针对高校招标采购中内部控制相关问题的对策研究

李雄平 赵玉凤 闫芮菲

摘要：随着高校教育体制不断改革，招生人数逐渐增加，基础建设、科研场地及实验器材等的需求和要求也越来越高，由此高校招标采购成为高校发展日益重要的经济活动之一。然而，随着采购项目的多元化、精细化与复杂化，与招标采购相关的问题逐渐浮出水面。本文从内部控制的角度出发，详细分析了目前高校招标采购的几大问题，并提出相关对策建议，减少财务风险，提高资金使用效率，推动高校招标采购朝着科学化、合理化、规范化的方向发展。

关键词：高校；招标采购；内部控制

所谓内部控制，指在一定环境下，单位为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源，达到既定管理目标，而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法。高校内部控制最初是由企业内部控制发展而来，然而依据COSO内部控制框架，高校内部控制与企业内部控制在控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通、监督这五个要素方面都有所不同，具体区别不再赘述。我国自2012年起运用《行政事业单位内部控制规范（试行）》来指导高校内部控制工作。高校是行政事业的重要分支，但显然两者在招标采购方面存在显著差异，高校在科研、实验、产业方面的研究众多，需要的仪器设备比较精密，带有很强的专业性质，采购数量庞大且种类繁多。由此在采购前中后一系列过程中的内部控制自然不同。

一、从内部控制角度看高校招标采购

高校采购主要有五种形式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价以及单一来源采购。本文中涉及到的招标采购指公开招标。相较于公开招标，邀请招标自主选择邀请哪些投标法加入竞标，大大限制了投标方的竞争，且极容易滋生暗箱操作及腐败行为，在这一点上公开招标具有相对优势。虽然公开招标在高校招标采购中应用最广，但是也存在一定的问题，如招标环节多且复杂，管理不严格容易导致高校内部滋生腐败，影响采购效益，为高校发展带来不利影响。因此，严格采购内控制度，顺应时代发展提高应对措施是十分必要的。从内部控制的角度来说，高校招标采购中可能涉及的问题主要有以下几个方面：

（一）预算控制不科学

部分高校对采购预算较为轻视，使得预算编制没有计划性。采购预算的编制，需要组织专家进行论证，做好前提调研工作，部分高校忽视此前提的重要性，在没有经过实地调研和论证的基础上，往往发生预算不足或者预算与实际市场价格存在较大差异的情况，破坏正常的采购秩序，且部分院校并未设置预算委员会，对内控环境造成了极为不利的影响。

（二）传统纸质传递程序繁琐，效率低下

目前，“互联网+”已经成为我国经济及社会发展的方向，互联网+传统行业不是简单的两者加和，而是将互联网与传统深度融合，创造新的发展业态，提升效益。传统的招标采购要经过编制计划、组织论证、项目审批等程序，整个招标采购市场大约在3个月左右。由于高校采用传统的纸质传递方式进行报送审批，其间又可能因为不确定因素导致时间延长，一些紧急需要的器材设备无法及时获取，对科研、教学、实验工作等造成了不利的影响。在“互联网+”的大时代背景下，随着高校的不断发展与扩招，高校招标采购需求不断增加，对采购的时间、质量要求也越来越高，现行的招标采购模式已不能满足高校建设发展的速度要求。

（三）岗位与人员设置不合理

虽然国内许多高校建立了独立的采购部门，但大多数依然处于初级阶段，人员配备不合理，大多数人一岗多职，且缺乏必需的专业采购知识经验和财务会计技能，执行能力差，导致采购预算工作效率效果差。大多数高校的内部控制部分建设不完整，没有独立的内控部门，已有部门兼职内控职能不在少数，不相容职务区分不严格，严重降低了独立性要求。面对高校招生人数的不断增加与经济活动的日趋频繁，财务工作越来越复杂化、精细化，现有的采购与内控岗位设置人员不足，迫切需要响应国务院号召，建立总会计师岗位。

（四）信息沟通存在缺口

在针对高校内部控制规范的实施障碍一文中有内容显示，在对20所高校进行调研分析后结果表明，样本高校对于资产信息系统的信息通报占百分之九十以上，绝大多数高校对于高校资产重视度较高。但是在高校采购相关业务的定期信息分类统计与通报一项却只占五分之二，信息透明度与公开性不高，校方不及时进行管理，影响信息的真实性及可信度，存在较大的信息缺口。

二、提高高校招标采购内部控制的对策建议

高校招标采购部门应积极建立完善的内控制度，完善招标采购的各项环节，为高校学科建设与人才培养提供有力协助。高校领导层应该给予采购事宜以充分的重视及关注，树立内部控制理念与风险意识，提高管理水平与工作效率，给予采购部门以足够的支持与帮助。

（一）建立前期调研工作监察机制

在一些高端仪器设备的采购上，采购人员需要充分了解机器设备的专业要求和市场价格，只有经过充分的市场调研与论证，才能有一个比较清晰的了解。在大数据背景下，可以充分利用互联网等快捷方式进行多方面查询，在必要时实地调研，保证获取信息的准确性，在此基础上出具前期调研报告。为监督前期调研工作，保障工作质量，高校可以设立一定的监督机制，规定采购要求的难度或者金额达到一定限度需要内部控制机构摄入调查，采購人员有义务配合监察人员工作回答所有有关采购事宜，从而促使采购前期准备充足，为下一步招标采购工作有序开展做好准备。

（二）建立健全电子招标采购规章制度

国家发改委公布2013年5月1日起施行《电子招标投标办法》，成为我国招投标行业发展的一个重要里程碑。推行电子招标投标，为充分利用信息技术手段解决招标投标领域突出问题创造了条件。例如，通过匿名下载招标文件，使招标人和投标人在投标截止前难以知晓潜在投标人的名称数量，有助于防止围标、串标行为的发生。此外，由于电子招标投标具有整合信息、提高透明度、如实记载交易过程等优势，有利于建立健全信用惩戒机制、防止暗箱操作、有效查处违法违规行为。“互联网+”招标采购是一个应时代背景下新生的行业，规章制度建设还处于起步阶段，高校可进一步建立健全电子招标的操作流程与行为规范，明确技术支撑等，努力提高校招标采购工作效率。

（三）科学设置岗位，保证权责清晰

高校采购岗位应该坚持类似审计的独立性，坚持不相容职务分离，如财务部门一人不能同时兼任记账员和收纳员，设置专门的专业型采购人员，建立岗位制衡规范，确保以下岗位分别设置：采购需求制定与采购文件审核，合同履行与验收管理等岗位。同时高风险采购环节多名职员共同参与，实施定期轮岗制度，权责清晰，防止因权力过分集中而产生廉政问题。

（四）拓宽信息沟通渠道，引入外部监督

建立内部通报体系，构筑信息化交流平台，制定一定的标准或流程、规章制度将信息自上而下、自下而上进行传递。可以通过微信公众号、微博及学校官方网站的形式多渠道即时传达信息，及时推送最新消息并完备后台服务，完成信息的纵向及横向传播。将财务部门、使用部门以及采购部门三个重要的采购环节形成紧密的联系，不同部门分工协作，将工作程序串联起来。同时引入外部监督，对采购过程进行全方位多方面的立体监督，提高信息的使用率。

三、结语

综上所述，招标采购的一些固有问题经过严格的内控制度规范是可以有效化解的。通过建立监察机制，科学岗位与人员设置，加强沟通的顺畅度，以及顺应时代发展变化投入电子招标的新态势，可以使得高校招标采购朝着透明化、公开化、科学化、规范化的道路前进，为高校教育管理工作助力，为其健康发展提供有力的保障和支持。

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