基于Word2007“邮件合并”功能的学生成绩报告单制作方法研究

2018-09-13刘卓熠

电脑知识与技术 2018年17期

刘卓熠

摘要：每到期中期末，处理学生成绩报告单是件很烦琐的事情，利用Word软件自带的“邮件合并”功能，可以快速制作出准确、美观、正规的学生成绩报告单，达到事半功倍的效果。本文详细介绍了“邮件合并”的功能、特点及适用范围，并以Word2007为工具，介绍了使用“邮件合并”功能处理成绩报告单的方法，应用效果良好，值得推广。

关键字：邮件合并；Word2007；成绩报告单

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）17-0235-02

1 Microsoft Office Word 2007简介

Microsoft Office Word是微软公司开发的一款文字处理程序，最早是由Richard Brodie在1983年编写的，其后推出的版本可在Apple Macintosh （1984年）、SCO UNIX和Microsoft Windows （1989年）上运行。Microsoft Office Word作为 Office 的核心程序及最流行的一种文字处理程序，为用户提供很多易用的文档创建工具和丰富的功能集，帮助用户节省时间，并得到优雅美观的效果。Word2007就是Word这个应用程序的其中一个版本。

当今信息社会，Word2007作为办公自动化最重要的软件之一，是从事任何行业都需要掌握的基本软件，灵活使用Word2007中的基本文字排版及各种中高级技巧，不但能帮助我们制作出更具吸引力的文档，更能使我们的工作达到事半功倍的效果。

2邮件合并

“邮件合并”功能是Word中自带的一项非常实用的功能，这个名词是在批量处理“邮件文档”的过程中提出的，简单来说，就是在邮件文档主体的固定内容中合并一组与内容相关的数据源，这个数据源可以是Access、Excel数据表等，然后一次性生成所需的邮件文档，它还能够自定义名字、地址及其他详细情况。

日常事务处理中，常会有这样的工作：要处理的文档主体内容是基本相同的，只有个别内容发生变化。例如请柬、工资单、录取通知书、获奖证书、聘书、成绩单等，如果按照传统方法一张一张地输入信息并打印，虽然每个文档中只需更改个别内容，但是也是很费时间的。也有人选择留出空来，全部打印完成后再手工填入，那样就更耗时耗力了。使用Word自带的“邮件合并”功能，就能避免重复工作，高效、快速地完成这项工作。

现在以打印某校学生的成绩报告单为例，介绍如何使用Word2007中“邮件合并”功能，制作并打印出准确、美观、大方、正规的成绩报告单。

3 创建数据库

这里的数据库，是指由学生的个人信息、考试科目及各科成绩、排名等信息组成的数据表文件，用Access、Excel数据表等都可以，Excel表格处理软件具有强大的数据处理功能，这里使用Excel工作表作為数据库文件。将该Excel工作簿命名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”。如图1所示：

4 创建主文档

新建一个Word2007文档，设计好学生成绩报告单的样式，填入固定不变的内容，其余需要变化的内容为空，调整好字体、字形、字号等格式，保存。如图2所示。

5 开始邮件合并

1）选择“邮件”菜单——打开“开始邮件合并”选项——选择“信函”。

2）在“选择收件人”菜单下选择“使用现有列表”，选择刚才制作好的名为“2017-2018学年第一学期期末考试成绩”的Excel工作簿。如图3所示。

3）选择“插入合并域”，如图4所示，这些就是要插入成绩单的域，这些域来自关联的数据源。将光标移至主文档中需要填入“学号”的表格单元中，将“学号”域插入该表格单元，即可在该表格中出现《学号》字段。

4）重复上述操作，逐个将“姓名、语文、数学、英语、物理、化学、生物、总分、名次”等“域”插入到相应的表格单元中。

5）至此，数据源与成绩单的域链接就设置完成了，所有的“域”插入完成后，即可出现下图效果。如图5 所示。

6）选择“预览结果”选项，即可预览到每位同学的成绩信息，通过“向前”、“向后”按钮可以查看其他同学的成绩信息。如图6所示。