档中心、部门工作平台，实现了文档全生命周期内的高度集成的文档业务流程电子化、文件配置自动化、文档一体化管理。系统功能覆盖了文件形成、接收、著录、分发、使用控制、检索、利用、归档（移交）、组卷、存储、鉴定、处置等环节，具备文档分类、电子文件的生成与控制、文件分发、文档信息加工与整理、文档利用、文档的保管与处置、元数据管理、文档控制和安全等功能。

2.引入人工智能，实现文档自动分发。人工智能是用人工的方法和技术模仿、延伸和扩展人的智能，实现某些 “机器思维”。从其功能来看，人工智能即参照人类智能活动的客观规律，借助一定的智能体，模拟人类的思维执行诸如判断、推理、识别、决策、检测等活动。文件的分发是基于一定的规则把正确的文件分发到正确的人员手中。该活动是基于固定规则实施固定动作，符合人工智能的实现逻辑原理。也就是只要建立一个计算机可识别的分发矩阵，便可实现人工智能。通过将人员分发经验等隐性知识显性化，形成以文件元数据、项目进展及参建单位职责分工为输入条件，输出文件分发单位的分发矩阵，并将书面的分发矩阵转化为机构化的智能分发矩阵，使计算机有效识别。利用人工智能，通过“云端”预设的分发规则，即可完成文件的分发。

在三门核电项目中，建立了工程文件智能分发系统， 智能分发系统在现有的文档管理“云平台”上开发，系统定期对“云平台”中的文件进行计算，识别需分发文件、输出文件分发单位后完成文件分发。

智能化的文件分发，创新了文件分发模式，标志着新的生产力的诞生，取代人工劳动，大大降低了管理成本，并提高了文件分发的准确率。

3.利用云技术，实现文档智能化利用。“云技术”的面世，处处体现了以人为本的核心思路，让用户获取资源更加快速便捷。以三门核电项目为例，DCTM系统中利用云技术，面向用户建立了一套基准文件和专题文件管理体系。公司的所有基准文件存放于“云平台”DCTM中，授权人员可自行查阅利用；专题文件库中存放用户根据工作需要从“云平台”定制的文件。为方便生产利用，专题库中建立了“卫星文件库”，存放电厂在失网、失电等紧急情况下使用的文件。“卫星文件库”的文件可自动推送到指定IP站点的电脑本地盘中，便于使用。在邮件系统的辅助下，云平台中文件更新后，“卫星文件库”中文件和自动推送到电脑本地的电子文件自动同步更新，并向文件管理人员和用户发送文件更新提醒，用户可获取到当前有效的文件，管理人员可及时印制和配备纸质文件。面向用户和管理人员定制化的信息系统，缩短了管理流程，极大地加快了文件配置和使用效率，降低了文件误用风险。

4.利用人工智能，实现文档智能化检查。文档入库前检查是档案质量的最后一道关口，也是文档管理中劳动最为密集的工作环节之一，使用人工智能替代人工检查，将是文档管理发展的新趋势。要实现人工智能，则必须要做到以下几点：（1） 做好前端控制，确保文件规范化的形成。文档智能检查，简而言之即信息化系统通过将文件与检查标准进行比对，查找差异，完成检查。实现智能比对的前提是文件必须按照规定的格式形成。因此，要求文档管理人员在项目开始时，提前策划文件的格式、撰写要求，将要求充分宣贯至文件形成单位和人员，并监督文件规范的形成。（2） 建立标准化的、智能化的检查标准，实现计算机有效识别。智能系统依据检查标准，对文件进行检查，要求文件检查的标准要固定，统一。例如，对文件是否签章，手续完备的检查标准，必须包含对签章加盖的位置、签章的样式、大小等的要求；对文件页面清晰度的检查，则必须要有量化的清晰度指标，并转化成计算机可识别的指标。

文档智能检查是文档管理信息化建设中的重要尝试，需要文档管理人员和信息技术人员不断探索、完善，建立成熟的检查标准和系统识别机制，从而实现系统替代人工的检查，将人工从重复的机械劳动中解放出来，提高文档管理水平。

三、 文档管理信息化建设亟待解决的问题

1.文档信息化人才已成为信息化建设的瓶颈。实现文档管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。建立信息化文档管理，必须进行思想观念、管理体制、工作方法和传统技术手段的全面更新，传统的单一的文档管理人员结构已不能适应文档管理工作现代化的需要，必须建立一支与信息技术发展相适应的核电文档工作者队伍。要以管理型人才为主，重点培养复合型人才，转变文档信息控制、采集、管理方法与服务模式。

2.电子文件有效性问题。文档的有效性是核电站文件管理的基本要求，因此传统的管理都是在保证文档有效性进行严密的跟踪与控制。而电子文件的可变更性使我们对其真实性产生质疑，网络病毒、软件木马问题使我们对电子文件的安全性、可靠性提出怀疑。尤其是信息系统中产生的结构化数据，离开了结构化的流程，文件的有效性很难得到认可。这就需要一方面制定完善的管理体系对电子文件的有效性进行认证并采取防篡改措施等确保文件的有效性，另一方面要突破人们的心理障碍。

（作者单位：三门核电有限公司信息文档处）