关于高校智慧校园业务流程优化再造的研究

陆 栋



关于高校智慧校园业务流程优化再造的研究

陆 栋

（无锡南洋职业技术学院，江苏 无锡 214000）

随着智慧校园研究工作的深入开展，传统管理模式的不足逐渐暴露出来，这对推动高校智慧校园业务流程上的完善与优化提供了巨大的帮助。本文分析了高校中的人力资源管理和校园资产管理两方面的业务流程，提出一些具体的优化再造方法，希望有助于后期研究工作的进一步展开。

高校智慧校园；业务流程；优化再造

0 引言

过去的业务流程在高校管理中虽已取得了较好的应用效果，但随着高校学生的大量扩招，传统模式已无法满足日渐增长的高校管理需求。为了适应时代的发展，各大高校在科学技术的推动、网络平台深入应用下，从教学模式、受教育者的管理方式等方面开始了更高层次的创新与调整，针对性地优化智慧校园内的业务流程，这对高校更好的适应未来的发展具有着重要的意义[1]。

1 概况

1.1 业务流程

20世纪末，业务流程的优化再造方面被美国迈克尔·哈默与钱皮教授再次释读，他们通过企业中应用的业务流程再次深入思考和设计，推动其中的资金成本、服务功能、质量效果、发展速度等出现较明显的改善，将不同的输入信息资源转化成对顾客具有一定价值的输出活动，这对现代企业面临的顾客为上、市场竞争、发展变化环境有着更好的适应能力[2]。目前，业务流程优化的进程演变依次为流程的改进、再造、管理、治理四项。如表1所示。

表1 业务流程管理优化的变迁

Tab.1 Changes of business process management optimization

1.2 高校业务流程优化

传统的高校业务流程中，内部管理模式的实际办公效率大大限制了整个高校的服务质量，这就对高校业务流程的优化再造也提出了必然的要求。在网络技术的推广下，院校内的业务活动已经开始广泛应用现代化的计算机信息技术。但需要注意的。校园业务流程的优化再造，必须坚持现代管理理念、应用计算机信息技术和强化市场管理机制，立足于智慧校园的建设标准，优化再造业务流程体现出较强的组织性和目的性，同时注重高校流程设计最初的目的[3]，实现各大高校内财务成本、服务质量、行政成本的高标准，从而推动高校业务流程成功 变革。

各大高校推行业务流程优化，应以实现业务管理的持续稳定、高效率工作为根本宗旨，规避高校管理者的权责不明、执行力差、互相推诿等工作性问题。在高校运行过程中，管理者应坚持良好的业务流程管理理念。高校校园业务流程管理区别于一般的企业管理，它的业务流程优化涉及到不同的节点，只有通过整合业务流程，建立全新的设计方案，保障管理工作的顺畅运行和工作效率的稳定提升，才能真正体现出高校服务功能的高质量，满足现代高校综合竞争力的提升和管理模式的优化要求。

2 高校业务流程中的不足

2.1 业务流程权责不明

高校管理中的传统业务流程是依照岗位职能来具体划分的，各大高校的管理组织将学籍管理、课程管理向下划分，其中参与的管理者和执行者以多点式接触方式来推行工作[4]。业务流程推行的具体指令内容较多，工作人员必须以指令性要求为准，导致业务流程的不明确，直接体现出高校管理的权责不明，面临问题就扯皮推诿。

2.2 大量非增值活动流程的存在

以职能性来划分业务流程存在一定的科学合理性，实践管理工作在调整过程中，必然导致业务流程的重复冗杂，出现一些无意义的活动。依据业务流程概念，这类非增值性流程活动在管理业务方面产生的效果微乎其微[5]。另一方面，业务流程的结构设计冗杂，逐级上报工作进展，大大延迟了业务的开展速率，使整个管理业务的效率受到很大程度的限制（如图1）。

2.3 信息化战略不完善

各大高校在长时间建设发展中，信息系统应用范围扩大、使用量增大，工作质量并未产生显著性效果，其中存在的建设体系不健全、规划设计不完善以及各部门中的管理职能过分看重、服务功能作用较小，使流程化在院校中的思想意识和应用程度大大受限[6]。

图1 教师岗位管理业务流程再造图

2.4 顶层设计不统一

据统计，各大高校部门中仍多沿用传统理念，建设过程中的思想意识存在很大的落后性，业务工作者将主要工作范围限定在本部门内的管理、服务方面，忽视了很多人性化需求。同时，各个部门之间的业务流程是相互独立的，信息系统在收集、储存数据资源后并未建立系统内部的信息数据资源共享机制[7]，导致具体的职能作用和信息资源的断层，降低了业务执行能力和信息资源利用的实际效果。

2.5 预测性能力不足

各大高校中的业务信息系统已经广泛上线，在业务管理的便捷性方面的作用显著，但是相应的处理逻辑却不能与时俱进，仍然停留在原有的固定模式上，各部门业务系统只能依靠传统处理流程，期间造成的较大数量的审批、签署协议工序，业务管理的内在价值也就受到很大影响[8]。

2.6 业务结构不规范

现阶段，高校管理者的工作模式实行机械化操作，整个业务执行未及时采取深层次反思，表现在管理上就是对业务流程与实践模型的分析过程不完善，期间所需具备的业务沟通、业务管理方面都存在很大的局限性，广大师生难以享受到的优质的 服务。

3 优化业务流程的方法

3.1 流程增值分析表法ASME

所谓ASME标准，即美国机械工程师协会标准，业务流程中具有较明确的不增值过程，确定出其具体存在环节和实际应推行的优化方法。如表2，高校为广大师生提供的基础性业务服务和人力资源、财政资源、物质资源等基础性成本之上提供的服务性是否充分发挥，在表格中做出分类统计，其中存在的不合理、不增值情况可以进行逐一明确[9]。

表2 流程增值分析表

Tab.2 Process value added analysis table

3.2 标杆瞄准法

该方法主要用于高校内重要业务的整理，将同类高校内具有一定优势的部门与一流高校之间实行积极地对比分析，有利于院校内部分工作内容的调整和优化，具体思路如图2。

图2 标杆标准法思路

3.3 DMAIC模型法

DMAIC模型基于许多公司的6sigma经验总结发展后提出的，是进一步优化再造业务管理的结果，更加适应于现行业务流程需求[10]。它主要包含五项因素，依次为界定、量测、分析、改进、控制。具体来说，界定业务需求，提升用户的满意度；量测数据，以此为基础统计、校准，增强数据信息的准确性和可靠性；综合分析数据资源，及时掌握各类问题出现的关键性影响因素；以问题关节点为基础积极改进，更好地把控其中关键性因素的偏差范围。

3.4 ESIA分析法

业务流程的非增值过程必须最大程度的把控，调整其中的核心过程，ESIA法则的提出更加适用于这一目标性原则，具体如表3。

表3 ESIA方法功能表

Tab.3 ESIA method function table

3.5 ECRS分析法

ECRS分析法是业务流程优化再造方法中较简单、明快的一种，目前的适用范围较广、使用人数较多，主要的分析点如表4。

表4 ECRS分析法关键内容

Tab.4 Key elements of ECRS analysis

总之，各类方法的施行，积极掌握业务流程繁杂且不存在、服务价值较小时其中的具体内容和关键步骤，利用更加简便、易操作、更适合的方法，降低投入的财政、人力、物质等成本，增强服务性的综合质量[11]。

4 优化业务流程的细则与步骤

流程优化以动态式的业务运行为基础逐渐确立、调整，以更好地适应多样化、变化式的业务管理需求，大致的优化流程导向如图3。

流程导向的深入确立，是掌握流程优化的内在价值和目标方向的重要基础，进而确定整体性的流程战略，制定出更具优势的优化措施，在具体实行时必须遵循一定原则，具体实行步骤可参考表5。

图3 业务流程优化导向

表5 业务流程优化主要步骤

Tab.5 Main steps of business process optimization

（1）坚持以高校内的领导和师生等服务者为主体，强化设计方案和推行流程，重视满足师生的实际需求；

（2）把控业务流程中的不增值活动，充分体现服务性能的高效率、低成本、准确性和容易度；

（3）借助使用度高的图形性语言，直接表达目标宗旨，使业务流程系统更易理解，有利于被教育者广泛达成共识，从而减少了一定的了解时间和培训投入；

（4）以更细、更好的原则要求，对交叉性审核任务和子过程间的联系能够更好地把控其中的逻辑性；

（5）广泛应用网上电子签名，除档案管理，都应更进一步确定审核过程中的实际需求和一定的必要因素，使业务流程更具便捷性，加强优化；

（6）打破高校内各个部门的障碍，将流程优化过程中的设计和制定不局限于某一部门；

（7）业务部门之间的联系需要进一步强化，实现信息系统内所有数据资源的共享服务，简化业务流程中涉及的用户数据的填报数量。

5 高校智慧校园业务流程优化

5.1 研究结果

5.1.1 人力资源管理方面

省时省力、快速高效是人力资源管理的业务流程优化再造的根本性目标。为了稳步增强高校内人力资源管理能力、逐步走向集约化发展模式，采用业务流程的优化方法，使各个业务环节和单元流转时间有所减少、业务流程中的应用链条和节点逐步简化、业务流程缩减。

5.1.2 资产管理方面

现阶段，高校的资产管理业务流程优化多立足于ERP，使本校的教育教学、科学研究、行政管理等综合能力显著增强。

5.2 案例分析

就当前来看，业务流程优化再造已经在部分高校广泛应用，在校内管理业务流程的确立和调整优化已经逐步开展，业务部门坚持“先梳理、后优化”理念，推动整项业务工作的顺利开展，使优化中的部分流程充分体现积极影响。以校园中实行的“一卡通补办业务”案例为基础，通过分析对比流程优化的前后特点，可以发现各个节点的统一优化能够在服务便捷方面逐步增强，使实现流程优化效益最大化。ESIA方法、BPMN2.0标准是本次案例中采用的处理方法，在优化前学生校园卡的补办业务具体流程繁复，增加了部门工作的冗杂[12]。

5.2.1 清除非增值活动

院校学生经过网络平台文件下载、前台服务大厅领取表格、内容填写、签字审核等一系列的线下操作，价值增值类服务在其中并未体现出必要性。拒绝繁杂的程序繁杂是学生的直观需求，高校信息化系统的建设应让学生可以在线上完成一次性的填写工程，减少程序的繁杂程度。

5.2.2 简化程序环节

高校内的一卡通服务中心在办理校园卡时通常收取一定的工本费，教职工在人工操作过程中需要填写、记录、整理信息资源并根据办理章程中的时间范围，同财政部门一起做好账务核对工作。这种流程的人工操作十分繁复，容易出错。工本费用与财务会计不一致是常有现象，出现问题却很难发现其中的症结所在，难以进行及时处理。通过信息系统的应用，可以将办理程序进行线上操作，每一项工本费用的增多都可以及时对接到财政系统，大大提升了办理效率。

5.2.3 整合部门内的权责和业务

根据每一位学生的在籍信息，院系主管部门对校园卡的补办工作要严格审核、批准。由于价值增值型服务在整个流程中未有明确的体现，同时受客观因素影响，学生的业务办理过程中常常会有缺席问题，教职工的实际执行力就会受到一定程度上的限制。信息系统、共享数据中心的逐步建立与完善，可以将学生的信息数据共享对象以程序化方式限制为本校内在籍生，将具体的一卡通办理审核流程从两步简化为一步。

5.2.4 自动化业务流程

基于智慧校园信息技术的深入应用，网络协同平台上一站式的线上服务能够更好地体现自动化流程优势，增强整体的服务质量和工作效率。

6 结语

各大高校的业务流程优化再造，开始从理论归于实际，应用范围逐渐变广。智慧校园业务流程的优化再造可以在人事管理方面立足于业务关系来划分权责，建立健全综合管理流程，利用创新发展业务流程体系使其实践应用更具科学性。使各大高校的经营性资产、非经营性资产明确类别划分，结合资产管理体系的建立、正向创新力的发挥，构建资产管理流程体系，加强业务流程优化再造的创新发展。智慧校园的业务流程再造是流程内各个环节的有效转化，是对增强人员素养、改革行政组织制度、文化再造、调整流程结构等方面的积极融合。文中对高校业务流程优化过程中的不足和强化措施方面简要分析，希望在后期的实际应用中得到改进和完善。

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Research on Optimization and Reengineering of Intelligent Campus Business Process

LU Dong

(Wuxi Nanyang Vocational Technology College, Wuxi, Jiangsu 214000)

With further development of research work of smart campus, shortcomings of traditional management mode have been gradually exposed, which provides great help to business process improvement and optimization of intelligent campus. The article analyzes business process of human resource management and campus asset management in colleges and universities, puts forward some specific methods of optimization reengineering, to help further research work in later period.

Smart campus of universities; Business process; Optimization and reengineering

TP315

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2018.08.044

陆栋(1984-)，男，实验师，本科，研究方向：信息化建设。

本文著录格式：陆栋. 关于高校智慧校园业务流程优化再造的研究[J]. 软件，2018，39（8）：210-214