浅述新形势下档案管理工作的规范化

任桐阅

摘 要：随着当前我国社会整体的进步和不断发展，传统工作模式下的纸质载体已经不能很好的满足当前社会的实际需求，因此现代档案的形式也不再仅仅局限于纸质载体，逐渐开始以电子文档和音频、图像等形式出现，但是这些形式都给我国档案管理工作的开展带来了很大的难度。在社会信息化不断发展的情况下，档案管理工作面临的挑战也更加严峻，新形势下要求档案管理工作向着更为规范化的方向发展，针对这种情况，本文就将针对新形势下档案管理工作的规范化进行有效研究和分析，希望对这项工作的开展起到更大的帮助。

关键词：新形势下；档案管理工作；规范化

一、开展档案管理工作规范化的重要性

档案管理工作的规范化开展是一项十分重要的环节，其对于企事业的发展将产生十分重要的意义。档案管理和企事业管理、发展等都存着较为密切的联系，因此对于企事业的经营或是管理都将产生重要的影响。档案作为企事业发展建设环节中的重要依据，做好这项工作就显得尤为重要。但是经过笔者的实际研究发现，当前很多企事业单位在对档案进行管理的过程中仍然存在很多问题，比如缺乏对现代技术的科学应用或是档案管理方式仍然比较落后等。在档案形式多样化发展的今天，只有不断将这项工作向着规范化的方向进行发展，才能对档案管理的整体水平进行有效提升。那么要想实现这项工作的规范化，首先就要加强对档案管理方式的完善，及时更新档案管理观念，对工作效率和水平进行有效提高[2]。

想要将档案管理工作做好，首先需要档案管理者具有较高的责任意识以及工作的责任心。对档案管理工作还要有全新的认识，这样才能进一步将工作不断完善。将这项工作做好，对整个单位发展而言有着非常重要的意义。档案管理工作有着承上启下的作用，它不但是对现有工作的总结还是对历史工作的归纳，具有书写历史真实面貌的重要意义，并且它对衡量人员工作质量和工作效率而言，也有着不可替代的作用。档案管理工作规范化是当前工作发展的需要，也是一个单位放眼未来，规划未来的重要依据。通过档案的记载，能够明确单位的工作现状，可以发现其存在的诸多不足，加以改正，这对工作的进一步开展有着不可替代的作用。对企业而言，档案管理工作不但能够给经营者和决策者一定的理论依据，还可以为企业与多放的发展奠定一定的基础。当前社会竞争已趋向白日化，要从根本上使工作得到进一步改善，则需要不断创新意识、创新思维，从而使工作与时俱进，不断进步与发展。

二、传统档案管理工作中存在的主要问题

（1）对档案管理工作缺乏必要的重视.当前很多企事业单位在进行档案管理工作中的仍然存在对工作的不重视、甚至是敷衍的情况，同时很多企事业在实际工作中也没有对档案的重要性进行正确认识，因此对档案管理工作缺乏正确的认识，还有一些企事业单位领导认为这项工作是一项无用的环节，这就使得对档案管理工作的开展造成了十分严重的影响和阻碍，同时这也导致了档案管理工作中缺乏有效的監管和监督，使工作有效性也造成了较为明显的影响。

（2）档案管理工作的不规范性.通过笔者的实际研究发现，很多企事业或是档案管理工作中，并没有相应的设置档案管理工作专员。因此在对档案管理工作进行开展时，经常会临时抽调其他部门的工作人员对其进行管理，严重影响了档案管理工作的质量与效率。同时这些临时的工作人员通常也并不具备专业的档案管理知识和技能，因此工作中经常会造成档案的遗失[3]。

（3）档案管理方式相对比较落后.在当前社会的整体发展过程中，信息化发展趋势十分明显，但是仍然有很多企事业单位在档案管理工作中采用传统的工作方式，缺乏对现代科学技术的有效应用，甚至一些企事业单位在档案管理过程中仍然停留在人工管理形式。这种工作方式已经很难有效满足社会中日益发展和复杂的档案管理工作需求，很容易造成档案中的问题。

三、新形势下档案管理工作进行规范化的措施

在上文的论述中我们能明确认识到，规范的档案管理工作对于国家机关或是企事业单位的发展都将起到十分重要的作用。但是，基于上述问题，我们也应该正确认识到这项工作存在的不足。因此在全新的发展形势下就要对档案管理规范化进行加强。

（1）对档案管理工作的重视程度进行提升，首先在这项工作的开展过程中，相关的企事业领导应该对档案管理的重视程度进行提升，同时领导要对档案管理工作的价值和意义进行正确认识，进一步对档案管理工作的态度进行正视，进一步对档案管理工作规范化的进程进行促进[4]。

（2）对档案管理的相关制度进行建立健全，档案管理工作的规范化开展需要在科学、规范的制度条件下进行保证，因此，要对管理制度中的责任进行制定和明确，比如档案借阅的保密制度、库房管理制度等制度的建设，通过这种方式对档案管理制度进行更有效的完善和优化。

（3）对档案管理工作人员的整体素质进行提高，在对档案管理工作进行开展的过程中还要定期对工作人员进行专业的培训，不断提升管理人员的业务能力和工作水平，同时要求档案管理工作人员在工作开展中也要注重对自身素质的提升，从而在实践环节中进一步实现对自我工作上的总结和缺点的改进，通过这种方式更有效的对档案管理工作的专业性进行提升，进一步提升工作人员自身的综合素质。

（4）完善档案管理体系.在新形势下档案管理工作中，各行各业的领导为了落实档案管理的规范化，就应该先认识到档案管理中存在缺陷的体系，认识到档案管理工作无法得到有效落实的原因，从而采取针对性的措施，并且将档案管理体系和制度实现进一步的完善。在档案管理工作中，档案管理总部一定要组织档案管理人员将所有的档案进行收集、整理、记录、存储，并将已有资料的真实性、可靠性进行核对，以便后期的查证。与此同时，在企事业的档案管理工作中，一定要将人力资源档案、仪器设备档案、物资管理档案等各种类型的档案进行分类管理，将这些档案管理进行分类、集中处理，从而有效的实现档案管理的规范化、合理性、科学性，但是值得注意的是一定要根据我国相关的法律法规制定相关的档案管理体系，从而不断的提升档案管理工作的效率，减轻档案管理工作人员的工作量，从而使得档案管理工作满足新形势。

（5）积极利用现代化技术，在档案管理工作开展中，适当利用先进技术对其进行管理将在很大程度上减少工作人员的工作量，同时还将大大的减少档案管理所需要的空间，不仅在很大程度上提升了工作效率，也将使档案资料整理的更加规范，对于查找起来也将更加便利[5]。

参考文献

[1] 周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛：下半月，2015，62（9）：141-142.

[2] 杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业（中旬刊），2015，14（2）：173-174.

[3] 富靖苹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江科技信息，2012，36（25）：112-112.

[4] 连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015，62（7）：59-59.

[5] 刘影.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].民营科技，2014，84（3）：119.十四期八月底出刊

（作者单位；河北省民政厅军队离退休干部第二休养所）