高校项目管理信息系统的探索和设计*

庄明珠，叶少林

（华南理工大学 广州学院，广东 广州 510800）

一、现状与矛盾

为了培养大学生创新精神和实践能力[1]，提升教师的教学水平和教学质量，每年各高校都会组织学生申报大学生创新创业类项目和教师申报教育教学改革类等项目。[2]目前仍有高校对师生项目的管理方法是通过纸本文件传递，Word、Excel文件统筹管理记录信息[3-4]，这表明课题申请、课题审核、课题批准、课题中期检查和课题结题等环节都是纸本的方式流转，这种传统做法在庞大的教学教研项目和大学生创新创业类项目面前，问题日益突出，主要包括以下几个方面：

（1）申请者需要准备复杂的纸质材料，申请效率低。

（2）申请流程繁杂，在没有统一系统的情况下，申请资料需要在不同孤立的部门中进行审核，涉及人员之多，规模之大，导致项目的开展和管理进度缓慢，流程拖沓，掉链脱节。

（3）纸本申请文件数据不完整、不规范、不一致现象极其严重，信息失误率高，同时在流程审批过程中文件容易丢失。

（4）项目申报表格样式多而内容种类也杂，许多数据光由管理人员人工一一评审，导致数据的准确率低，格式各种各样，二次利用率也低，不易存档与备案。除此，项目申报的过程中，项目负责人需要填报大量数据，数据的准确性和规范性都需要逐一审核，管理人员工作量巨大且效率较低。

（5）项目管理的及时性、有序性和可视化较差。

因此，在当前高校越来越重视学生创新项目、教师教学改革项目的背景下，统筹管理直接体现了高校的教研水平与管理水平。本论文旨在针对华南理工大学广州学院项目申报工作的开展和管理流程深入调研，总结并抽象出项目管理过程中项目相关人员的需求，设计出包括用户登录及验证、项目申报及不同部门管理、项目过程记录、经费管理、表格填写与上报、附件材料管理、项目统计及展示、在线讨论与反馈、基础数据对接与同步等完善的功能模块，最终设计出一套先进的面向师生的项目管理信息系统。

二、需求分析

1.管理人员需求分析

教学教研机构、师生团队队伍规模的不断扩大，科技项目、学术论文、专利、著作等科技成果数量的高速增长，项目大数据已经不能让管理人员使用传统繁杂的手工管理进行匹配。因此管理人员提出打造一个统一项目管理系统的需求，项目内容包括不同级别，不同对象的项目申报系统，系统实现项目管理人员管理在线申报、在线填写、在线生成报表、在线交流、审核、立项、中期检查、结题管理等一系列工作步骤的流程化处理事务功能；系统满足不同部门不同角色管理人员的项目管理、数据统计、报表输出功能，通过系统提供的功能模块，完成对项目的全生命周期管理，同时完成对科研成果的管理和统计；搭建云存储数据资源库，方便采集大量不同格式的文件附件。因此，针对管理者的需求分析，拟构建一个方便管理者管理项目进展情况的项目管理信息系统，以统筹、监督与监控所有项目的整个过程。

2.申报者需求分析

信息化背景下，高校学生和教师已经适应信息化环境，能够适应信息化管理。因此效率低下的传统手工管理模式和繁重的数据提取与整理工作已经不能满足信息化时代的需求。如何规范、完整、清晰、高效地给申请者提供项目申请的渠道，以及如何让申请者实时看到项目的审核进展以及项目开展状况都是项目管理信息系统开发的重要依据。

三、项目管理信息系统探索设计

1.项目管理信息系统设计理念

建设基于云服务的面向师生自主管理的项目管理信息系统，利用系统的网络化、信息化、自动化、个性化等特点及智能手机移动客户端的普及，简化教师学生申报项目流程和管理方式，优化项目申报及过程管理，积累更多的教学资源，方便今后数据分析、决策统计及报表输出。项目的意义重大：

（1）简化项目申报流程，扩大项目申报数量，从而提升教师的教学思维和学生创新能力的发展。

（2）搭建数字化校园数据资源中心，解决校内基础数据断链问题，保证项目数据的完整性和一致性。

（3）解决管理人员日常琐碎繁琐性重复工作。

（4）扩大了资源共享，加强了师生的创新工作思维。

（5）申报工作的任务式驱动，方便师生日常填报项目有关信息，增强了项目在线的互动，让团队相互了解进度，教师能及时了解学生的项目开展与学习情况，及时调整项目进度内容。

（6）管理者方便管理各个项目进展情况，可视化统计与分析数据，对运行中的项目进度能够实时统筹、监督与监控。

2.项目管理信息系统设计思路

项目管理信息系统的总需求流程如图1所示。图1为教师申报教育教学类项目的主要流程，图2为大学生申报创新类项目的主要流程。由图1和图2可知，项目管理系统具有不同级别项目具有不同级别审批流程、资料提交及打印等多种功能，灵活性高，流程规范，易于操作和管理。

3.项目管理信息系统规划

经过需求分析，项目管理信息系统从总体功能可以划分为个人中心、权限管理、项目规划、项目管理、项目评审和项目申报。[5]

（1）个人中心

图1 教育教学改革类项目申报流程图

图2 大学生创新性实验项目申报流程图

项目管理系统中的个人中心主要用于申报者申请项目后从管理者中收到的反馈信息、通知、个人信息设置等功能，用于使用系统对象的在线交流，实现实时信息沟通与反馈。除此，个人中心可以重置个人登录密码和修改个人信息。

（2）权限设置

权限管理包括用户管理和用户授权，主要功能是管理人员用于设置使用该系统对象的权限，包括本校教务处项目管理人员权限、二级学院教务管理人员权限、项目负责人权限以及项目评审专家权限。

权限设置有利于规范项目申报的整体流程，做到项目审核清晰化，人员配置合理化和具体化，以及职责可追溯化。

（3）项目规划

项目规划主要指学校中项目的类别、级别、项目名称等基础信息的设置，如表1所示，也包括申报项目的计划分配，包括申请项目个数分配、基金分配等信息。这个模块是整个系统的核心，只有基础数据配置正确，申报者才能根据系统限制的条件和要求填写材料和提交资料，然后进入管理者的审核阶段。

表1 项目规划

（4）项目管理

项目管理包括申报立项、立项审批、项目转型、表格管理、附件管理、成果管理、项目资金管理、项目汇总、统计信息等功能。

（5）项目评审

项目评审则包括项目评审指标库、专家库、评审得分、评审结果等功能。

（6）项目申报

项目申报模块分为两大类，一类是学生项目申报，另一类是导师项目申报，都包括我的立项、我的项目、表格管理、附件管理、成果管理、项目金额和评审结果等。

项目管理信息系统旨在实现项目管理工作诸多环节的网络化智能管理，解决“信息孤岛”问题，达到资源共享，提高工作效率。

4.项目管理信息系统运行流程综述

第一步：申请人进行项目申报。查看发布的项目申报计划和项目要求，填写项目基本信息，包括申报题目、负责人、成员信息以及申请资金（申报题目、负责人为必填信息）。

第二步：申请人上传申报项目要求的附件。

第三步：一级审批。二级学院根据申报的项目要求和规章制度进行审核，审批通过后点击“审批通过”。

第四步：二级审批。学校教务处根据一级审批结果组织相关专家进行网上审核。专家登录自己的个人账号可以查看自己所分配的申报书内容和打分标准。所有专家提交了分数和评语后教务处根据项目个数和分数情况批准或者不批准对应的项目。

第五步：项目开展和中期检查。已通过二级审批的项目可以根据申报书内容展开项目研究，在学校的要求中提交中期检查报告。学校管理人员可以通过系统实时了解各个项目的实施情况和进展，切实做到监督和管理的职责。

第六步：项目结题。已到项目结题期限的项目根据项目要求提交结题材料，学校教务处根据项目结题材料组织专家网上评审。最终根据分数给对应项目进行分类，如合格或不合格。

四、结束语

项目管理信息系统作为学校师生项目申报系统，是以解决师生申报项目进度与管理过程为目的，统一规范各种表格填写和报表、统计数据，设计成通用的兼容的在线互动的存储数据的系统，满足高校信息化建设需求[6]，可应用于各种教学数据及评估数据支撑。该系统总体而言有以下四大优势：

（1）为管理人员提供更先进的工具进行管理。

（2）为学生和教师提供了一个统一的平台去参与和管理项目。

（3）提供一个项目管理系统，对不同类别的项目，更易归档、应用及推广。

（4）改革传统管理监督方式，提高工作效率，让参与人员把精力更关注在项目的研究上，项目成果更精准，时间利用更合理，从而更有利于高校的教学、科研、创新能力的进一步发展。