关于提升办公室服务水平的思考

2018-08-29常安

求知导刊 2018年15期

关键词：办公室工作办公室服务

常安

摘要：办公室工作是影响信息所工作水平和运转效能的重要因素。文章论述了办公室履行好“办文、办会、办事”传统职能的重要性，并就新形势下如何延伸工作职能、提升服务水平进行了探讨。

关键词：办公室;服务;办公室工作

中图分类号：F272.9 文献标识码：A

一、引言

如何提升办公室服务水平是一项远久的命题，早已被诠释得很全面，甚至也被认为不再是命题了。可是每每谈到信息所工作水平和运转效能，领导、同事仍然始终关注办公室，更希望办公室工作适应新形势要求，达到领导满意、职工满意。既然办公室工作如此重要，我们从事办公室工作的人员不仅要全力做好这项本职工作，更要从研究的角度为做好工作提供有见地的意见和建议。为此本文为提升办公室服务水平，再论办公室工作二三事。

二、办公室传统职能要继承和弘扬

办公室工作是周而复始、日复一日，有重复性更不乏重要性。第一，办文质量影响信息所水平。科技系统本身就是知识层次高聚集的地方，办文水平无疑是最常规的工作，做到天衣无缝也是应该的，否则会带来不应有的影响。由此，抓办公室工作之一就要抓办文质量，做到行文文通语顺，确保传文效率和保密。第二，办会应体现出信息所的风格。每年所内有多个会议，专业会议都是侧重于一方面，而办公室所经办的会议都是面向全局，甚至众多上级领导出席。这需要对办会的重视，更需要办会的能力。要始终做到在办会的规格、层次、议程内容、方案设计以及会议材料等各方面准备充分，使会议达到预期的效果。第三，办事体现出信息所的风范。办公室是信息所的前哨站，起到信息所的窗口作用，全所内外的大事小情首先要通过办公室来进行上情下达，把政策讲明白，把矛盾化解在基层尤为重要。办公室还是为所领导服务的部门，处理经办的事情总是围绕领导的意图，是领导意志的具体实施，因此在办事过程中不能出现偏颇，否则影响领导形象造成工作损失。在做好办公室办文、办会、办事三项基本工作的同时，更重要的要研究如何延伸办公室职能。

三、延伸办公室职能，提升办公室服务水平

办公室常态工作完成是延伸工作职能的基础，应该在针对信息所的重点需求及时转换角度，明确重点，做到有所突破。

（1）为所领导服务腾出更多的时间思考信息所的大事，有更多的精力决策信息所的未来。信息所领导班子是凝聚力的核心，他们领跑全所、拓展职能、研究课题、发展联合，这些工作倾注了所领导大量的精力。面对这些繁重的工作任务，除了依靠领导班子具有立谋善断、成事干练、拼搏不息，同时必须有办公室为他们提供包括政务型、事务型在内的各种良好的服务。为此，我们办公室要围绕服务信息所领导着手和探索扎扎实实办几件事。

一是树立和形成信息所行政负责制，保证全所政令畅通。为此重点在所领导签发文件的督办上严格落实，真正从时限上、内容和效果上体现出领导批示指令的原意。二是在本所制度制定和落实上，凡是所领导签发和所长办公会议通过的制度都要公之于众，让制度管人，让人遵守制度。三是直接为业务工作做好领导参谋助手，通过《工作月报》《信息大楼》把各个时期、各个阶段的主要工作简明扼要地反映给领导，让所领导掌握全所动态。四是利用参加所长办公会及各种会议了解全局的优势条件，积极协助所领导思考所内业务，协调推进各部门工作。

（2）为信息所服务将以人为本的理念融入办公室的工作职责。以人为本的服务就是要以所文化为基础，整合职工的核心价值观，在人力资源开发利用上，在职工积极性、创造性发挥上，在个人价值和事业发展一致上，办出实事、落到实处。

一是推进信息公开，提升服务效能。利用本所网站和《信息大楼》等渠道，扩大信息源，增大信息量，促进所内信息交流，为职工提供服务平台。对于与职工密切相关的职称评聘、工资待遇等，要做到公开政策、公开程序、公开结果，彰显工作透明度。凡是新政策、新文件出台，办公室首先要吃透精神，然后结合实际提出具体实施方案，并针对职工关心的热点和难点问题，认真进行解读。通过一系列的公开，促进职工阅读相关资讯，提高办公效能。

二是规划人力资源，满足信息所未来的需要。在科技是第一生产力的今天，我们把科技兴国作为国策之一，科技事业的主力军是科技人才。我所也同样是以人才振兴，以人才创品牌，以人才提升。目前人才情况较前几年出现了质和量两大变化。现在达到研究生54名，高级以上职称62名。这些是信息所固有的社会知名度而获取的宝贵资源，也是信息所人才战略使然。同时在人力资源上还存有一定问题，一是人才断层，由于历史原因，我所20世纪70年代出生人员很少，人才结构好比葫芦形，人才方面缺失在梯形人才方面成为信息所难以弥补的缺憾;二是专业人才还不够专，业务职能部门缺少在行业领军人才。基于这些现实问题，办公室要在所领导的指导下特别做好人才规划和引进工作。由各业务部门拿出引进人才需求方案，办公室全面综合提出引进人才方案，并在方案通过后组织实施。特别是将服务延伸到上岗后的岗位交流、锻炼和考察，在试用期结束后进行一次集中交流座谈，办公室组织听取实习体会;在上岗半年后办公室要采取访谈形式，首先走访新员工所在部门了解情况;根据招聘人员工作成效整理和反思招聘人才工作中的问题，在下次招聘过程中加以解决完善。

三是加强现有人员培训，适应工作需求。信息所培训任务很重，办公室更应办好培训。其一是将培训纳入年度工作目标，同工作计划同时部署、同时实施、同时落实、同时检查。其二是组织专场和共性知识培训，将科技前沿、现实政策理论进行讲座式培训。其三是组织考核与答辩促进培训效果，尤其是中青年干部要严格培训质量。

四是倡导学习型信息所建设，打造科技业务排头兵。信息所在学习型研究所建设上有得天独厚的优势，我所拥有充足的文献资料，掌握着丰富的学习资源，因此各部门有责任和义务开发利用这一资源，做好信息所文化建设。一是塑造学习氛围。结合办公室综合工作，在公文撰写、人事管理、科研管理、党务工作等方面对遇到的新知识、新问题加以共同探讨、群策群力，通过交流学习、互通业务，提高部门综合实力和单兵作战能力，也形成学习与研究的浓厚氛围。二是培养学习习惯，周六日抽出更多的时间在家庭充电或与家人共同读书和探讨新知，更新自己的知识，储备自己的工作能量，提高实用技能。三是学以致用，创新工作业绩。办公室工作综合性、知识性、实用性比较强，要做到边学习边使用边提高，用学习来提高工作效率，用学习来提高领导的服务水平，用学习来树立办公室窗口作用的新形象，用学习为争先创优打基础。